Равномерная загрузка персонала – показатель качественно организованных внутренних процессов компании. Ситуация, когда один сотрудник живет в режиме постоянной переработки, в то время как другой может позволить себе спокойные дополнительные перерывы из-за недостатка рабочих задач, не редкость. Привести это может к непоправимым последствиям, которые в первую очередь отражаются на общем положении предприятия. Как избежать неверного распределения обязанностей в коллективе и выявить неравномерную загрузку персонала – будем разбираться в этой статье.
Влияние равномерной загрузки персонала на конечные результаты
Равномерная загрузка персонала – это работа коллектива в плановом режиме, без перенапряжения и потрясений. На деле, к сожалению, не всегда получается так. Гораздо чаще сотрудники живут в волнообразном графике, когда задач либо слишком много, либо явно не хватает. Случается такое, когда:
- кто-то из коллег “выпадает” из рабочего процесса по объективным и даже не очень объективным причинам. Это может быть болезнь, травма, отпуск или, например, банальный прогул. Тогда обязанности отдают другому сотруднику, что увеличивает нагрузку;
- изменение показателей самой компании, например, рост количества клиентов. Тогда при том же кадровом составе каждый сотрудник получает дополнительных заказчиков, что тоже увеличивает нагрузку;
- экстренные ситуации по проектам. Они могут и не зависеть от сотрудника, но заставляют работать сверхурочно.
Специалисты называют как минимум три причины, из-за которых необходимо стремиться к равномерной загрузке персонала:
- переработки и работа в авральном режиме отрицательно сказываются на здоровье сотрудников. Из-за огромного количества задач зачастую работники вынуждены жертвовать полноценными приемами пищи. Статистика говорит, что от положенного по закону часового обеденного перерыва 16% опрошенных тратят на еду меньше 15 минут, половина могут позволить себе обедать до получаса, и только 30% едят в спокойном режиме;
- излишняя загруженность одних сотрудников и неполная других вызывает напряжение, пересуды, недомолвки и недовольства в коллективе – страдает корпоративная атмосфера;
- усталость от повышенной нагрузки вызывает больше ошибок в выполнении задач: среди рабочих на производстве, в документообороте, в принятии управленческих решений у топ-менеджеров и руководителей. Все это выливается в срывы обозначенных сроков и договоренностей, потере клиентов.
Методика расчета равномерности загрузки персонала
Эффективная работа компании напрямую зависит от равномерности загрузки персонала. Равномерность – это использование трудовых ресурсов с постоянной интенсивностью без необходимости привлечения дополнительных кадров или сокращения штата. То есть когда каждый сотрудник работает в стабильном темпе, а количества персонала хватает для того, чтобы обеспечить планомерную работу компании.
Существует специальная формула для расчета равномерности загрузки:
Кр = 1 – (Тпот + Тпер)/Тобщ
Здесь:
Кр – непосредственно коэффициент равномерности загрузки персонала, измеряется в долях;
Тпот – потери рабочего времени, измеряются в человеко-часах;
Тпер – время переработок, количество часов, которые персонал выполняет свои обязанности сверх установленной нормы, измеряется в человеко-часах;
Тобщ – общая трудоемкость персонала, измеряется в человеко-часах. Определить этот показатель можно, перемножив количество персонала на фонд рабочего времени.
Больше вопросов в этой формуле вызывают показатели Тпот и Тпер: как определить их? Для оценки потерь рабочего времени и переработок используют несколько методов:
- метод ручного хронометража.
Обычно совмещает в себе две составляющих: дисциплину, то есть время прихода/ухода сотрудники самостоятельно или с помощью дополнительного человека в штате (вахтера, администратора) отмечают в журнале; собственную загруженность каждый работник фиксирует в специальных формах – расписывает, чем был занят поминутно в течение рабочего дня, а потом сдает руководителю;
- метод интервью или тестирования.
Сотрудники отвечают на вопросы устно или в специально разработанной анкете. Главная цель – выяснить, осознают ли работники собственную ценность для компании, насколько ответственно они подходят к своей работе и точно ли знают свои должностные обязанности.
