Работы всегда больше, чем времени. Как будто кто-то написал плохой сценарий профессиональных будней россиян. Мы не в сказке, чтобы вопрос нехватки рабочих часов решить взмахом волшебной палочки. Чтобы конвертировать время в деньги, надо постараться учесть все нюансы.
Что отвлекает сотрудников?
Круг интересов у сотрудников из разных сфер деятельности похож. Если верить цифрам, 64% представителей российских компаний от 15 до 60 минут в день используют рабочий ПК в личных целях:
- читают почту 46%;
- общаются в социальных сетях 26%;
- совершают онлайн покупки 11%.
Это помимо внешних отвлечений, которые так или иначе съедают драгоценные часы. К ним мы отнесем бурную офисную жизнь:
- общение с коллегами отвлекает 23,4%;
- избыточные совещания не нравятся 11%;
- помощь сослуживцам отнимает много сил у 37%.
Еще 4% признаются в элементарной лени. Получается, люди в большинстве своем осознают, что мешает продуктивности. Но не торопятся решать исправлять ситуацию, привыкая к такому положению дел. Отчасти стимулировать их к решению проблемы должно руководство. Отсюда наш совет: предложите варианты выхода из личного и профессионального кризиса.
Путь первый:
- Планировать, классифицировать задачи и определять примерные временные рамки для сдачи решений. Это поможет оценить объем работ и “раскидать” обязанности между подчиненными с учетом их компетенций.
- Расставляйте приоритеты. Важное — на первые позиции. И желательно на утро! Обычно в это время никаких форс-мажоров и экстренных ситуаций не возникает. Есть возможность в тишине и со свежей головой погрузиться в дела.
- Нельзя все успеть — помните об этом. Не носите работу домой, не засиживайтесь в офисе. Ставьте перед собой только реальные и четкие цели.
Если проблема низкий продуктивности в компании стоит не остро, то этих шагов должно хватить для стабилизации ситуации. Бывает и так, что предпринимать какие-то действия руководство начинает, когда все совсем плохо: у персонала нет мотивации менять что-то и меняться, снижен уровень лояльности к компании, отсутствует понимание перспектив. Тогда рекомендуем обратиться к IT-решениям, которые помогут в оптимизации бизнес-процессов и благоприятно скажутся на климате внутри организации.
Путь второй:
Сейчас рынок высоких технологий предлагает большой выбор систем, призванных решить внутрикорпоративные проблемы методом поиска ошибок в организации процессов. Разберем, какие возможности открывают ПП на примере CrocoTime. Стоит отметить, что система не шпионит (делая скриншоты экрана, передавая фото с web-камеры). Она фиксирует, сколько времени ушло у сотрудников, что работают за ПК, на выполнение своих обязанностей, а сколько — на отвлечения. Итак, агент программы начинает свою работу при включении компьютера. С этого момента каждая используемая программа, сайт, приложение будут зафиксированы в отчете. Посмотреть статистику за день можно как по всей компании, так и по каждому отдельному человеку. Руководитель может настроить списки порталов, которые не требуются для работы. Это не значит ограничить доступ, это значит, что по итогу дня в отчете будет видно, кто действительно занимался делом, а кто смотрел развлекательные видео или изучал модные тренды.
Результаты мониторинга будут полезны и в плане оценки используемых для работы инструментов, покажут, кому не хватает компетенций и знаний, помогут выявить злостных нарушителей дисциплины и тех, кто просто не умеет разумно распоряжаться своим рабочим временем. Тогда можно переходить к работе над ошибками и решать явные проблемы, перераспределять нагрузку и принимать кадровые решения. Помните, что эффективность сотрудников во многом зависит и от климата внутри организации. Не стоит закрывать глаза на развитие корпоративной культуры и системы мотивации.