Большинство научилось сидеть в офисе, за своим столом с невозмутимым выражением лица, сосредоточенным и серьезным. Страшно побеспокоить такого человека: вдруг оторвешь от важных производственных процессов и глубокомысленных поисков. На деле за бесстрастным “фасадом” может скрываться интерес к чему угодно, только не к работе. Определить занятость сотрудника помогают программы учета и контроля рабочего времени и другие методы, способы, возможности.
Как определить, работает сотрудник или нет?
Работодатель заинтересован в эффективности служащих, от которой зависит и успех фирмы, и развитие. Определить конкретные значения KPI непросто. Не менее важно знать, чем, когда, насколько продуктивно занимается работник, и за счет чего усилить его активность.
Строгой дисциплиной, явным слежением за каждым участником коллектива победы не добьешься. Даже контроль пунктуальности на входе не даст понимания продуктивности персонала. Необходимо взаимодействие на другом уровне. Больше коммуницировать, мониторить продвижение процессов:
- проводить утренние планерки. 10-20 минут настроят на выполнение первоочередных и следующих за ними задач. Обговорить планы на день, обозначить дедлайн, пообщаться с коллективом о личных делах, и после этого сотрудники с большей вероятностью займутся обязанностями без лишней раскачки;
- составлять план работы накануне, с вечера, чтобы с утра действовать согласно намеченным целям;
- обязывать составлять отчеты о проделанном за день, неделю, период – зависит от масштаба проекта. Таким образом, анализируя деятельность, человек понимает свои недоработки, вовремя их устраняет;
- нормировать труд – разработать должностные инструкции, нормативы по операциям;
- установить на ПК программу учета рабочего времени.
Можно ввести широкую сеть видеонаблюдения. Отснятый материал покажет перемещения сотрудников по офису, разговоры, но качество услуг, суть работ явно останутся за рамками видеоряда.
Для каких специалистов можно использовать УРВ?
ПП контроля и учета рабочего времени обладает функционалом:
- отмечает действия работников за ПК;
- фиксирует сайты, которые он открывает, конкретизирует соответствие выполняемым задачам;
- определяет время, которое уходит на работу и отвлечения, соблюдение графика.
УРВ защищает компанию, повышает эффективность ее работы. Кроме того, системы контроля отслеживают правильность выставления KPI и снижают возможность подтасовывать цифры. Руководитель в итоге оплачивает только реально отработанные часы, выявляет инсайдеров. Мониторинг деятельности касается офисных сотрудников и удаленных, из региональных подразделений и тех, кто на аутсорсинге.
Список профессиональных направлений, позволяющих работать дистанционно, широкий:
- информационные технологии;
- финансы;
- административная деятельность;
- HR-сфера;
- реклама и маркетинг;
- дизайн, видео, фото и др.
Законно ли использование автоматических систем учета?
Если персонал чаще всего выступает против постоянного отслеживания работы, то руководители разных уровней, сфер бизнеса, напротив, все больше склоняются к использованию автоматических систем контроля. Сотрудники боятся тотального контроля. Наниматели – упустить компанию из зоны своего влияния и управления. Правы в своих опасениях и те, и другие.
Первые укажут: чем должен заниматься человек, рабочее время по букве закона принадлежит работодателю, и он его оплачивает. Вторые уточнят: никто не может абсолютно абстрагироваться от личных проблем, отношений, решения частных вопросов. Возможность отвлечься на них на короткое время не исключает высокой эффективности сотрудников.
Трудовой кодекс обязывает работодателя предупредить подчиненных, а лучше зафиксировать в трудовом договоре, что их контролируют. За персоналом остается право на конфиденциальность личных данных, переписки, телефонных звонков и т.д. Знание, что действия мониторят, останавливает от необдуманных негативных для компании поступков, в частности, от инсайдерства, параллельной деятельности в пользу других компаний, различных нарушений дисциплины.
Контроль удаленных сотрудников
Сотрудничество с удаленными специалистами стало нормой. Этого требуют реалии современной экономики. Предприятия стремятся сократить различные издержки: на аренду помещений, оборудования рабочего места. Открывается возможность оплачивать только при наличии результата, для разовых задач привлекать профессионалов, чьи услуги особенно дороги на постоянной основе.
В 2019 формат удаленной работы в разной степени ввели 2/3 работодателей России. В 2020-ом гибкую систему труда применяют большинство компаний. Пандемия спровоцировала ускорение в этом направлении. Но после снятия ограничений многие сотрудники захотят продолжить трудиться в прежнем режиме.