Это достаточно простые методы, но они не всегда дают объективные данные:
- во-первых, нет гарантии, что все будут максимально честны. Где уверенность, что при заполнении формы хронометража сотрудник не захочет приукрасить свои достижения или, наоборот, не забудет вписать какую-то задачу? Да и при устном опросе вряд ли кто-то признается, что регулярно отвлекается от непосредственных обязанностей на чтение новостной ленты или общение в мессенджерах. При этом статистика говорит, что 20% сотрудников ежедневно тратят на социальные сети от 1 до 3 часов своего рабочего времени, 17% час-два читают новости, 15% около 2 часов в рамках рабочего дня занимаются интернет-шопингом, 10% вообще умудряются подрабатывать;
- во-вторых, эти методы добавляют задач сотрудникам – им приходится постоянно отвлекаться на отметки в журналах или отчетных формах, интервью или тестирование тоже отнимают время. Получается, пытаясь выяснить, где теряются рабочие часы, сами методы создают условия для дополнительных потерь;
- в-третьих, субъективность анализа. На это тоже стоит обратить внимание, поскольку дать оценку собранным данным должны люди, и тут нельзя исключить человеческий фактор – личные дружеские или, наоборот, неприязненные отношения могут повлиять на конечные результаты. Здесь же упомянем, что даже руководитель может неверно трактовать занятость персонала: ну кто из топ-менеджеров скажет, что планерки – это пустая трата времени? Между тем, такой вариант вполне может быть, если совещания проводят без конкретной повестки, обсуждая несущественные моменты или говоря об одном и том же в сотый раз.
Оптимизация загрузки сотрудников
Оптимизировать загрузку сотрудников – значит максимально приблизить количество задач к идеальному показателю, когда сотрудник в положенные 8 часов занимается работой, не напрягаясь, но и не расслабляясь. То есть сократить потери времени и исключить переработки.
При этом уравнять коллег на одноименных должностях, чтобы не возникало вопросов.
Оптимизация загрузки сотрудников, как правило, проходит в несколько этапов:
- построение реальной картины загруженности персонала;
- сравнение с идеальными значениями равномерности загрузки;
- применение методов оптимизации в зависимости от полученных результатов;
- внесение изменений в существующие регламенты и должностные обязанности.
Провести оптимизацию загрузки можно несколькими методами:
- перераспределение обязанностей. Здесь рабочий процесс разбирают на части и корректируют распределение задач между отдельными сотрудниками или даже подразделениями;
- изменение сроков выполнения задач. Если картина загруженности показывает, что не в сотрудниках дело, а в неадекватно маленьких сроках на выполнение того или иного действия, изменяют временные регламенты в пределах имеющихся резервов;
- автоматизация процессов. Если излишнюю нагрузку дают рутинные задачи, то их вполне можно улучшить с помощью автоматизации.
Автоматизация рабочих процессов в организации
Автоматизация рабочих процессов помогает снять с персонала часть нагрузки. Как правило, список задач каждого сотрудника включает множество пунктов, часть из которых регулярно повторяется. Это значит, что интеллектуальной составляющей в таких задачах нет, человек выполняет действия по одному и тому же алгоритму, “на автомате”. Именно такие задачи можно и нужно автоматизировать, оставив сотруднику больше времени на решение более важных вопросов, где непременно требуется мыслить.
И вопрос оценки и контроля нагрузки решают с наибольшей эффективностью автоматические программы. Они, в отличие от других вариантов:
- исключают человеческий фактор. Как правило, вся информация о занятости сотрудников собирается без участия коллектива, а значит, итоги будут максимально объективными, ни руководитель, ни подчиненные повлиять на них не могут;
- не требуют дополнительных временных затрат. Такие программы снимают с персонала обязанность отмечаться в журналах и заполнять отчетные бланки;
- дают готовую аналитику. Руководителю не нужно сидеть над анкетами, изучать их часами, чтобы составить картину распределения нагрузки в коллективе.
Контроль загруженности каждого сотрудника
Это, пожалуй, главная функция автоматических систем учета рабочего времени, из-за которой руководители идут на установку в компании подобного софта. Видеть каждого на своем рабочем месте, конечно, под силу начальнику, и то, если штат не самый большой. А вот понимать, насколько каждый из подчиненных действительно занят делом, – задача посложнее. Во-первых, у каждого за спиной стоять – дурной тон, во-вторых, этих спин может быть слишком много, в-третьих, у руководителя есть дела более важные в масштабах развития компании.
