Любой владелец бизнеса знает: прибыль компании напрямую зависит от операционных расходов, и трудозатраты занимают не последнее место. Малопродуктивный сотрудник может сыграть весомую негативную роль, а сравнивая реальную производительность труда с теоретической, можно выявить персонал, трудозатраты которого не отвечают требованиям эффективности. Как рассчитать загрузку персонала, снизить трудозатраты и повысить прибыль компании – ответы найдутся в этой статье.
Что такое трудозатраты в компании?
Трудозатраты – это количество времени, которое тратит специалист на выполнение конкретной задачи. В рамках компании этот показатель можно рассчитывать индивидуально или применительно к процессу. Если рассматривать трудозатраты на выполнение какой-то конкретной операции, то это будет сумма личных трудозатрат сотрудников, участвующих в общем процессе. Получается, что так или иначе дело “упирается” в персональный вклад каждого отдельного специалиста. При этом важно понимать, что на трудозатраты человека влияет множество факторов:
- наличие опыта,
- уровень знаний и навыков,
- техническое и программное обеспечение,
- стремление к развитию собственных компетенций,
- грамотное управление и контроль со стороны руководителя.
Эти факторы влияют в совокупности. Например, далеко не всегда опытный специалист в возрасте будет менее трудозатратен, чем новичок. Причина может крыться в неготовности осваивать более современные программы, когда как начинающий сотрудник может компенсировать недостаток опыта более открытой позицией к применению новых инструментов в работе.
Продуманное управление компанией тоже играет важную роль. Без своевременного обновления материально-технического оснащения наращивать темпы работы невозможно. Простыми словами, если персональный компьютер “тормозит”, а принтер печатает один документ непозволительно долго, от сотрудника тут мало что зависит.
Грамотная постановка целей и задач способна в разы сократить трудозатраты, а регулярный контроль – мотивировать персонал.
Первый шаг к выявлению “узких мест” и увеличению прибыли компании – оценка трудозатрат специалистов. Она поможет понять, насколько продуктивно тратят свое время сотрудники, определить, к каким показателям нужно стремиться.
Методика расчета трудозатрат
Общепринятые единицы измерения трудозатрат – это человеко-час, человеко-день. Они в конечном итоге показывают, сколько часов/дней соответственно потратил специалист на выполнение поставленной задачи.
Человеко-часы применяют для оценки трудозатрат сотрудников, задачи которых возможно уложить в рамки одного рабочего дня или в компании принята почасовая оплата труда.
Человеко-дни используют, когда процессы компании растянуты во времени, проекты длятся достаточно долго или в компании принято поденное начисление заработной платы.
Расчет трудозатрат – несет не только выгоду для компании, позволяя понять, где можно сэкономить время и ресурсы. Важно производить предварительную оценку, делая, например, коммерческое предложение или планируя новый проект. Иначе затраты могут существенно превысить доход.
Кроме того, расчет трудозатрат – дело обязательное, поскольку государственные ведомства (налоговая инспекция, соцзащита и т.д.) требуют указания этих сведений. Для отдельных компаний существует дополнительная отчетность. Например, Росстат обязывает сдавать данные о численности и заработной плате работников по установленной Форме N П-4.
Из всего этого получается, что расчету подлежат трудозатраты плановые и фактические.
Для расчета плановых трудозатрат используют формулу: Ц = ЗП * РЧ, где
Ц – цена расчетных трудозатрат (человеко-дней или человеко-часов),
ЗП – зарплата задействованного персонала,
РЧ – количество запланированного к трате времени (часов или дней) для достижения поставленного результата.
Причем величина РЧ представляет собой только фактически отработанное время, без учета перерывов и прочих отвлечений.
Если нужно подсчитать трудозатраты фактические, используют другую формулу: Ч = К * Т, где
Ч – конечный результат, размер трудозатрат;
К – число сотрудников;
Т – единица измерения трудозатрат (часы или дни).
Для эффективной организации работы компании используют обе формулы: на начальном этапе планируют трудозатраты с помощью первой, на конечном – контролируют с помощью второй. Разница показателей позволяет в дальнейшем корректировать ресурсные затраты, выявлять сотрудников, которые “тормозят” рабочие процессы. В итоге это сказывается на увеличении прибыли компании.
Автоматический учет загрузки персонала
Автоматический учет загрузки персонала решает вопрос итогового контроля. Ведь если в планах компании было выполнить за месяц три проекта, а по факту осилили только один – это однозначно потеря прибыли и репутации в глазах клиентов.
Загруженность персонала в рабочее время складывается из ежеминутной занятости сотрудника на своем месте. Да, по сути рабочее время человека не принадлежит ему самому, работодатель определяет, чем специалист должен заниматься в положенные часы. Об этом говорит и законодательство. Но статистика свидетельствует об обратном: нерациональным подходом к своему рабочему времени грешит практически 100% персонала – 13% занимаются посторонними делами каждый день и тратят на это от 1 до 3 часов.
