Каждый пятый сотрудник российской компании сейчас работает полностью удаленно. Еще треть чередуют работу из дома и в офисе. Естественный вопрос, волнующий руководителей, которые под давлением обстоятельств вынужденно пришли к дистанционному формату – как узнать, работает ли удаленный сотрудник? Опыт, накопленный за два с лишним года пандемии, уже позволяет дать на него вполне конкретный ответ.
Удаленная работа и производительность
По данным исследования экспертов Высшей школы экономики, половина удаленных сотрудников отмечает у себя падение производительности. Свежий опрос телекоммуникационной компании, доказывает, что снижение работоспособности подчиненных на удаленке негативно сказывается на финансовых показателях бизнеса. Тем не менее, дистанционный формат работы полюбился многим сотрудникам. Но, как у любой медали, у удаленки есть две стороны.
Плюсы удаленной работы
С переходом на дистанционный режим работы и владельцы бизнеса, и рядовые сотрудники главным плюсом отметили экономию. Руководители говорят о снижении расходов на содержание офисов – это меньшие затраты на электроэнергию и сопутствующие бытовые мелочи. Некоторые даже сократили площади арендуемых помещений. Персонал, переведенный на работу из дома, об экономии говорит с позиции времени, которое приходилось тратить на дорогу до офиса, а также учитывают прежние траты на питание, которые в домашних условиях стали менее актуальными. Более того, сотрудники отмечают, что питание на удаленке стало более полноценным и полезным.
Кроме того, все единогласно записали в плюсы стершиеся географические границы: персонал может работать из любой точки мира, где есть стабильный интернет, а работодатели могут привлекать специалистов из других городов и даже стран.
Также радует удаленщиков отсутствие дресс-кода и уменьшение стресса.
Отдельную строчку в рейтинге положительных последствий удаленного режима работы занял вопрос контроля. Здесь мнения управленцев и персонала разделились. Сотрудники отнесли возможность самостоятельно управлять своим временем к плюсам. Причем многие признаются, что удаленный формат позволяет заниматься подработками. А вот у топ-менеджеров отсутствие сотрудников перед глазами и работа подчиненных на два фронта вызывают беспокойство. И это далеко не единственный минус удаленки, который обнаружился со временем.
Минусы удаленной работы
То, что удаленка – не совсем та голубая мечта, обнаружилось, когда прошла первая эйфория и стали проявляться результаты. Неожиданно выяснилось, что:
- дома сложнее сконцентрироваться на рабочих обязанностях.
Годами складывалось отношение к дому как к месту, свободному от работы, где в центре – семья, отдых, домашние заботы. Сама атмосфера как бы не располагает к выполнению профессиональных задач;
- коллег, которые в офисе порой раздражали разговорами и отвлекали, не хватает.
Человек – существо социальное, чувство оторванности от коллектива во время дистанционной работы гипертрофируется и заставляет впасть в уныние;
- эффективные коммуникации по рабочим вопросам наладить не так просто.
Это в офисе в любой момент можно подойти к коллеге, получить ответ на вопрос или взять нужный документ. На удаленке этот процесс усложнился;
- существует так называемый «феномен замкнутого пространства».
Простыми словами: если можно никуда не ходить, то и не нужно никуда ходить. Работая постоянно из дома, сотрудники теряют желание к живому общению, физической активности. А это приводит к проблемам со здоровьем из-за сидячего образа жизни;
- не у каждого получается соблюсти баланс между работой и личной жизнью.
В этом вопросе удаленщики впадают в две крайности: одни погружаются в работу с головой, засиживаясь за компьютером до глубокой ночи, оставляя семью и личное время за бортом; другие – наоборот, никак не могут собраться, постоянно отвлекаются на домашние дела, супругов, детей.
Одним словом, чтобы стать хорошим сотрудником на удаленке, выполнять задачи с прежней отдачей, многим пришлось поменять взгляды и даже перестроить свою жизнь в корне, потрудиться над собой и освоить различные инструменты самоконтроля. Руководители бизнеса тоже не остались в стороне и искали новые способы мотивации и контроля удаленного персонала.
Инструменты мониторинга продуктивности работы сотрудников
С приходом удаленки, большинство руководителей поставили задачей понять, чем заняты в течение рабочего дня подчиненные, выполняющие обязанности вне офиса. Конечно, если бы работа велась гладко и показатели эффективности ничем не отличались от офисных, никто бы и не задумался о мониторинге продуктивности. Взять под контроль время удаленщиков – скорее вынужденная мера, продиктованная финансовым кризисом. Сосредоточились управленцы на двух главных критериях: дисциплине и качестве работы.