Наиболее удобный способ контролировать загруженность каждого сотрудника в большой или маленькой компании – автоматический учет рабочего времени. Системно к этому вопросу подходит, например, программа CrocoTime. Она берет во внимание весь рабочий день персонала, учитывает каждую “мелочь” в действиях работника:
- контролирует дисциплину. Система отмечает начало и окончание рабочего дня в зависимости от того, во сколько сотрудник включил свой компьютер;
- отмечает бездействия. Как часто бывает ситуация: работник пришел, включил ПК и пошел пить кофе и обсуждать последние новости с коллегами? Многим знакомо. Так вот, CrocoTime, конечно, начало рабочего дня зафиксирует, но минуты, когда человека нет за компьютером, отметит непродуктивными. Дело в том, что система ставит простои, когда от устройств ввода не поступает информации в течение 5 минут;
- вносит в график внекомпьютерную занятость. А если сотрудник от компьютера отошел, но на планерку или встречу с клиентом, говорил по телефону с поставщиками, то есть, не будучи за ПК, все же работал, то и система отметит это время как рабочее. Благодаря интеграции с онлайн-календарями, телефонией и другими программами;
- выявляет отвлечения. Даже если сотрудник не отходит от своего рабочего места, нет гарантии, что вместо того, чтобы усердно работать над проектом, он не выбирает свитер в интернет-магазине или не ищет тур в теплые страны на время отпуска. CrocoTime делит сайты и приложения, которые открывает работник, на продуктивные, то есть относящиеся к обязанностям, и непродуктивные. Важная особенность этой системы учета рабочего времени: указать в настройках списки ресурсов можно даже для отдельного сотрудника, не только подразделения или группы;
- работает параллельно с персоналом. Программа собирает информацию в течение всего рабочего времени сотрудника, и если он задерживается в офисе, система покажет, с какой целью и по каким причинам: ради того, чтобы использовать ресурсы компании в собственных интересах, потому что не успел закончить дела за день из-за постоянных отвлечений, или правда количество задач для одного человека зашкаливает;
- сравнивает занятость сотрудников на одноименных должностях. Это важный момент, поскольку эта функция позволяет избежать трений в коллективе. Обвинить кого-то голословно в том, что человек не приносит пользы компании, не получится – только факты.
Система учета рабочего времени показывает статистику по отделам, подразделениям, конкретным сотрудникам. С помощью этого софта легко получить объективные данные, на основе которых уже применять тот или иной метод оптимизации загрузки персонала.
Как управлять своей рабочей загрузкой?
Общепринятое мнение: в управлении рабочей загрузкой заинтересован только работодатель. Чаще всего в руках управленца представляется кнут, которым он погоняет подчиненных. Но реалии экономики изменились: грамотно распределять задачи и силы теперь в интересах и самих сотрудников. И дело не только в суммах гонораров, которые все чаще руководители платят исключительно за полезные действия в рамках рабочего времени, но и в современном темпе жизни – никто не хочет работать, как загнанная лошадь, отрывать время от семьи или увлечений, жертвовать выходными и полноценным сном.
Есть несколько шагов, чтобы научиться грамотно управлять своей рабочей нагрузкой:
- изучить приёмы тайм-менеджмента. Иной раз элементарное планирование позволяет распределить задачи во времени и не переходить в режим многозадачности;
- не забывать о балансе работы и личной жизни. Полноценный сон, время на занятия для души необходимы, без них трудиться плодотворно не получится;
- применять современные способы самоконтроля. Системы учета времени – это не только инструмент руководителя. Это отличный способ понаблюдать за собой, увидеть себя со стороны. Не всегда получается оценить свои временные затраты адекватно: у каждого бывает, что по ощущениям трудишься без перерывов, как белка в колесе, а по факту большую часть потраченного времени прокрастинируешь или отвлекаешься.
Выявить неравномерную нагрузку персонала – пожалуй, дело первостепенной важности для руководителя. Равномерное распределение задач снимает массу проблем в организации рабочего процесса и способствует эффективной работе всей организации. Увидеть все нестыковки, несправедливости и критические моменты помогает система учета рабочего времени.