Еще пять лет назад социологи прогнозировали, что в 2020 году увеличится число компаний, работающих с привлечением удаленных сотрудников. От быстрого принятия дистанционных трудовых отношений работодателей останавливала боязнь не справиться с управлением коллективом. Коррективы внес коронавирус, и переход на дистанционку ускорился естественно-принудительным путем. Менеджерам пришлось научиться руководить в новом формате. Но в итоге к такому режиму адаптировались, воспользовались онлайн-инструментами, в том числе системами учета рабочего времени.
Учет рабочего времени удаленных сотрудников
Адаптировать бизнес-процессы к дистанционному формату подталкивают экономические, социальные условия. Чаще всего на удаленку уходят и активно продвигаются специалисты из сферы IT, рекламы и маркетинга, дизайна и рисования. Список можно продолжать, количество удаленных специальностей в связи с распространением широкополосного интернета, облачных сервисов только растет.
Что не меняется, так это ожидание работодателей: равноценной эффективности специалиста офлайн и онлайн. Справиться с обязанностями удаленно удается не всегда даже опытным сотрудникам. Не все способны к самоорганизации: заставить себя в час пик сесть за стол, здесь и сейчас заняться делом, поставить задачу и выполнить ее.
Руководитель же выбирает степень контроля, тотальный или менее навязчивый, по результатам труда, в конечной точке проекта. И здесь многое зависит от доверия, от знания квалификации персонала, его возможностей, чувства ценности и важности своей работы. Для отслеживания удаленных работников используют веб-камеры в компьютерах, проводят скриншоты экранов и т.д. – все, чтобы предупредить негативные последствия.
Контроль дистанционных сотрудников
Договариваться на берегу – правило, которое верно и при найме на работу. Прозрачность и недомолвки со стороны нанимателя предупреждают додумывания персонала “в свою пользу”. Необходимо сразу при заключении договора обозначить условия, дисциплинарную политику компании:
- во сколько начинать и заканчивать трудовой день, возможность варьировать период активности;
- количество продолжительных и коротких перерывов;
- время выхода на связь, коммуникации в чатах, по телефону;
- срок отзыва на вопросы, чтобы исключить “пропажу” сотрудника на другой стороне взаимодействия;
- соблюдение графиков, сроков.
Обозначить контроль тоже лучше на старте трудовых отношений. Работодатель имеет право мониторить действия сотрудника в рабочее время. Главное, поставить его в известность и раскрыть используемые методы. Пути, которые позволяют в условиях хоум-офиса оставаться производительными, поддерживать безопасность компании и не ослаблять деловые коммуникации:
- телефонные звонки и e-mail;
- общение в сервисах Slack и Telegram;
- конференции на платформе Zoom;
- переговоры в Skype.
Сегодня нет недостатка в IT-инструментах для дистанционного сотрудничества и контроля за работниками. В Китае, например, объем рынка решений для удаленной работы достигает $4,8 млрд. Ожидается, к концу 2020 года он вырастет на 30%. Понятно, что разработками для слежения воспользуются и в других странах.
Проверка и выявление нарушений
Исследования HeadHunter выявили: находясь на удаленном режиме, персонал, как и в офисе, допускает те же нарушения: читает новости и личную почту (46%), общается по личным темам в мессенджерах (33%), “зависает” в соцсетях (26%). Потому для работодателя поддерживать KPI останется в актуальном списке, наряду с обращением к умным разработкам. Популярные методы мониторинга и определения нарушений:
- отчеты о выполненных задачах;
- контроль коммуникации по телефону;
- таск-менеджер, что систематизирует информацию о занятости;
- функция тайм-трекинга в системе учета времени;
- фотография рабочего дня с детализацией всех действий.
Компании важно знать, что ее человек трудится в обозначенные часы, что не придется оплачивать “холостое” время. Важный момент: соблюсти баланс мониторинга и не допускать навязчивости, при которой ПО активно в течение дня каждые 5-10 минут фотографирует сотрудника, анализирует нажатия клавиатуры и движения мыши. Возможно, эффективнее создать в команде высокий уровень доверия, готовность сотрудника отвечать за результат.
