Оптимизация рабочего процесса в компании

Время – самый ценный невосполнимый ресурс. Этот постулат сегодня не выучил разве что ленивый. Но на деле большинство о нем вспоминают при очередном горящем дедлайне, когда нет ни минуты, чтобы ответить на телефонные звонки родных или отвлечься на вопросы коллег. Тогда звучат обещания самому себе о планировании всего, сразу как только завершится последняя гонка. Как расписать время, успеть все: и продуктивно отработать, и также удачно отдохнуть, и даже оставить в личном графике строку “непредвиденные события”.

Способы оптимизации рабочего времени

Сознательное отношение к распорядку дня, планирование на год, неделю, день дает те самые результаты, которые озвучивают успешные люди, о чем рассказывают на лекциях коучи по тайм-менеджменту. Но и без тренингов можно вылепить из себя человека, чье второе имя эффективность. Достаточно воспользоваться несколькими методами и, главное, начать им следовать. Назовем наши любимые, подтвердившие свою действенность:

принцип 80/20 – следуя ему, можно даже выучить китайский язык, да и в целом добиться многого. Суть – распределять время. 80% посвящать делу, самообразованию, рабочим обязанностям. И 20% – домашним делам, отдыху;
правило “съесть лягушку” говорит само за себя, т.е. первым делом выполнить самое сложное или вызывающее по каким-либо причинам негатив задание. Остальные задачи в сравнении покажутся легко выполнимыми;
биологический пик активности – найти его и использовать для труда. Для этого в течение определенного периода придется отслеживать, когда работоспособность, уровень мотивации наиболее высокие, и организм готов думать и действовать максимально продуктивно. Прожить 3-4 недели по естественным биологическим ритмам, вывести собственную закономерность в концентрации и трудиться по заданной системе. Тогда станет проще организовать день, извлекать пользу для труда и возможности для отдыха.

Главное – научиться уделять время только той работе, которая важна. Фиксировать ее, анализировать. Есть еще одно хорошее правило: лучше всего работа складывается тогда, когда она не требует соблюдения жестких графиков, дедлайнов, но вы ее не растягиваете во времени.

Мониторинг работы сотрудников за компьютером

Руководитель имеет много объективных причин следить за своими подчиненными, знать, какие приложения загружены на их ПК. Мировая статистика утверждает, что почти 90% компаний сталкиваются с раскрытием инсайдерской информации, и в 60% случаев это приводит к серьезным материальным потерям. В большинстве своем работники увлекаются за компьютерами менее серьезными делами. Но на них из восьмичасового рабочего дня уходит до половины:

общаются в соцсетях – 70%
занимаются онлайн-серфингом – до 50%;
просматривают новостную ленту – 30%;
ищут новую работу – до 15%;
параллельно сотрудничают с другой организацией – около 10%.

Безобидные, на первый взгляд, занятия приводят предприятия к упадку и деморализуют коллектив: пропадает ответственность за обязанности, нет мотивации, снижается производительность. Мониторинг компьютеров покажет неправомерные действия сотрудников и нарушения правил трудового распорядка.

Учет рабочего времени

Никто из работодателей не хочет оплачивать виртуальное безделье подчиненных. Предотвратить экономические потери помогает учет рабочего времени. Само его наличие уже дисциплинирует коллектив. Мера предусмотрена Трудовым законодательством. Она подкрепляет права руководства требовать от персонала производительности. Кроме того, дает полную картину занятости каждого сотрудника и путей мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду.

РВ фиксируется несколькими способами. От традиционного варианта в табеле учета времени, которые удобны в небольших компаниях, до применения биометрических систем, СКУД, IT-решений. Они дают возможность отмечать время прихода и ухода, соблюдение дисциплины, отклонения от норм и правил труда. Кто сколько трудится, в условиях нормированного/ненормированного дня, по гибкому графику или по сменному.

Внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени

Автоматические программы УРВ упрощают вопрос мониторинга деятельности и занятости персонала. Важный фактор для продвижения на предприятии автоматизированных систем – объективный контроль по всем сферам:

улучшается дисциплина. За счет исключения опозданий, даже незначительных, на 10-15 минут, увеличивается прибыль. Система рассчитывает зарплату на основе фактически отработанных часов;
экономятся трудозатраты бухгалтерии и HR-отдела. В интеграции с бухгалтерскими программами системы учета времени, например, CrocoTime, автоматически поставляют данные в табели, исключая влияние человеческого фактора. Учитываются конкретно отработанные часы каждым специалистом, больничные, все переработки, достижения, провалы. Эйчары не тратят время на контроль за пунктуальностью сотрудников.

