Контроль вызывает у большинства людей негативную реакцию. Все потому, что его ассоциируют с наказанием, с тотальным надзором, с ущемлением прав и свобод. Но есть и оборотная сторона ситуации, когда мониторинг помогает человеку чувствовать себя уверенным на работе, знать, что никто не сможет умалить его достижений. Все зафиксирует программа учета и контроля. Поговорим, как она работает.
Для чего нужно контролировать работу сотрудников?
Проверять деятельность персонала -– не значить надзирать. Без комплексного контроля не добиться развития бизнеса, порядка в менеджменте. Грамотный мониторинг стимулирует работников быть эффективнее, получать фидбэк от руководителей, понимать развитие своих результатов, оперативно отзываться на запросы коллег и клиентов.
Понятно, что начальник не будет отслеживать действия персонала от и до. Прослушивать все телефонные разговоры, просматривать почту, деловую и личную, проверять каждый процесс. Это станет рутиной, тормозящей дело. От менеджера требуется наладить объективный системный контроль, по сути правильно мотивировать коллектив. Внушить чувство ответственности, осознание важности выполняемой работы и в то же время дать относительную свободу на рабочем месте.
Программа для контроля работы за компьютером
Компьютер на рабочем месте дает свободу действий. Занять место за столом, включить систему и… делать вид, что работаешь. Так поступает большинство сотрудников. Утро в офисе начинается с бодрящего кофе, далее по списку:
- посещают развлекательные порталы – до 30%;
- общаются в мессенджерах – около 60%;
- просматривают новостные сайты – до 70%;
- погружаются в интернет-серфинг – до 20%.
К этому можно добавить личные телефонные разговоры, перекуры, “день пятницы”, который также негласно считают сокращенным днем, причем не на 30-60 минут, а на более значительный период. Бороться с различными отвлечениями можно и нужно. Сотруднику не обойтись без самоконтроля в преодолении личных причин в недоработках.
Внешним раздражителям можно противостоять корпоративными правилами. Например, разрешить личные переговоры по телефону, но за пределами кабинета. Строго регламентировать совещания, чтобы они не затягивались и не отнимали время от основной работы. Проконтролировать ситуацию в коллективе в разных аспектах, от дисциплины и до продуктивности, удобно с помощью специализированных программ для учета рабочего времени. Их функционал помогает определить:
- кто и насколько отвлекается от работы;
- нарушения дисциплины труда;
- нецелевое провождение времени;
- посещение развлекательных сайтов.
В среднем сотрудник, который злоупотребляет отвлечениями в соцсетях, приносит компании не прибыль, а от 10 тысяч рублей ежемесячных убытков. Остановить тенденцию способны программы контроля времени.
Законно ли слежение за компьютером сотрудника
Мониторинг деятельности за ПК – вопрос спорный и тонкий. Но законодательство научило находить баланс в отношениях двух сторон: право на конфиденциальность личных данных и равноценное право руководителя контролировать человека, которому он платит заработную плату в официальное трудовое время в корпоративном офисе. Средства слежения обозначают, что рабочий компьютер – собственность работодателя, и он вправе в любой момент посмотреть, чем заняты подчиненные.
Кроме того, оправданы опасения о передаче инсайдерской информации, раскрытия коммерческой тайны. Подобные прецеденты случаются часто. Почти 80% компаний мире так или иначе сталкиваются с этой проблемой и ищут пути ее решения. Нет ничего страшного, если сотрудник на 10-20 минут погрузится в соцсети, почитает новостную ленту.
Абстрагироваться от дел полезно. Как и принять тот факт, что программа учета и контроля отследит посещенные сайты, разграничит их на продуктивные и непродуктивные. Вот когда слежение будет переноситься на нетрудовой период, это уже можно рассматривать как вмешательство в личную жизнь и пресекать негативную тенденцию.
Мониторинг использования рабочего времени
Мониторинг РВ – контроль за соблюдением распорядка и деятельностью коллектива в течение трудового дня. Превентивные меры помогают поддерживать дисциплину, предупреждают злоупотребление доверием вышестоящего начальника. В первую очередь наблюдение направлено выявить нарушителей, которые заняты не служебными делами, а личными.
Отслеживание рабочего времени решает ряд задач:
- отмечать часы прихода на работу, выявлять систематических нарушителей, тех, кто любит задержаться после обеда и уйти пораньше вечером;
- разграничивать оплачиваемое РВ на фактически отработанные часы, больничный, командировку, сессию, отпуск, простой по вине нанимателя и т.д.;
- нормировать операции, процессы, сопоставлять результаты специалистов с установленными нормативами.
Контроль временных показателей позволяет работодателю оплачивать реально отработанные часы, а не пребывание человека в офисе. Отчеты сотрудников, анализ полученных сведений также проясняют картину рационального/нецелевого использования рабочего периода.
Распределение рабочих задач равномерно между сотрудниками
Программа учета и контроля времени – это не тотальный контроль, не “всевидящее око”, как может показаться кому-то из сотрудников. Но она поддерживает персонал в его работе и стоит на страже его же интересов. Если рассматривать функционал ПП CrocoTime компании “Инфомаксимум”, то отметим следующие позитивные моменты от ее внедрения:
- фиксирует переработки каждого специалиста, причем с учетом того, насколько они объективны, а не возникли в результате “слива” продуктивного времени;
- учитывает вклад сотрудников в проект, скорость выполнения процессов;
- налаживает эффективное взаимодействие между отделами/подразделениями.
Полученные данные о достижениях становятся поводом для материального поощрения лучших, впрочем, как и позволяют учитывать отстающих, инсайдеров, нарушителей корпоративного порядка.
Повышение эффективности компании
Упрощение бизнес-процессов, сокращение расходов, повышение эффективности и доходности – вот ключевые факторы, на которых сконцентрировано большинство организаций. В условиях сложной экономики, частных проблем, связанных с мировыми трудностями, как, например, пандемия коронавируса, риски усиливаются.
В кризисных ситуациях предприниматели пытаются уменьшить материальные затраты за счет снижения заработной платы или сокращения штата. И в таком случае рискуют потерять высококвалифицированных сотрудников. На оставшийся персонал возлагают дополнительную нагрузку при прежней зарплате. И получают морально выгоревший коллектив. Или сокращают себестоимость продукта, услуги. И эта мера ведет к снижению качества, потере клиентов.
Не будем дальше рассматривать сценарии неудачной оптимизации. Лучше обратим внимание на корректное поддержание предприятия в состоянии конкурентоспособности, развития. Система учета времени CrocoTime найдёт непродуктивные минутки и поднимет прибыль на большие суммы. Многотысячные или многомиллионные – это уже зависит от размеров предприятия. Но действенность этого продукта от “Информаксимум” оценили сотни компаний с различным штатом – от 20-50 человек до 10 тысяч. Функции программы учета рабочего времени CrocoTime позволяют:
- детализировать отчеты, которые проясняют, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач;
- составлять автоматические табели. Они показывают, кто из подчиненных игнорирует производственную дисциплину;
- мониторить деятельность за компьютером, лояльно уточнять информацию о том, в каких программах и на каких сайтах проводит время подчиненный;
- анализировать бизнес-процессы и выявлять «узкие места», дублирующие друг друга процессы, обязанности специалистов.
Недостаток мотивации, времени, трудовых ресурсов и производительности позволяет устранить программа учета РВ и таким образом преодолеть экономические вызовы, сохранить коллектив в полном объеме с высокой производительностью и хорошим настроем на работу.