Тайм-трекинг – это способ фиксации времени, затраченного на выполнение конкретных задач, который реализуется с помощью специализированного программного обеспечения. Софт этой категории начал появляться в начале 2000-х и в современных условиях становится все популярнее. Как тайм-трекинг помогает эффективно управлять персоналом в офисе и на удаленке – разбираем плюсы и минусы программы.
Чем полезен тайм-трекинг
Тайм-трекинг делает работу персонала прозрачной – помогает видеть, в какой момент времени чем именно был занят каждый участник рабочего процесса. При этом не важно, работают сотрудники непосредственно в офисе или команда трудится из разных географических точек. Тайм-трекер позволяет собрать все воедино, нарисовать полную рабочую картину.
Задачи тайм-трекеров
Руководители компаний приходят к необходимости использования тайм-трекеров, исходя из собственных задач. Тайм-трекеры помогают:
- точно определить, сколько времени отнимает выполнение той или иной задачи. Это помогает планировать расходы на проект, понимать, как быстро команда может справиться с работой. Эту информацию используют для формирования бизнес-стратегии и дальнейшего взаимодействия с заказчиками;
- эффективно управлять ресурсами. Данные тайм-трекера позволяют увидеть временные потери, переработки и простои в рабочих процессах. Располагая этой информацией, руководитель может оперативно устранить или нивелировать «узкие места», повышая качество использования ресурсов компании;
- быстрее формировать отчетность. Здесь использование тайм-трекеров играет в пользу обеих сторон трудовых взаимоотношений. С рядовых сотрудников снимается обязанность периодической сдачи отчетности по выполненным задачам – все есть в программе. Бухгалтерия на основе данных тайм-трекера может быстрее и точнее оформлять табели учета рабочего времени, на основании которых рассчитывается заработная плата персонала;
- справедливо вознаграждать сотрудников за труды. Работа команды при использовании тайм-трекера становится максимально прозрачной: видно, кто больше вложился в проект, кто местами прокрастинировал, кто перерабатывал, а кто позволял себе не выполнять ежедневную норму рабочих часов. Данные тайм-трекера становятся аргументом для повышения зарплаты или применения санкций. Главное, что личные взаимоотношения остаются «за бортом».
Причины использования тайм-трекинга
Будем откровенны, к новости об использовании в компании тайм-трекера персонал не всегда относится позитивно. Однако исследования показывают, что все чаще сами сотрудники видят в тайм-трекинге больше хорошего, чем плохого. Тем более, что для решения руководства использовать специализированный софт для отслеживания времени выполнения задач, есть вполне объективные причины:
- снижение качества работы персонала, причем до такой степени, что это становится очевидно даже клиентам;
- раскоординация работы подразделений/команды. Если работа команды превратилась в басню «Лебедь, рак и щука», эффективность выполнения задач будет на нуле;
- бесконечное делегирование. Выполнение задачи перекладывается с одного специалиста на другого, а в итоге найти ответственного невозможно;
- неоправданная численность штата. Сотрудников много, а задачи не двигаются с мертвой точки днями, а то и неделями.
Работа каждого в команде сказывается на имидже компании. Если проекты «горят», обязательства перед заказчиками не выполняются не в силу непреодолимых причин, а по вине персонала фирмы, ждать увеличения клиентской базы, а вместе с тем и прибыли, не стоит. Почему вдруг сложилась такая ситуация, показывает тайм-трекинг.
