Очень важным и, к сожалению, невосполнимым ресурсом является время. Как часто вы думали в конце дня: “Не хватило пары часов”? В каждой организации есть утвержденное расписание, оно регламентирует время ухода и прихода. Но можно ли быть уверенными в том, что все соблюдают график, и никто не задерживается? Опоздания, ровно как и переработки, показатели ошибок в управлении процессами, поэтому контролировать время — главное условие на пути к успеху.
Негативное влияние
Опоздание — плохо. Почему? Ответ на этот вопрос понятен: регулярное нарушение дисциплины рано или поздно захватит весь коллектив. Если можно одному, почему нельзя всем? А это грозит не только срывами сроков, но и потерей денег. С перегруженностью не все так однозначно: на первый взгляд, сотрудник, который остается в офисе допоздна, вписывается в образ ответственного и продуктивного. Спешим огорчить. Это первый шаг к срыву привычных сценариев. Объясним:
- Предположим, люди оставались для того, чтобы доделать проект для особенного клиента. Особенному клиенту подход понравится, и впредь он будет просить выполнять другие заказы в столь же короткие сроки.
- Руководитель в один прекрасный момент не сможет определить адекватные сроки для других проектов.
Переплата за ничегонеделание. Нет гарантий, что, оставаясь в офисе, персонал реально выполняет задачи, а не “высиживает” сверхурочные премии ради. - Потеря в качестве. Очередное исследование показало, что к концу восьмичасового трудового дня персонал допускает на 10% больше ошибок, к концу десятичасового — на 28%.
- Высокая загруженность ведет к стрессам, а они — к эмоциональному выгоранию, которое испытывают 75% опрошенных офисных сотрудников. Это не лучшим образом сказывается на климате внутри коллектива и может привести к конфликтам.
Точкой кипения может стать увольнение лучших, поэтому необходимо вовремя перераспределить задачи и пересмотреть бизнес-процессы.
Управляем
Стоит ли говорить, что человек перед которыми ставят четкие и понятные задачи, более мотивирован. Если сотрудник знает, что его не вынудят ни руководство, ни обстоятельства задержаться после 18:00, то будет трудиться с большей самоотдачей.
Что положительно сказывается на его личной эффективности и эффективности компании. Для достижения этих целей управленцы должны обеспечить комфортные условия труда и оптимизировать бизнес-процессы. Есть несколько подходов, которые помогут исключить переработки, опоздания и прокрастинацию. Самым оптимальным топ-менеджеры корпораций признают внедрение автоматизированных систем, таких как CrocoTime. Эта программа открывает следующие возможности:
- Оценка загруженности персонала конкретного отдела, филиала или компании. Это поможет достигнуть баланса за счет перераспределения обязанностей.
- Анализ структуры дня каждой штатной единицы. Хронометраж дня покажет, когда именно происходят временные провалы, на что у персонала уходит больше всего времени, и с какими задачами не справляются.
- Фиксация тех, кто регулярно нарушает распорядок, опаздывая, задерживаясь и используя ресурсы организации в личных целях.
- Отчеты генерируются автоматически, исключают ошибки и могут дать ответ на вопрос, какие инструменты используют специалисты, насколько продуктивно и нет ли в числе ресурсов, к которым обращаются, развлекательного контента.
Для анализа данных не требуется специфических знаний, они понятны и позволяют получить четкую картину работы всей компании. Вовремя отреагировать на негативные тенденции и стабилизировать ситуацию, в перспективе повышая эффективность за счет постоянного мониторинга.