Современный бизнес давно живет по принципу “время = деньги”. И это не просто “чем больше работаешь, тем больше получаешь”, на первый план выходит эффективность использования рабочего времени. Сегодня руководители не хотят оплачивать потраченные впустую часы, а сотрудники понимают, их уровень заработной платы зависит не от отработанного времени, а от уровня компетенций и пользы, которую они приносят компании. Поэтому в этот раз поговорим о том, как правильно контролировать работу сотрудников, чтобы все оставались довольны.
Способы контроля рабочего времени сотрудников
Под рабочим временем, согласно Трудового кодекса России, понимают часы, когда сотрудник в соответствии правилами внутреннего распорядка организации исполняет обязанности, прописанные в трудовом договоре. По сути обозначенные часы принадлежат нанимателю, и следить за расходованием времени – обязанность руководителя.
В классическом варианте контроля рабочего времени учитывают:
- приход на работу к установленному часу. Это позволяет обнаружить тех, кто нарушает дисциплину;
- нахождение на своем рабочем месте. Здесь акцентируют внимание на дополнительных перерывах за периметром компании или даже прогулах;
- своевременный уход с работы показывает не только тех, кто раньше положенного покидает рабочее место, но и выявляет подозрительные задержки на работе;
- фактически отработанное время становится основанием для начисления заработной платы и помогает учитывать больничные, отпуска, запланированные сотрудником отгулы и безосновательные прогулы, производственные простои.
При таком контроле рабочего времени в фокусе держится в первую очередь дисциплина. Но, как показывает практика, руководители заинтересованы не только в соблюдении графика работы, но даже больше в том, чтобы знать, чем заняты подчиненные в рамках трудового дня – от этого напрямую зависит производительность, а значит, и доход компании.
По данным медико-сервисной компании, в России 35% времени, которое должны посвящать работе, сотрудники тратят на решение личных вопросов – это примерно 14 часов от стандартной рабочей недели. На что уходит это время:
- проверка личной почты – около 30 минут в день;
- праздные разговоры и чаепития с коллегами – еще около получаса;
- серфинг в соцсетях и чтение новостной ленты – примерно час;
- телефонные разговоры не по рабочим темам и поиск информации в Сети ради собственных нужд – около 40 минут в день;
- банальная прокрастинация отнимает около часа.
Если сконцентрировать все отвлечения в одном сотруднике, получается, что человек потратил 3 часа 40 минут (от 8 узаконенных в России рабочих часов) не по делу. Времени на выполнение обязанностей едва ли хватает при таком раскладе. Вернуть всегда готовых отвлечься на что угодно сотрудников в рамки помогает контроль рабочего времени, организовать который можно несколькими способами.
Мониторинг рабочего процесса
Мониторинг рабочего процесса – это отслеживание деятельности сотрудников компании в течение установленного рабочего времени. Мера скорее превентивная, которая ставит целью выявить нарушителей трудового распорядка, тех, кто злоупотребляет доверием руководства. И сделать это прежде, чем бизнес-процессы компании пойдут под откос, что скажется на ухудшении взаимоотношений с клиентами и финансовом благосостоянии фирмы.
Организовать мониторинг можно несколькими способами. Начнем с самых распространенных и традиционных подходов:
- журнально-вахтовый. Все помнят еще с Советских времен проходные с вахтером, который аккуратно записывает в специальную книгу – кто и во сколько явился на работу;
- система контроля и управления доступом (СКУД) – способ, похожий на предыдущий, но с претензией на современность. По сути происходит все то же самое, что и при учете времени вахтером, только система автоматически фиксирует время прихода/ухода, определяя сотрудника по пропуску;
- биометрические пропускные системы – более продвинутый вариант СКУД. В этом случае пропуском становятся введенные в систему персональные идентификаторы человека, которые подделать невозможно – например, отпечаток пальца, радужка глаза, овал лица и т.п.;
- видеонаблюдение. Чаще всего для организации этого способа контроля требуется не только техническое оснащение, но и дополнительная штатная единица – человек, который будет следить за мониторами и фиксировать происходящее;
- администраторский. При таком варианте организации контроля в штат добавляют еще одного сотрудника, который должен отмечать все действия персонала в течение дня – от соблюдения рабочего графика до занятости в рабочие часы.