Разработаны разнообразные системы учета рабочего времени:

турникеты на проходной организаций и их современный аналог – биометрические терминалы. Если в первом случае нужна электронная карточка, с помощью которой фиксируется пересечение турникета, время старта работы, то во втором устройство считывает биометрические особенности сотрудника – это отпечаток пальца, радужки глаз, рисунок вен на ладони, тембр голоса и т.п.;

СКУД – системы учета и контроля доступа необходимы на предприятиях как мера безопасности. Позволяют отслеживать перемещения по территории, сохранять корпоративное имущество, ограничивать доступ посторонних к объекту. Параллельно СКУД фиксируют точное время появления на рабочем месте и минуты/часы ухода;

видеосистемы дополняют возможности СКУД. Камеры устанавливают как при входе, так и по всей площади компании. Некоторые работодатели уверены, что большое количество видеокамер позволяет создать открытое пространство в офисе, которое дает чувство единого корпоративного сообщества;
GPS – для контроля мобильных сотрудников, чаще всего водителей-дальнобойщиков, курьеров;
компьютерные программы онлайн отслеживают рабочие процессы. ПО собирает информацию о всех действиях специалистов за ПК.

Суть большинства методов контроля – отметить дисциплину персонала, занятость, чаще всего ту, которую внешне показывает человек. Перемещения, коммуникации с коллегами. Кроме того, новые технологии отличаются высокой стоимостью и большим количеством оборудования. Истинную активность работника, его производительность в полном объеме могут измерить автоматизированные системы учета рабочего времени, более интеллектуальный программный продукт. ПО устанавливают в ПК, и для работодателя оно обходится в разы дешевле.

Преимущества СУРВ

Устранить слабые места в управлении, повысить дисциплину коллектива, исключить нецелевое использование РВ – все это лежит в поле возможностей системы учета рабочего времени. Когда требуется оптимизировать рабочие процессы:

регулярно затягивается принятие управленческих решений;
отсутствует быстрая реакция на их последующую реализацию;
не скоординировано взаимодействие между коллегами и отделами;
дублируются обязанности.

СУРВ устраняют подобные проблемы. Показывают активность каждого пользователя: кто, чем, во сколько занимается, с каким процентом продуктивности и самоотдачей делу. В отдельных случаях работодатели выбирают контроль телефонных звонков, скриншоты экрана монитора, просматривают онлайн рабочие столы. В компании “Инфомаксимум” против такой тотальной слежки.

Данные автоматизированной системы учета времени CrocoTime открыты для руководителя и для сотрудников. Подправить цифры в свою пользу работник, конечно, не сможет – нет доступа и права такого. Но проанализировать свои результаты всегда возможно. Сравнить с показателями коллег по отделу, в других подразделениях или с собственными данными за разные периоды.

Отсюда понять, насколько заработок зависит лично от него самого. Начальник во многом чувствует себя более уверенным, зная, что может держать руку на пульсе родной компании, быть в курсе состояния дел независимо от того, как далеко находится от офиса. Данные программа автоматически отправляет на e-mail. Регулярный мониторинг через СУРВ позволяет минимизировать затраты и увеличить доход. Иными словами, создать успешный бизнес.

Повышение эффективности рабочего времени

Работа занимает ровно столько времени, сколько на нее отведено – закон Паркинсона.

Чем больше времени отвести на задание, тем дольше будем его выполнять. И не факт, что лучше. Скорее всего получится хуже, если слишком затянуть процесс. Правильно распределять внутренние ресурсы в течение дня, оставаться в состоянии мотивации помогает ПО CrocoTime.

В программном продукте реализуется функция тайм-трекинга. За счет нее контролируется деятельность отдельных специалистов и целых подразделений.

CrocoTime показывает уровень загрузки сотрудника. Постоянные переработки не несут положительных моментов, т.к. могут привести к выгоранию человека, к снижению его производительности. Понятно, что постоянно работать в высоком ритме невозможно. Какие функции программы учета рабочего времени позволяют переломить ситуацию:

автоматические табели показывают пунктуальность персонала: кто игнорирует установленный режим, опаздывает/задерживается;
детальные отчеты проясняют, сколько времени работники тратят на достижение конкретных целей, показывают эффективность команды, что дает ресурсы определить наиболее удобный механизм управления коллективом;
мониторинг работы за ПК лояльно конкретизирует, какие сайты и приложения открывает сотрудник, разделяет их на продуктивные и непродуктивные;
аналитика внутренних процессов раскрывает “узкие места”, определяет действия, которые больше не приносят прибыль, помогает в бизнес-планировании, подскажет, каким образом перераспределить силы специалистов для решения наиболее актуальных задач.

Доступ к личным показателям по занятости положительно сказывается на отношении сотрудников к своим обязанностям: меньше отвлекаются на посторонние темы, более организованы, вовлечены в деятельность компании. И в итоге выигрывают все. Не просто от потраченного времени на работу, а от использования времени максимально продуктивно.