Производить больше, затрачивая меньше ресурсов – мечта любого владельца бизнеса. И под ресурсами понимается не только сырье, но и время. С производством, которое выпускает «вещную» продукцию, дело обстоит проще. Как быть, если оценить нужно производительность, например, офисных сотрудников? Здесь на первый план выходит учет рабочего времени. В этой статье поговорим о том, как он влияет на производительность труда.
Производительность труда персонала
Производительность труда персонала в классическом понимании – это количество произведенного товара за определенный отрезок времени. Чем выше показатель производительности, тем меньше затрат понесло предприятие на выпуск продукции, а следовательно, тем выше прибыль. Именно поэтому управленцы так заинтересованы в повышении производительности труда сотрудников.
Расчет производительности
Расчет производительности труда включает в себя два важных показателя – выработка и трудоемкость.
Выработка – это количество труда, которое выполняет один работник. Этот показатель может быть применен не только для измерения количества произведенной продукции, но и для сферы услуг, в продажах и так далее. Измеряться может в денежном эквиваленте, нормо-часах или штучном товаре. Вычисляется по формуле:
В = V/t, где
В – выработка,
V – объем произведенной продукции в выбранной единице измерения,
t – время, затраченное на производство указанного объема.
Выработка – это прямой показатель производительности труда. Чем больше продукции вырабатывается в расчетное время, тем выше уровень производительности труда.
Трудоемкость – это показатель трудозатрат на производство одной единицы продукции. По сути показатель издержек при производстве – технологических, сопутствующих, управленческих. То есть этот показатель учитывает, не только затраты на сам производственный процесс, но и на ремонт и обслуживание оборудования, управление процессом и охрану труда. Вычисляется этот показатель по формуле:
ТР = t/V, где
ТР – трудоемкость,
t – количество потраченного рабочего времени,
V – объем произведенной продукции.
Трудоемкость – это обратный показатель производительности труда.
Основные виды производительности
Понятие производительности – достаточно широкое, выделяют следующие основные виды производительности:
- общественная – это производительность, которая определяется в довольно глобальном масштабе – по стране в целом, отраслям народного хозяйства. В основу расчета ложится показатель ВВП по отношению к количеству занятого населения;
- локальная – это производительность в масштабах отрасли, региона или предприятия, где вычисляется средний показатель;
- индивидуальная – это производительность каждого отдельного работника или отдела/подразделения.
Все эти виды тесно взаимосвязаны: индивидуальная производительность влияет на локальную, а локальная, в свою очередь, сказывается на показателях общественной производительности.
Поэтому можно сказать, что в основе производительности всей компании лежит производительность каждого участника рабочего процесса. Именно поэтому в частности руководители бизнеса стремятся определить уровень производительности подчиненных.
Учет рабочего времени и производительность труда
Раз уж производительность каждого специалиста оказывает влияние на общий результат, важно подойти к этому вопросу персонифицировано. Учет рабочего времени помогает определить, сколько трудовых часов затрачивает сотрудник на выполнение своих непосредственных обязанностей. Ведь если присмотреться к формулам расчета ключевых показателей производительности – выработке и трудоемкости – в каждой из них содержится такая переменная как время.
Отслеживать занятость подчиненных было маркером недоверия еще несколько лет назад. Сейчас все сильно изменилось: многие рядовые сотрудники ценят свое время не меньше, чем начальники, понимая, что оплачивать пустую трату офисных часов никто не собирается. Поэтому программы учета рабочего времени становятся все популярнее и не вызывают такого резкого отторжения, как раньше. Конечно, при условии, что мониторинг организован объективно, без перегибов.
В формировании такого лояльного отношения персонала к мониторингу трудовых будней сыграли большую роль программы, не похожие на тайных агентов, которые только и ищут промахи. Как пример такого софта – система CrocoTime, которую заведомо и вполне осмысленно разработчики не наделили «шпионскими» функциями – здесь нет кейлоггера, записи аудиоразговоров, скриншотов и видеозаписи экрана, личная переписка строго остается личной.
Однако для оценки производительности CrocoTime – эффективный инструмент.