В таких условиях руководство формирует правила и стандарты работы удаленных специалистов. Они необходимы, чтобы сохранить продуктивность сотрудников, а наряду с этим, дисциплинировать и самих работодателей:
- четко формулировать цели и задачи поручений. Тогда не придется обвинять подчиненного в недопонимании вопросов;
- фиксировать письменно шаги, которые принципиальны для продвижения работы;
- настроить обратную связь, открывать видеоконференции, созваниваться в скайпе, чтобы удостовериться – работник на своем месте и работает;
- закрепить строгие временные рамки на отклик – 10-15 минут. Т.е. человек обязан связаться с руководителем не позднее этого периода после пропущенного звонка, письма по e-mail. Это позволит минимизировать риски от вероятной неэффективности;
- применить технологические инструменты контроля, т.е. просить подчиненных фиксировать свои дела, встречи, созвоны на фотоаппарат, диктофон, телефон и отправлять материал с отчетом. Или использовать трекер для контроля передвижений по городу. Или воспользоваться услугами сотовых операторов, которые устанавливают местонахождение человека с точностью до 5 м.
Учет рабочего времени дистанционного персонала
Учитывать РВ работодателя обязывает Трудовой кодекс РФ, ст. 91. В первую очередь, вести табель в свободном формате или на типовом бланке. Это касается и удаленных специалистов. Можно ориентироваться на традиционную продолжительность рабочего дня, общее количество отработанных часов не должно превышать 40 в неделю (ч.2 91 ТК РФ).
Гораздо проще контролировать home-сотрудников через автоматическую программу учета РВ. Она позволит избежать многих проблем:
- синхронизировать внутренние процессы, если специалисты находятся в разных часовых поясах. Т.е. договориться в начале пути сотрудничества, чтобы исключить простои, обговаривать возможность выполнять дополнительные задачи, пока первые на согласовании;
- настроить на работу в команде. Например, программа CrocoTime, сравнивает показатели сотрудников/отделов по одинаковым задачам, оценивает период, потраченный на выполнение тех или иных процессов. Понятно, что интереснее видеть себя в авангарде коллег;
- конкретизировать цель, сроки реализации, детали и проследить за следованием инструкциям, принципам, стандартам;
- соблюдать дисциплину и настроиться на самоорганизацию;
- предотвратить утечку информации. Программа учета и контроля покажет, какие действия совершает удаленный работник, например, общается с конкурирующей компанией или, одновременно, за счет одного работодателя трудится на другого;
- проконтролировать проект на серединных этапах, чтобы не обнаружить пробелов по итогам.
Успешность общего дела определяет и неформальное общение, обмен информацией по разным вопросам, чтобы даже удаленный сотрудник почувствовал себя частью команды.
Можно ли обмануть систему учета рабочего времени?
Известие о введении в компании системы контроля вызывает негативную реакцию. Все привыкли к турникетам и терминалам на входе, адаптируются и не замечают видеокамеры, установленные в кабинетах и коридорах. Но установка ПО по УРВ на персональный компьютер первой реакцией вызывает желание уволиться. Но негодование проходит после знакомства с функциями программы.
ПО CrocoTime не делает скриншоты экрана монитора, не ведет видеозапись через веб-камеру, не перехватывает личные пароли. Отсутствие функций, характерных для программ-шпионов, может соблазнить обмануть систему. Возникает вопрос, в чем смысл “отводить глаза” начальства, если важен результат. Многие заказчики, работодатели интересуются итогом проделанной работы, качеством на финише, соблюдением дедлайна. Все иные отвлечения – проблемы исполнителя.
ПП CrocoTime синхронизирован с IP-телефонией, календарем и покажет объективную картину дня. Кроме того:
- разделяет приложения на эффективные и неэффективные;
- фиксирует занятость работника с началом включения ПК, бездействие мыши, клавиатуры более пяти минут расценивается как нерабочее время. При необходимости удаленный сотрудник может просто отключить программу УРВ, этот период официально не будет засчитан;
- функция тайм-трекинга соберет статистику по специалисту, подсчитает время, затраченное на проект, оценит вклад каждого участника;
- определит суммарное время работы специалистов/подразделений, разделит его на продуктивное и период отвлечений.
В интеграции с бухгалтерскими программами автоматически формирует табели учета РВ, что отмечает переработки, данные с результатами задействованности ложатся в основу для расчета зарплаты и напрямую определяют ее размер. Факт, который перевешивает в пользу ПП CrocoTime, – возможность сотрудника самостоятельно контролировать личную статистику. Таким образом, кто хочет, тот работает. И система учета времени не помеха, только помощь в самоорганизации на удаленном режиме.