От эффективности работы каждого сотрудника зависит успех компании. Поэтому владельцы бизнеса так пристально смотрят на персонал, пытаясь выяснить, а точно ли работники трудятся в установленное договором время. Но определить эффективность «на глазок» – дело сложное и неблагодарное. Как это сделать быстро, достаточно просто и с пользой для бизнеса – расскажем в этой статье.
Издание «Дело Модульбанка» с точностью до рубля подсчитало, во что обходится компании сотрудник, который выкладывается только на половину: при зарплате в 70 000 рублей такой специалист отнимает у бизнеса 1 635 840 рублей прибыли ежегодно. Цифра впечатляет. Поэтому держать эффективность рабочего времени персонала в поле зрения нужно всегда. Но есть случаи, когда оценка просто необходима.
В каких случаях нужна оценка персонала?
Оценка персонала тесно связана с основными целями компании и задачами кадровой политики. В глобальном смысле анализ эффективности работы сотрудников нужен для:
- кадрового планирования – когда компания определяет, каких специалистов не хватает;
- подбора персонала – когда предприятие выбирает среди кандидатов тех, кто максимально отвечает потребностям компании;
- планирования системы повышения квалификации кадров – когда нужно подобрать тренинги и курсы, которые принесут максимальную пользу;
- формирования кадрового резерва – когда компания работает на перспективу, планирует масштабирование;
- разработки системы мотивации – когда предприятие стремится к созданию адекватных критериев поощрения и наказания;
- анализа бизнес-процессов – когда компания нацелена на повышение эффективности и определение стандартов выполнения работ.
Однако есть верные признаки, что пора срочно проводить оценку персонала:
- стабильная текучка кадров;
- работа над новым проектом, формирование проектной команды;
- снижение показателей дисциплины труда;
- частые конфликты между сотрудниками;
- отток и претензии клиентов;
- жалобы работников на руководство компании, особенно в соответствующие инстанции.
В этих случаях другого варианта, кроме как погрузиться в анализ эффективности работы персонала, нет.
Методы оценки сотрудников
Методов оценки сотрудников много, вот самые популярные:
- метод достижения целей оценивает вклад каждого работника в общее дело. При таком подходе сотруднику персонально устанавливают конкретные измеримые цели. Например, привлечь в течение месяца трех новых клиентов;
- количественный метод состоит в том, что измерению подвергается производительность труда. Например, какое количество товара или услуг произвел/предоставил сотрудник в единицу времени;
- метод «360 градусов» предполагает обратную связь от коллег, когда каждый дает характеристику работы товарища;
- качественный метод ставит в приоритет не количество товаров/услуг, а их качество;
- метод оценки прибыли концентрируется на соотношении вклада в персонал (зарплата, обучение и т.п.) и отдачи в виде валовой прибыли компании.
Зачастую компании используют несколько методов одновременно, чтобы получить максимально полную картину состояния бизнес-процессов и влияния на них эффективности работы персонала.
В чем польза оценки офисного персонала?
Оценка ради оценки – неверный подход. Всю полученную в ходе анализа эффективности персонала информацию обязательно нужно систематизировать и структурировать, чтобы получить реальную картину состояния человеческих ресурсов, увидеть:
- уровень компетенций сотрудников;
- соответствие квалификации кадров стратегическим задачам бизнеса;
- персональный вклад каждого работника в общие достижения;
- соотношение профессиональных обязанностей с зонами ответственности персонала;
- «перекосы» в кадровом составе.
Взглянув на ситуацию в целом, руководителю важно сделать выводы, на основе которых принять верные управленческие решения. Например:
- выявить специалистов, которым необходимо повышение квалификации;
- разработать систему материальной и нематериальной мотивации;
- определить дальнейшие задачи по формированию кадрового состава или резерва.
С помощью оценки персонала можно наладить работу коллектива так, что компания навсегда забудет о текучке кадров, сможет опираться на стабильный коллектив высокомотивированных специалистов.
Оценка эффективности персонала
Грамотная оценка эффективности персонала позволяет руководителю понять уровень потенциала, которым обладает самый ценный ресурс любого бизнеса – людей, которые в нем задействованы. Низкомотивированные, не вовлеченные в бизнес-процессы сотрудники только поглощают вложения, давая низкую отдачу. Поэтому важно понять, насколько правильно расходует персонал рабочее время. Ведь всем известно, что быть на работе и работать – зачастую, и к сожалению, разные вещи.