Режим и рабочее время
Руководитель – не родитель. Следить за суточным режимом сотрудников не должен, да и кто захочет. Но как только пробьет час начала рабочего времени, отслеживать длительность рабочего времени становится обязанностью управленца. Режим внутри офиса тоже оговорен локальными актами, и с ним работник знакомится во время подписания трудового договора. Более того, обязуется его соблюдать.
Однако статистика показывает, далеко не все в коллективе способны придерживаться рабочего графика:
- для 6% опрошенных опоздания – это норма жизни, они позволяют себе припоздниться несколько раз в неделю;
- 9% не приходят вовремя несколько раз в месяц;
- четверть могут задержаться к началу рабочего дня несколько раз в год.
При этом те, кто страдает непунктуальностью, уверены, что их опоздания не играют существенной роли, ведь это каких-то 5-10-15 минут. Правда есть и те, кто считает нормой опоздать на полчаса и даже на час. Но таких, к счастью работодателей, меньшинство.
В CrocoTime заложена функция мониторинга начала и окончания рабочего дня. Здесь есть два варианта использования этого функционала:
- система отмечает границы рабочего дня, опираясь на информацию от системы контроля и управления доступом или турникета. Это возможно за счет интеграции;
- точкой отсчета становится включение рабочего компьютера или ноутбука. Программа начинает свою работу именно с этого момента. Отключение ПК, соответственно, приравнивается к окончанию рабочего дня.
Время законных перерывов на обед можно указать в системе, тогда именно этот час будет свободным от мониторинга. Однако информация о том, насколько протяженность обеденного перерыва соответствует прописанной в регламенте компании, отражается.
Автоматический учет и табелирование рабочего времени сотрудников
Особенность системы мониторинга – в автоматическом режиме. Программа собирает данные об активности специалистов без чьего-либо участия. Так гарантируется объективность информации. У сотрудника нет повода списать возникающие вопросы к производительности на предвзятое отношение начальства. У руководителя на руках все данные для анализа этой производительности.
Кроме того, собранная информация не ограничивается банальными отметками о начале и окончании рабочего дня персонала. Здесь появляется подробная статистика:
- в какое время и чем именно занимался сотрудник. Это значит, что прийти на работу и включить свой компьютер – не равно начать работать. Всем известно, насколько могут затянуться утренние чаепития с обсуждением последних новостей. И эти факты будут налицо;
- сколько времени потратил на выполнение того или иного задания. Функция тайм-трекинга позволяет увидеть вплоть до минуты трудозатраты каждого специалиста;
- и даже те, кто вроде бы от ПК не отходят и всегда с увлеченным видом стучат по клавиатуре, не останутся без внимания: программа фиксирует заголовки открытых окон, помогая понять, чем именно занят сотрудник – работает в профильной программе, ищет информацию по теме в Интернете или раскладывает пасьянс, бесцельно бродит по Сети. В настройках системы можно указать списки ресурсов, которые будут считаться продуктивными, и наоборот – те, что время отнимают, а пользы не несут. Итоговая статистика покажет, чего в рабочем дне специалиста было больше.
Аналитические возможности CrocoTime помогают руководителю получить не просто набор информации о подчиненных, а готовые отчеты со сравнениями и указаниями отклонений от установленного графика работы и режима. Причем речь идет не только об отрицательных показателях, но и о переработках.
По сути при использовании CrocoTime формулы расчета производительности становятся неактуальными – встроенная аналитика сама покажет, кто в каком темпе трудится, сколько времени тратит на выполнение задач, насколько это время соотносимо со сложностью задания, как справляются работники на одинаковых должностях с похожими задачами, кто выкладывается по максимуму, а кто позволяет себе прийти попозже, уйти пораньше и растянуть обед на неприличное время.
Используются собранные данные не только с пользой для анализа производительности. На их основе система способна в автоматическом режиме сформировать табели учета рабочего времени, тем самым сокращая трудозатраты специалиста по кадрам и работников бухгалтерского отдела. А при начислении зарплаты никогда не возникнет вопросов – всему в доказательство четкие отчеты, которые не подвластно исправить ни персоналу, ни самому руководителю.
CrocoTime помогает управленцам, во-первых, сформировать картину производительности в компании – по сотрудникам, отделам или подразделениям; во-вторых, иметь на руках веские и обоснованные аргументы для принятия решений по повышению производительности.