Анализ загруженности удаленных сотрудников, фрилансеров
Часто предприятия не рискуют нанимать удаленных сотрудников на важные крупные проекты. Боятся рисков, связанных с фрилансерами:
- нет уверенности в соблюдении сроков;
- некачественно выполненное задание с минимальными усилиями;
- не гарантируется безопасность проектов и соблюдение конфиденциальности полученных данных.
Эти причины во многом тормозят развитие удаленного рынка труда. Тем не менее, есть выход. И 80% компаний, практикующих аутсорсинг, с согласия дистанционных сотрудников устанавливают на их компьютеры систему учета и контроля времени. Практично, потому что система фиксирует начало и окончание рабочего дня, детализирует все действия. Обе стороны, работник и руководитель, заинтересованы в прозрачности деловых отношений, проверять и показывать реализацию всех процессов. Оплата четко зависит от законченности проекта или его этапов, от качества исполнения, доработок до нужного уровня.
Учет недоработанного времени
Потери рабочего времени ослабляют дисциплину в коллективе и наносят материальный ущерб. Недоработки возникают из-за опозданий работников, болезней, прогулов, перерывов на решение личных вопросов, непродуктивной деятельности. Простои возникают и по вине работодателя: из-за нерациональной организации процессов, непрофессионального управления рабочим временем, неблагоприятных условий и плохой организации труда, продолжительных совещаний.
Какими бы ни были причины, фиксировать недоработки также важно, как и переработанные часы. Как минимум для того, чтобы соблюсти баланс в трудовых отношениях, сохранить стабильность развития предприятия и поддерживать в компании ответственную команду специалистов. Отслеживание недоработок позволяет:
- правильно рассчитывать заработную плату, когда она не установленная, как у постоянных сотрудников, а складывается из суммарного рабочего времени;
- находить узкие места в организации производства;
- анализировать, каким образом можно сократить потери РВ;
- просчитать потенциал производительности труда.
Учет работы в программах и отслеживание посторонней активности
До 30% работодателей используют все известные технические средства для отслеживания деятельности подчиненных. Лояльные сотрудники, в первую очередь удаленные, фрилансеры, понимают необходимость этого и заинтересованы в учете их результатов. Адекватный мониторинг дисциплинирует, повышает эффективность, предотвращает инсайдерские угрозы.
Статистика показывает, что половина компаний, участвующих в социсследовании, не может назвать точное число инсайдерских провалов. А они происходят с незавидной регулярностью. Не хватает технических средств защиты информации, слабо действуют административно-организационные меры, персонал не знаком с правилами работы с секретной информацией. Или есть категория людей, изначально готовых на противоправное действие, в том числе и в области информационной безопасности. Избежать бизнес-провалов помогает программа учета и контроля рабочего времени CrocoTime:
- ПО показывает все сайты и приложения, на которые заходит сотрудник, в т.ч. будут видны ресурсы конкурентов;
- разделяет востребованные программы на продуктивные и непродуктивные;
- детализирует все действия за ПК: продолжительность реализации задач, уровень продуктивности;
- отмечает начало рабочего дня и его окончание. Отработанный период и ляжет в основу расчета зарплаты удаленного специалиста;
- функция “фотография рабочего дня” проясняет причины невыполнения заданий, покажет пути по оптимизации бизнес-процессов;
- проявляет все этапы реализации проектов, сроки, эффективность.
Надо понимать, не все сотрудники на аутсорсинге готовы к контролю их деятельности, хотят иметь больше свободы варьировать рабочий график, не быть под постоянным наблюдением. Но программа CrocoTime исключает вмешательство в личную жизнь, т.к. не перехватывает пароли, коды, не отслеживает частную переписку. Кроме того, ПО можно просто отключить на период, когда не занят делом заказчика. И включить вновь при активации проекта. За это CrocoTime и ценят клиенты. А фрилансер с таким объективным стражем может трудиться на берегу любого океана и знать, что его работа будет учитываться и оцениваться по договоренности.