В среднем 11 часов из жизни человека уходит на сон, еду, личную гигиену. Из оставшихся 13 в сутках 8 (при стандартном графике работы) должны быть посвящены работе. Но любопытное исследование компании FinExpertiza говорит о другом: ежедневно время уходит на быт, культуру и досуг, социальную жизнь и уход за членами семьи, оставляя работе:
- у женщин – 4,5 часа;
- у мужчин – 6,5 часов.
Даже взяв среднее арифметическое, получается, что непосредственно трудовым обязанностям уделяют 5,5 часов. Куда теряется рабочее время – будем разбираться.
Нерациональное использование рабочего времени
Рабочее время по определению принадлежит работодателю. Сотрудник обязан тратить его исключительно на выполнение своих обязанностей. Но на деле 8 стандартных часов условно делятся на две объемные части:
- рациональная – когда работник выполняет поставленные задачи;
- нерациональная – когда свои обязанности откладывают на потом, занимаются делами, с работой не связанными, в ущерб рабочему времени.
К нерациональному использованию рабочего времени чаще всего относятся:
- нарушения трудовой дисциплины – опоздания и преждевременный уход с рабочего места, несанкционированные трудовым распорядком перерывы и перекуры, самовольные отлучки и прогулы;
- отвлечения, не отходя от рабочего места – долгие разговоры и обсуждения непроизводственных вопросов, залипания в соцсетях и других интернет-ресурсах без привязки к профилю деятельности.
Последние исследования показывают, что почти в 100% случаев нерационального использования рабочего времени сотрудник находился за компьютером. Шопинг, соцсети, интернет-серфинг – главные “убийцы” времени:
- на покупки в Интернете тратят в среднем 2 часа в день;
- на чтение новостных лент – в среднем 1,5 часа;
- на общение в соцсетях – в среднем 2 часа.
Анализ причин потерь рабочего времени
Единственно верный путь к сокращению временных издержек в любой компании – это анализ. Прежде, чем действовать, важно понять. Для определения размера потерь рабочего времени применяют вполне стандартные формулы, полученные коэффициенты сравнивают с нормативными и делают выводы.
Чаще всего применяют такие меры в срочном порядке, в критических ситуациях. Но идеальный вариант – внести анализ в повседневный уклад жизни предприятия. Тогда легче оценивать ресурсы компании, вести кадровую политику, принимать управленческие решения.
Сами причины потерь рабочего времени можно разделить на три группы:
- законодательно закрепленные – это сокращение рабочего времени в рамках закона. Например, для инвалидов, беременных Трудовой кодекс России предусматривает оправданные поблажки;
- административно-организационные – это нерациональное использование времени не по вине самого сотрудника, а в связи с обстоятельствами внутри компании. Например, вовремя непоставленные детали на производстве или непредвиденные обстоятельства в офисе;
- личностные – это уже простои по вине самого сотрудника. Например, его неорганизованности или забывчивости.
В зависимости от причин управленцам нужно разработать план мероприятий по сокращению временных потерь. Только после анализа станет понятно, начинать ли “латать дыры” в организации самих процессов компании (налаживать постоянные поставки сырья, например) или стоит применять меры воздействия на конкретных работников или отделы, которые показывают провальные показатели.
Мероприятия по сокращению потерь рабочего времени
Управлять потерями рабочего времени – значит получать ожидаемые результаты. Чтобы наладить процесс, нужно уделить внимание и организационно-техническому аспекту, и вопросу дисциплины сотрудников. Поэтому в список мероприятий по сокращению потерь рабочего времени входят:
- поддержание работоспособности оборудования. На производстве “вставший” не вовремя станок способен нанести значительный урон предприятию. Это очевидно. Но и в офисе: зависающий компьютер способен отрицательно отразиться на имидже компании, если клиент вовремя не получит ответ на электронное письмо, а незаправленный картридж принтера отложит печать документов, заодно отсрочив, например, оплату счетов;
- определение четкого графика работы. Станок должен начать работу в такой-то час, а компьютер включиться в определенную минуту. Все, что за гранью – повлияет на производительность;
- автоматизация операций. По статистике, больше половины сотрудников считают, что тратят порядка 30% времени на работе впустую: на долгие совещания “ни о чем” или “в сотый раз по кругу”, на бессмысленное заполнение документации или перекладывание бумаг с места на место. И люди честно об этом говорят. Не повод ли задуматься?
- улучшение условий труда. Удобное кресло, корпоративная связь для контактов с клиентами, выделенное время для коротких перерывов, чтобы у сотрудников не возникало желания саморегулировать трудовой распорядок. Когда человека устраивают условия труда, у него нет желания пополнять ряды нарушителей. Это психология;
- продуманная система мотивации. Как показывает практика, это не только материальные вознаграждения. Хотя, безусловно, и они важны. Поддерживать позитивные начинания работников, стимулировать повышение знаний и умений, помогать в развитии – зачастую это играет немаловажную роль в отдаче сотрудников компании;
- контроль использования рабочего времени. Знать, на что именно уходят рабочие минуты, – право работодателя. Ведь даже будучи на своем месте с 8:00 до 17:00, сотрудники могут тратить свое время по-разному.