Контроль начала и окончания рабочего дня на удаленке
В офисе подчиненные работают в поле зрения – руководитель видит, кто во сколько пришел, кто во сколько ушел со своего рабочего места. Плюс многие используют пропускные системы или, например, в обязанности кого-то из административного персонала входит отслеживать начало и окончание рабочего дня каждого сотрудника.
При удаленном режиме привычные способы не применимы, но вопрос дисциплины не теряет актуальность. И дело не только в том, чтобы заставить дистанционных сотрудников отработать прописанную в трудовом договоре норму часов. Смещение графика одного специалиста влияет на синхронность работы всей команды. Плюс можно говорить о том, что отсутствие четкого расписания работы, работа в ночную плохо сказываются на моральном и физическом состоянии сотрудника. Поэтому, чтобы контролировать начало и окончание рабочего дня на удаленке, компании используют различные инструменты.
Общий чат в мессенджере. Многие фирмы взяли в практику утренние приветствия коллег – например, в 8:00 каждый должен отписаться в чате, что мол, доброе утро, готов к работе. Все, конечно, хорошо, но кто мешает удаленщику сделать это прямо из кровати, приоткрыв один глаз, а потом со спокойной душой продолжать спать?
Понимая такой риск, руководители пошли дальше и утвердили короткие утренние планерки по видеосвязи. В этом случае сотрудник просто обязан встать к назначенному часу и привести себя в порядок.
Другим способом мониторинга границ рабочего времени стали табели учета рабочего времени в облачных сервисах. Например, google хранит всю историю изменений облачных документов. Поэтому удаленщик просто не может проспать до обеда, а потом отметить, что работал с 8:00 утра. Такой обман будет очевидным.
Многие компании пошли по пути автоматизированного мониторинга рабочего времени и отдали задачи по отслеживанию активности и продуктивности персонала специализированным программам. Системы учета начинают с того, что отмечают начало и окончание рабочего дня каждого специалиста, а затем собирают данные о работе и позволяют понять, чем именно занимается сотрудник в отмеченные рабочими часы, насколько эффективно тратит свое время в течение дня, что становится причинами неэффективной работы.
Как работает программа мониторинга работы сотрудников
Во-первых, любая программа мониторинга работы сотрудника устанавливается на его рабочий ПК или ноутбук исключительно с разрешения, если техника принадлежит удаленщику, и с уведомлением об установке, если дистанционно специалист работает на технике, предоставленной компанией. Это условие позволяет соблюсти нормы права и отчасти само по себе служит мотивацией.
Во-вторых, программ мониторинга существует множество, но функционал их может разниться – быть недостаточным или, наоборот, избыточным. Самыми эффективными признаются те, что работают системно и не требуют от сотрудников дополнительных трудозатрат на их использование. Одна из таких систем – CrocoTime от отечественного вендора программного обеспечения для повышения эффективности бизнеса.
Первое преимущество этой программы в том, что агент мониторинга запускается самостоятельно вместе с включением компьютера. Это время фиксируется как начало рабочего дня. Выключение приравнивается к окончанию трудовых часов. При этом удобство для удаленщиков, работающих на собственных ПК, состоит в том, что при использовании техники не в рабочих целях агент можно отключить, чтобы он не фиксировал непрофильную активность.
В рамках мониторинга программа собирает статистику затраченного времени на задачи, использования ресурсов и сайтов, может делить их на продуктивные и непродуктивные, показывая, что именно стало отвлекающими и демотивирующими факторами.
Второе преимущество – в отсутствии лишних «шпионских» функций. Система не подслушивает через гарнитуру, не подсматривает через веб-камеру, не записывает звонки и не делает скриншоты экрана, не перехватывает письма в электронной почте. Понимание использования ресурсов дают всего лишь заголовки открытых окон, вся личная информация словно скрывается под катом и остается приватной.
CrocoTime не просто собирает информацию о деятельности удаленного персонала в течение дня, она превращает ее в наглядные графики и диаграммы, которые позволяют сравнить показатели коллег на одинаковых должностях, увидеть провалы и пиковые часы активности персонала, переработки. Аналитические данные, в отличие от многих других программ, могут быть открыты не только руководителю, но и самим специалистам, чтобы они, взглянув на непредвзятые итоги своей работы, могли сделать выводы и скорректировать свой график работы из дома.
Удаленка никуда уже не денется. Ей все больше предпочтения отдают не только сотрудники, но и руководители различных компаний, планируя увеличение доли удаленного взаимодействия с подчиненными. С другой стороны, два года опыта организации удаленной работы дают уже проверенные инструменты управления распределенными командами. И CrocoTime – один из тех, что помогает видеть положение дел в работе персонала независимо от того, где находится каждый сотрудник географически, и повышать эффективность взаимодействия в коллективе и работы компании.