Все эти способы проверены временем, но недостаточно эффективны: журналы, вахтеры и СКУД учитывают только дисциплинарное соответствие, видеонаблюдение довлеет над коллективом с моральной точки зрения, администратор не может заглянуть в персональный компьютер, чтобы понять, сотрудник активно стучит по клавишам, выполняя рабочие задачи или переписываясь в мессенджере с родственниками.
Руководителям, топ-менеджерам компаний с достаточно большим штатом и вовсе сложно уследить за своими подчиненными с помощью перечисленных выше способов. Гораздо эффективнее оказывается онлайн-контроль рабочего времени.
Онлайн-контроль рабочего дня персонала
Вся жизнь в онлайне. И работа – тоже. Таковы современные реалии. Коммуникации с клиентами и коллегами большей частью проходят в Сети, работа ведется с использованием различных IT-решений. И это касается не только офисного персонала, современные производства давно встали на путь автоматизации, станки используют программное обеспечение, способны передавать данные о работе в онлайн-режиме.
Поэтому онлайн-контроль для руководителей все чаще становится способом быть в курсе происходящего в собственном бизнесе, держать руку на пульсе и предотвращать сложности еще до момента их наступления.
Автоматизированные системы учета рабочего времени, кроме непосредственного мониторинга работы персонала, выполняют еще одну важную функцию – позволяют обеспечивать безопасность компании, что в условия высокой конкуренции предприятий играет немаловажную роль. Выбор подобных IT-решений сейчас велик. Разберем, что они умеют, на примере российской разработки – программы CrocoTime.
Во-первых, эта автоматическая система работает самостоятельно. Не нужно нанимать дополнительный персонал.
Во-вторых, она свободна от влияния человеческого фактора – ни дружеские, ни, наоборот, неприязненные отношения не способны повлиять на результаты мониторинга.
В-третьих, на основе собранных объективных данных она показывает:
- нарушителей дисциплины – тех, кто регулярно опаздывает или уходит пораньше, любит поболтать с коллегами за чашкой чая несколько раз в день и перекурить минуточку, которая в итоге растягивается на неприлично долгое время;
- сотрудников, которые решают личные вопросы, поклонников компьютерных игр, интернет-серфинга, излишне общительных по нерабочим вопросам;
- работников, которые регулярно задерживаются из-за перегруженности задачами;
- тех, кто нелоялен к работе, потому что уже ищет вакансии в других компаниях.
По сути автоматические программы способны взять на себя контроль всех аспектов рабочего процесса.
Как не спугнуть сотрудников чрезмерным контролем?
Контроль – дело тонкое, в котором важно не дойти до крайностей. Быть в курсе событий, отслеживать ситуацию в бизнесе и устраивать тотальную слежку за каждым сотрудником – разные вещи. Чрезмерный контроль неминуемо приводит к отрицательным последствиям:
- демотивация персонала. Здесь стоит сказать о двух сторонах одной медали: во-первых, ощущение, что ты все время под надзором, напрягает морально, истощает внутренние ресурсы, человек все время ищет пути к свободе; во-вторых, мысль о том, что все, что сделано, все равно будет перепроверено и в случае ошибки исправлено, заставляет расслабиться и приводит к профессиональной деградации;
- демотивация руководителя. Тотальный, ежечасный и ежесекундный контроль, анализ и исправление недочетов отнимает много времени. В итоге управленческие функции отходят на второй план, руководитель становится простым “контролером”, административные навыки теряются;
- снижение эффективности работы компании в целом. Руководитель тратит все свое время на контроль вместо того, чтобы заниматься стратегическими вопросами развития предприятия. Персонал, в свою очередь, не успевает работать над непосредственными задачами, погружаясь в бесчисленное количество отчетов;
- текучка кадров. Этот пункт вытекает из первого. Зачастую сотрудники предпочитают сменить место работы, чем быть постоянно в поле зрения “большого брата”;
- деградация внутренних процессов компании. Этот пункт вытекает из второго. Когда все занимаются не тем, чем положено, а сфокусированы исключительно на соответствии ожиданиям (руководитель ждет отчетов подчиненных, а подчиненные стремятся отчитаться перед руководителем), рабочие процессы неминуемо катятся в тартарары.
