Представьте сотрудника, который никогда не жалуется и все успевает. А потом в один момент просит подписать заявление об уходе, и ни за какие деньги не купить его расположения. Такое случается, когда руководитель воспринимает персонал как инструмент для достижения целей, забывая, что команда — это в первую очередь люди. И очень важно сделать их пребывание в офисе комфортным, ставить четкие цели, вовремя снимать и добавлять задачи, ориентируясь на ситуацию. Если в организации появились первые признаки текучести кадров, стоит вплотную заняться работой с людьми.
Необходимость анализа загруженности возникает по нескольким причинам:
- кризисные явления в экономике;
- снижение доходов;
- расширение штата.
Сначала разберем два первых пункта. Когда возникают проблемы, связанные с финансовой стороной вопроса, топ-менеджерам кажется логичным, что все проблемы из-за низкой продуктивности. Персонал начинают нагружать делами, зачастую не понимая, что режим 24/7 — не выход. Статистика показывает: 26% специалистов практически ежедневно задерживаются, потому что не успевают все и сразу. Такой подход рано или поздно приводит к негативным последствиям:
- моральному выгоранию,
- снижению мотивации,
- возникновению конфликтных ситуаций,
- снижению эффективности,
- финансовым потерям.
Становится сложно отслеживать сроки выполнения задач и выставлять адекватные планы.
А теперь поговорим о резком расширении штата. Здесь есть риск упустить из виду, кто и чем занят, что неминуемо ведет к регулярному нарушению дисциплины и опять-таки снижению продуктивности за счет неконтролируемых отвлечений. Недавний опрос офисных служащих показал, что 80% отвлекаются на разговоры, 70% не могут сфокусироваться на выполнении профессиональных обязанностей из-за шума, 56% честно признались в том, что часто общаются в социальных сетях. При этом 22% прекрасно понимают, что эти факторы мешают им реализовать потенциал и получить повышение.
Анализируем ошибки
И низкая, и высокая загруженность негативно сказывается на общем состоянии компании и приводит к текучести кадров. Практика показывает, что большинство причин увольнения можно легко прогнозировать, здесь поможет специализированное ПО. Современные IT-решения позволяют исключить из процесса мониторинга человеческий фактор и свести к минимуму проблемы, связанные с внедрением. Компании, которые давно занимаются вопросами повышения эффективности, рекомендуют к использованию CrocoTime, называя систему универсальной, удобной и понятной. Есть облачная версия для небольших организаций. И локальная — для крупных предприятий с подразделениями в разных регионах. CrocoTime поможет провести анализ процессов и вовремя найти ошибки:
- функционал позволяет сделать точную картинку рабочего дня даже удаленных специалистов. Есть возможность запросить отчет по отделам и подразделениям. Сравнить загруженность, увидеть сроки решения задач;
- программа безошибочно фиксирует начало и окончание работы за ПК, количество и длительность перерывов, прогулы и опоздания;
- агент системы мониторит трафик, отмечая сайты, которые посещали работники, и программы, к которым обращались в течение дня.
Подробные отчеты помогут вовремя сориентироваться и распределить нагрузку, при этом не доводя ситуацию до критической точки. По итогу мониторинга можно выработать подходы к ведению кадровой политики и по мере необходимости подобрать методики, которые удовлетворят запросам конкретной ситуации.