Методы оценки сотрудников
Согласно данным Росстата, в рамках рабочего дня женщины тратят непосредственно на решение рабочих задач только 4 часа 30 минут, мужчины – 6 часов 27 минут. Остальное время посвящают собственным заботам и развлечениям – от полутора до 3,5 часов.
Понять, чем именно занят сотрудник на своем рабочем месте, оценить работу можно с помощью различных инструментов и методов. Самые популярные:
- отчетность. Существует в самых различных вариантах и формах. Можно собирать планерки и слушать доклады о выполненных задачах, можно обязать ежедневно сдавать тайм-лайны в письменном виде или на почту руководителю, можно установить простейшие тайм-трекеры, где сотрудники должны ставить отметки. Так или иначе, на выходе – скрупулезно расписанный по минутам день, где указано, в какое время чем конкретно занимался работник;
- фотография рабочего дня немногим отличается по сути от предыдущего метода, однако формируется не на основании информации от сотрудника, а с помощью стороннего наблюдателя или специализированного программного обеспечения.
Определенно, второй вариант будет содержать меньше погрешностей и недостоверных сведений, однако по-прежнему остается методом, не лишенным человеческого фактора.
Автоматизированная система оценки персонала
Автоматизированная система оценки персонала – самый современный способ, который предоставляет полную картину занятости и уровня участия сотрудников в рабочих процессах компании. Реализуется такой подход при помощи специализированных программных решений. Одно из них – система учёта и анализа рабочего времени CrocoTime. Главные плюсы использования программы:
- самостоятельность. Система собирает данные о работе персонала сама, не требуя постоянных отвлечений на проставление отметок о начале/окончании выполнения задач;
- объективность. Собранные программой данные невозможно подделать, поскольку работает ПО в режиме реального времени, параллельно с сотрудниками.
Оценка персонала с использованием CrocoTime строится на учёте всех действий, которые выполняет и даже не выполняет сотрудник за персональным компьютером. Программа:
- включается и выключается вместе с ПК сотрудника. Таким образом отмечается начало и окончание рабочего времени, что позволяет делать выводы о соблюдении трудовой дисциплины;
- отмечает паузы в использовании рабочей машины. Если в течение 5 минут от периферийных устройств ввода не поступает отклика, система фиксирует простой;
- учитывает продуктивное и непродуктивное использование рабочего времени, которое проводит персонал за компьютером. Даже если клавиатура и мышка используются без перерывов, программа разделит используемые интернет-ресурсы, приложения и софт на профильные и непрофильные – те, что необходимы специалисту для работы, и те, что тратят рабочее время впустую. Так под контроль попадает времяпрепровождение за рабочим ПК в развлекательных или личных целях – просмотр сериалов, серфинг по соцсетям, покупки в интернет-магазинах, прослушивание подкастов не войдут в рабочие часы.
При этом программа лояльна – за счет интеграции с онлайн-календарями, IP-телефонией, pos-терминалами/турникетами время, потраченное на встречи и созвоны с клиентами, планерки и внутренние коммуникации в команде, будет учитываться как продуктивное.
Готовая аналитика экономит время руководителя на обработку отчетов. Сводные данные предоставляются в наглядном виде – графики и диаграммы помогают увидеть:
- прокрастинаторов – сотрудников, которые расходуют время зря;
- тех, кто не справляется с задачами в силу недостатка знаний, но готов трудиться;
- персонал, который отдается работе полностью, порой взваливая на себя обязанности коллег;
- специалистов, которые по различным причинам потеряли мотивацию к работе.
Обширная информация о персонале, собранная автоматической системой, дает возможность не только оценить персонал «здесь и сейчас» ради преодоления актуальных трудностей и вопросов, но и принимать решения, которые будут отражаться на перспективах развития бизнеса в целом.
Оценка персонала с помощью CrocoTime не только эффективна, но и выгодна:
- экономически. Не требуются дополнительные кадры для проведения мероприятий по оценке персонала. Затраты на внедрение окупаются уже спустя 2 недели использования ПО, при этом количество лицензий можно увеличивать со временем, а бесплатный тестовый режим позволяет опробовать систему совсем без затрат;
- стратегически. Вложившись в налаживание внутренней системы контроля и мониторинга персонала с помощью CrocoTime, компания получает стабильную и объективную информацию, которая становится основой для мер по оптимизации бизнес-процессов в будущем;
- с точки зрения времени. Развернуть систему можно в считанные часы, постоянная поддержка вендора ускоряет процесс.
Оценить эффективность рабочего времени персонала с использованием CrocoTime можно быстро и просто.