Если взглянуть на эти возможные последствия, становится ясно, что главный “убийца” эффективности – вовсе не сам контроль, а неправильная его организация, которая сводится к излишним затратам времени и сил. Снять дополнительную нагрузку, связанную с контролем, с управленцев и персонала способен автоматический учет рабочего времени.
Преимущества автоматического учета рабочего времени
Главное преимущество автоматического учета рабочего времени – это контроль без личного участия человека. Достаточно установить систему, чтобы получить все выгоды контроля без лишнего давления. Такие программы позволяют:
- экономить время руководителя и подчиненных, забыть об отчетах и ручном включении тайм-трекеров;
- сберечь ФОТ, не нанимать дополнительные контролирующие единицы в штат;
- получать объективные данные о работе сотрудников компании своевременно, в полном объеме, подделать отчеты системы невозможно;
- быстро и удобно контролировать весь штат, независимо от количества сотрудников и формата их работы, автоматические системы одинаково эффективно применяют для офисных и удаленных работников;
- иметь доступ к данным, находясь в любой точке мира, а не только в черте офиса;
- своевременно, буквально моментально выявлять нарушения на рабочих местах, получая уведомления об отклонениях на электронную почту;
- делегировать контроль руководителям подразделений и повышать заинтересованность каждого сотрудника в собственном результате, настраивая доступ к данным.
Хронометраж рабочего времени
Хронометраж рабочего времени, выполненный в автоматическом режиме, дает максимально полную картину занятости каждого сотрудника. Например, система CrocoTime автоматически фиксирует каждое действие за персональным компьютером и формирует детальные отчеты, которые в понятной, наглядной форме показывают:
- кто и во сколько на самом деле приступил к работе – агент программы начинает работать вместе с включением ПК;
- какими программами, сайтами и приложениями пользуется сотрудник в течение рабочего дня – в системе предусмотрены настройки используемых ресурсов, их можно разделить на профильные и непрофильные, причем сделать это можно для каждого сотрудника в отдельности, для группы, отдела, подразделения, с учетом специфики работы и должности;
- офлайн-активность – за счет интеграции с корпоративными календарями, телефонией система учтет рабочие встречи и переговоры или отметит простои;
- какие задачи и как быстро выполняет сотрудник – в отчетах можно сравнить успехи сотрудников на одноименных должностях.
Главное отличие системы CrocoTime – в ее лояльности по отношению к персоналу. В этой программе полностью отсутствуют “шпионские” функции:
- нет скриншотов экрана;
- нет снимков и трансляций с веб-камеры;
- нет кейлоггера;
- нет прослушки разговоров и перехватывания электронных писем.
Эти факты уже помогут настроить коллектив на дружескую волну, дать понять, что цель контроля – не в слежке и прицельном поиске ошибок и виноватых, а в повышении эффективности работы компании и каждого ее сотрудника. Тем более, что доступ к личной статистике может получить каждый и отслеживать свои успехи, знать, где и в чем нужно подтянуться.
Контролировать работу сотрудников нужно и важно. Но здесь, как в медицинской этике, главный принцип – не навреди. Организовать контроль тонко, лояльно и при этом эффективно может CrocoTime.