- обратная связь. Отслеживать, кто и чем занят на своем рабочем месте важно и нужно. Анализировать поведение подчиненных и делать выводы – залог успеха любого предприятия. Но не стоит забывать уделять внимание причинам того или иного положения дел. Вдруг у работника сложная семейная ситуация, непредвиденные материальные проблемы, профессиональное или моральное выгорание. А это напрямую влияет на результативность работы.
Методы контроля использования рабочего времени
В общей массе методы контроля использования рабочего времени можно разделить на две большие группы: те, что контролируют дисциплину, не вдаваясь в подробности содержательности рабочего времени, и те, что детально фиксируют, чем именно были наполнены трудочасы.
К первой группе относятся:
- пропускные системы. Могут быть автоматическими – работать по пропускным картам или считывать биометрические данные на входе/выходе. А могут быть организованы по старинке, когда вахтер отмечает время появления на работе, а в конце дня со скрупулезной точностью фиксирует уход сотрудника;
- видеонаблюдение. Устанавливают и на входе в компанию (для фиксации прихода/ухода) или в коридорах и кабинета (для отслеживания перемещений и с целью увидеть, присутствует ли сотрудник на своем рабочем месте);
- табели. Существуют две унифицированные формы – Т-12 и Т-13, в которых учитывают общее отработанное (или неотработанное) время, прогулы, отпуска, отгулы и т.д.
Ко второй группе относятся:
- программы-шпионы. Они проверяют электронную почту, зачастую и личную, делают с заданной периодичностью снимки экрана монитора, записывают телефонные разговоры. Главный их минус – они нарушают право на конфиденциальность и личную переписку, а значит, могут привести работодателя в суд;
- планерки. Это действенный метод, когда сотруднику ежедневно намечают “фронт работ”, а на следующем собрании требуют отчета о проделанной в заданном направлении работе. Главное здесь – не перегнуть палку, увлекшись планированием настолько, что на само выполнение задач остается критически мало времени;
- хронометраж. Этот метод наглядно отражает занятость человека в течение рабочего времени. Сотрудник самостоятельно отмечает, что конкретно делал в определенные промежутки. Звонил клиентам, делал договор, писал отчет, проводил исследование и т.д. Метод хронометража применяют в ручном (на бумаге) или цифровом (в специальном трекере) формате. Сама по себе такая форма контроля неплоха, но здесь остается поправка на честность и объективность. Плюс в обязанностях появляется еще один пункт – заполнить таймлайн и сдать вовремя;
- системы учета рабочего времени. Это программное обеспечение, которое без участия человека собирает все данные о рабочем процессе, моделирует отчеты и выдает готовый анализ.
Автоматизированная система учета рабочего времени
Автоматизированные системы учета рабочего времени – современное решение вопроса контроля. Это комплексный подход, который закрывает основные потребности руководителя любой компании: берет на себя функции пропускных терминалов, отмечая пунктуальность сотрудников, и детально фиксирует наполнение рабочего дня задачами. Например, система CrocoTime:
- отмечает начало и окончание рабочего дня в зависимости от времени включения персонального ПК;
- выявляет нерациональное использование рабочего времени. Эта функция реализуется за счет точного разделения используемых приложений и интернет-ресурсов на профильные и непрофильные. Если для маркетолога изучение соцсетей будет предметом работы, то для бухгалтера – отвлечением;
- помогает расставлять приоритеты, видеть особо перегруженных специалистов;
- нивелирует необходимость ручного заполнения табелей – интеграция с кадровыми системами решает этот вопрос;
- освобождает сотрудников от излишней отчетности и отвлечений. Встроенная функция “фотография рабочего дня” отразит каждую минуту времени, данные собираются в автоматическом режиме, а на выходе – непредвзятая картина;
- дает почву для мотивации. Программа не “заточена” на поиск одних только провалов. Выдающиеся успехи участников коллектива тоже не останутся в тени.
Мониторинг эффективности сотрудников
Продолжительность рабочего дня для многих профессий одинакова, но даже сотрудники на одинаковых должностях при условии одновременного прихода на работу, как правило, тратят свое рабочее время по-разному.
Точная статистика ПО CrocoTime покажет уровень эффективности сотрудников без дополнительных затрат:
- помогает оценить временные затраты конкретного специалиста или отдела на выполнение операции, сравнить показатели с аналогичными сотрудниками;
- дает понимание общей занятости коллектива – показывает, кто перегружен, а у кого есть резервное время;
- отмечает время отвлечений от непосредственных обязанностей;
- дает возможность отслеживать успехи не только руководителям, но и самим сотрудникам.
При этом программа учитывает эмоциональный фактор, который важен в вопросе эффективности не меньше, чем трудоспособность. В числе функций CrocoTime нет классического “шпионского” набора. А значит, сотрудники работают на своих компьютерах, не отвлекаясь на мысли о собственной информационной безопасности. Лояльная система, которая идет на пользу общему делу – и руководству, и сотрудникам – минимизирует потери рабочего времени, не привлекая внимания и не отвлекая от рабочего процесса.