Преимущество автоматического учета загрузки персонала в незаметном, но эффективном анализе ситуации в компании. Дело в том, что организуется такой учет с помощью современных IT-решений, которые работают вместе с персоналом компании, не отвлекают сотрудников от непосредственных задач, при этом предоставляют объективную статистику. Например, программа CrocoTime ведет учет количества отработанных часов в день:
- отмечает начало и окончание рабочего времени, автоматически включаясь/выключаясь вместе с рабочим компьютером;
- берет под контроль отсутствие на рабочем месте в течение рабочего дня. Если система не получает отклика от устройств ввода информации в течение 5 минут, в табеле фиксируется простой.
Как определить загружены ли люди в отделе или нет?
Персонал может не покидать своих рабочих мест, но при этом заниматься далеко не выполнением поставленных задач. К сожалению.
Опрос портала HH.ru показал, что только 7% сотрудников российских компаний не используют интернет в личных целях. И то только потому, что их работа не связана с компьютером. Оставшиеся 93% признались, что в той или иной степени пользуются служебным доступом к сети и корпоративной техникой в собственных интересах. Причем далеко не всегда это решение проблем:
- 54% читают новости и книги онлайн,
- 50% “тонут” в соцсетях,
- 46% разбирают письма в личной электронной почте,
- 37% “зависают” в мессенджерах.
Такая картина лишний раз доказывает, что планирование и учет трудозатрат сотрудников выходят на первый план при организации внутренних процессов компании.
Учет и планирование трудозатрат по каждому сотруднику
Учет и планирование трудозатрат по каждому сотруднику в итоге складываются в общую картину и влияют на прибыльность организации. Индивидуальный отчет о занятости персонала легко получить с помощью автоматизированных систем. Здесь CrocoTime:
- позволит обнаружить тех специалистов, чьи силы уходят далеко не на работу – программа отслеживает реальное использование интернет-ресурсов и приложений. Система фиксирует заголовки открытых окон. С учетом тонких настроек, в которых можно указать профильные и непрофильные ресурсы, ставит время отвлечений на посторонние онлайн-занятия;
- вычисляет, сколько времени уходит у того или иного специалиста на выполнение заданий. Итоговый отчет покажет продуктивность сотрудников, позволит сравнить продуктивность работников, которые занимаются одинаковыми задачами;
- позволяет сделать выводы об уровне компетенций персонала. Простои и недоработки, много отвлечений могут заставить задуматься о причинах такого положения дел. Возможно, для уменьшения трудозатрат нужно обновить материально-техническую базу или отправить сотрудника на курсы повышения квалификации.
Результаты мониторинга дают твердую почву для принятия управленческих решений, направленных на снижение уровня трудозатрат отдельных сотрудников и коллектива в целом. А это, в свою очередь, влияет на повышение прибыли компании.
Какие результаты можно получить от анализа трудозатрат?
Детальный анализ трудозатрат сотрудников помогает определить факторы, которые влияют на продуктивность и эффективность работы персонала. Отметим, что данные, полученные с помощью автоматических систем учета рабочего времени, максимально точные и непредвзяты, поскольку сбор статистики происходит без участия человека. Результатом анализа трудозатрат становится:
- повышение дисциплины в коллективе. Сам по себе учет уже настраивает на волну большей ответственности;
- точное бизнес-планирование. Если заранее известно, какие технические, временные и человеческие ресурсы нужны для выполнения клиентского заказа, спланировать ход работ, соблюсти дедлайны, заложить финансы с прицелом на выручку гораздо проще;
- оптимизация и автоматизация. Анализ трудозатрат показывает, что именно мешает выполнять работы быстро и точно. Зачастую причинами излишних затрат становятся дублирующие друг друга операции, сложности в коммуникациях между отделами или сотрудниками, неверное распределение обязанностей. Эти факторы можно нивелировать;
- принятие верных управленческих решений. Когда сотрудники не справляются/не успевают выполнять свои обязанности, не всегда нужно срочно расширять штат. Анализ трудозатрат покажет прокрастинаторов, незаинтересованных работников, тех, кто отстает в знаниях;
- своевременное техническое перевооружение компании или производства, когда анализ показывает, что главная проблема высоких трудозатрат кроется не в персонале, а материально-техническом оснащении.
Расчет и анализ трудозатрат – один из важных шагов на пути к процветанию бизнеса и повышению прибыли. Главное – регулярно уделять внимание этому вопросу, ведь современные реалии меняются настолько быстро, что есть риски остаться за бортом бизнес-течения. Быть в курсе происходящего внутри компании и реагировать на изменения извне помогают современные инструменты, такие как CrocoTime.