Детализированный учет рабочего времени
На данный момент существует множество вариантов тайм-трекеров. Подобный софт обладает различным функционалом – от простого счетчика времени до целых систем, которые берут в расчет все, что происходит в течение рабочего дня в компании. Например, программа CrocoTime – тайм-трекер, который выгодно отличается от других своими возможностями:
- показывает общую продолжительность дневной работы каждого сотрудника. Программа включается вместе с ПК или ноутбуком, отключается, соответственно, когда рабочая машина выключается. Это дополнительно помогает контролировать дисциплину. Однако есть возможность отключать трекер, что актуально для удаленных сотрудников или фрилансеров, которые используют для работы собственную технику;
- показывает продуктивное время и время простоев. Программа работает таким образом, что спустя пять минут отсутствия активности клавиатуры или мыши в статистике появится отметка о простое;
- разделяет использованные в работе ресурсы (сайты, приложения) на продуктивные и непродуктивные. Включить тайм-трекер – это еще половина дела. Как часто, принимаясь за выполнение задачи, внезапно приходит письмо на электронную почту или сообщение в мессенджер, пусть даже корпоративный? Как показывает статистика, минутное отвлечение зачастую перерастает в часы, проведенные в соцсетях, в проверке почты, за просмотром фильма или роликов на видеохостинге. В итоге временные потери доходят до 14 часов в неделю. Если вспомнить, что по ТК РФ недельная норма составляет 40 часов, получается внушительный процент ушедшего в никуда времени;
- обладает встроенной аналитикой. Руководителю и сотрудникам не нужно проводить время за итоговыми подсчетами потраченного времени. CrocoTime самостоятельно анализирует собранные данные и предоставляет итоги в виде наглядных графиков и диаграмм. Например, программа сравнит показатели работников на одноименных должностях и покажет, кто трудится больше или даже слишком много, а кто находит время на отдых сверх меры в течение рабочего дня;
- статистика может быть открыта и самому сотруднику. Это делает работу программы еще более открытой и помогает сформировать у коллектива позитивное восприятие тайм-трекинга. Ведь если подчиненный может видеть результаты своей работы наравне с руководителем, то, во-первых, он может корректировать интенсивность своей отдачи, а во-вторых, не варианта не доверять начальнику;
- гибко настраивается под потребности компании. Система снабжена индивидуальными настройками, которые учитывают профессиональную направленность специалистов. Например, сайты, которые для менеджера по продажам в турфирме будут необходимым инструментом для работы, для бухгалтера строительной фирмы – явное отвлечение.
Кроме прочего, тайм-трекеры могут быть снабжены функциями, нужными больше для шпионажа, чем для лояльного мониторинга рабочего времени – могут делать скриншоты экрана с заданной периодичностью, «запоминать» порядок нажатия клавиш на клавиатуре, «подсматривать» через веб-камеру или «подслушивать», подключаясь к гарнитуре. Одна из немногих программ, полностью лишенная «шпионского» функционала – CrocoTime, разработчики которой намеренно не включили подобные возможности в свое решение.
Критерии выбора программы тайм-трекинга
Выбор программы тайм-трекинга во многом зависит от задач, которые ставят в компании. решаясь на использование этой категории софта. На что стоит обратить внимание:
- Функциональность. Какие именно данные необходимо видеть при мониторинге рабочего времени? Нужен ли встроенный анализ собранной информации и показатели использования ресурсов? Если программа не предоставляет необходимых сведений или делает это на недостаточном уровне, использовать ее не рекомендуется.
- Простота использования. Будет ли она понятна на интуитивном уровне всем участникам рабочего процесса – не только IT-специалистам, но и рядовому менеджеру или бухгалтеру?
- Удобство использования. Как много времени будет отнимать работа в программе? Нужно ли запускать тайм-трекер самостоятельно? Важно, чтобы система мониторинга не нагружала и не отвлекала специалистов дополнительно.
- Нагрузка на IT-систему компании. Насколько серверы и рабочие станции «потянут» софт? Придется ли что-то докупать для установки новой программы? Стоит учитывать существующую IT-инфраструктуру.
- Возможности интеграции. Консолидация существующих IT-инструментов повышает эффективность работы общей системы компании. Например, возможность интеграции тайм-трекера с пропускными системами, календарями, IP-телефонией сделает получаемые данные точнее.
- Скриншоты и «прослушка». На этот пункт стоит обратить отдельное внимание, поскольку наличие таких возможностей не просто нарушает этические нормы, но и нормы законодательные.
- Наличие локальной и облачной версии. Дает право выбора и предоставляет варианты использования программы при недостаточных внутренних технических ресурсах.
Облачный тайм-трекинг
Сегодня разница между облачными и локальными решениями становится все менее ощутимой. Например, для системы мониторинга CrocoTime предусмотрена и локальная, и облачная версии. При этом облачный тайм-трекинг не уступает по функционалу – включает полноценный мониторинг рабочего времени, автоматическое формирование табелей, углубленную аналитику – и помогает существенно сэкономить ресурсы компании. Для облачной версии не требуется покупка дополнительного оборудования – достаточно установить программу на существующие компьютеры и начать получать данные мониторинга.
Кроме того, есть триальная версия сроком на 14 дней, которая позволит бесплатно оценить все преимущества облачного мониторинга рабочего времени.