Переход офиса на удаленный режим работы – настоящий вызов для трудовой дисциплины. Очередная вынужденная необходимость переводить хотя бы часть персонала на удаленку заставляет руководителей задуматься, как контролировать рабочий процесс, как не потерять в эффективности и сохранить командный настрой. В этом и будем разбираться.
Первый опыт всероссийской дистанционки показал, что восприятие работы из дома руководителя и подчиненных сильно разнится.
Институт общественного мнения изучил вопрос с разных сторон. Согласно исследованию, работники отмечают, что на удаленке:
- можно работать и делать домашние дела параллельно – 55%;
- больше времени на сон – 46%;
- есть возможность больше общаться с близкими – 34%.
В то же время работодатели оценивают удаленку со своей позиции:
- 36% недовольны оперативностью работы сотрудников,
- 37% отмечают маленький объем выполненных задач,
- 52% говорят о низком уровне инициативности подчиненных,
- 29% – об ухудшении качества работы;
- 44% – о низкой мотивации.
Получается, что, разделенные расстоянием, работодатель и сотрудник встают по разные стороны баррикад: одни хотят пить чай с домашними в рабочие часы, другие – чтобы в рабочие часы все-таки работали. Пусть и в пижаме.
Но если взглянуть на этот вопрос несколько отстраненно и непредвзято, увидим, что в общем-то, все могут остаться довольны дистанционкой, если умело организовать процесс.
Учет рабочего времени удаленных сотрудников
В офисе официально рабочий день сотрудника начинается с момента его прихода на работу. Здесь пунктуальности уделяется особое внимание. Но в режиме home-office на первое место выходит результат. А потому важно, не во сколько удаленщик включил компьютер, а что именно он делал в рабочие часы. Как показывает исследование, находясь дома, сотрудники постоянно на что-то отвлекаются:
- 29% – на приемы пищи или приготовление еды,
- 23% – на детей,
- 22% – на взрослых членов семьи,
- 19% – на личное общение в соцсетях,
- 18% – на различные домашние дела,
- 16% говорят, что отсутствие привычного режима мешает продуктивной работе,
- 12% смотрят кино и сериалы в ущерб трудовым обязанностям.
Конечно, здесь встает и вопрос самоорганизации. Но если сам работодатель установит “правила игры”, то прикрыться отвлекающими факторами не получится.
Как организовать работу удаленных сотрудников
Задача руководителя – дать понять, что в распорядке дня мало что поменялось, организовать все, к чему привыкли сотрудники в офисе, только в дистанционном формате. Быть на шаг впереди, чтобы свести к минимуму возможные проблемы. Чтобы наладить эффективную работу подчиненных из дома, нужно:
- предоставить комфортное рабочее место. Узнайте у сотрудников, все ли у них есть для работы из дома – компьютер, оргтехника, мебель. Нет стола, лишнего стула – предоставьте. Не получится работать без хорошей гарнитуры или мышки – купите;
- обеспечить всеми необходимыми инструментами. Это касается программного обеспечения и доступа к необходимой информации. Если сотрудник решает, что трудиться будет на личном ноутбуке, то установите все нужные программы, организуйте техподдержку с помощью удаленного доступа к ПК. Создайте файлообменники и облачные хранилища, определите, к кому и куда обращаться в случае проблем с ПО или при необходимости получить информацию;
- наладить внутреннюю связь. Заведите корпоративный мессенджер, создайте чаты по направлениям или командам. Сделайте так, чтобы человек не оставался в информационном вакууме – была возможность и решить рабочий вопрос, словно в офисе, подойдя к коллеге, и пообщаться на отвлеченные темы, если вдруг сотрудник на удаленке почувствует себя одиноко;
- четко ставить задачи. В условиях удаленки это особо важно. Чем конкретнее и детальнее будет выглядеть задача, тем меньше шансов, что рабочее время потратят впустую, что придется переделывать;
- контролировать рабочий процесс. Сам факт наличия контроля стимулирует сотрудника быть ответственнее, а руководителю дает возможность видеть, насколько качественно и вовремя выполняют поставленные задачи.
Как следить за удаленным сотрудником
Отслеживать рабочее время, когда человек трудится в офисе, явно легче. Здесь есть, как минимум, фактор физического присутствия – есть сотрудник на своем рабочем месте, значит можно требовать от него полной отдачи. “Встряхнуть” подчиненного тоже гораздо проще – можно сделать это здесь и сейчас.
При дистанционной работе руководитель таких возможностей лишен. Но увидеть, чем занят сотрудник, все же можно. Здесь в первую очередь нужно подстроить привычную систему под “удаленную реальность”:
- утренние планерки в режиме онлайн. Если раньше в самом начале дня в компании было принято встречаться и обсуждать цели и задачи, то теперь это стоит перенести в виртуальное пространство с использованием сервисов для видеозвонков и видеоконференций. Во-первых, это дисциплинирует: пришел на онлайн-планерку – значит, готов работать. Во-вторых, это хороший способ не терять связь между коллегами даже в условиях работы из дома. В-третьих, это верный путь четкой постановки задач на день;
- система отчетности с поправкой на удаленку. Если в компании есть система отчетности, отказываться от нее в момент дистанционного взаимодействия не стоит. Просто нужно определить новый формат. Например, сдавать по e-mail.
Вторым шагом – прибегнуть к современным IT-решениям, если до этого компания ими не пользовалась. Самый простой вариант – тайм-трекеры, которые помогут сотрудникам в режиме онлайн отмечать свою занятость и точнее “чувствовать” время, а руководителям – видеть результат.
Только опрос показал: 21% работодателей признались, что никак не контролируют сотрудников. А те, что все-таки берут показатели во внимание, в качестве основных инструментов контроля компании, побывавшие на удаленке, использовали:
- 39% – с помощью регулярные звонков,
- 31% – перекличкой в чатах,
- 14% мониторили активность рабочего стола,
- 2% отслеживали передвижение сотрудников по телефонам.
Все это – приемлемые методы, но если сделать акцент на эффективности, то далеко не каждый из них покажет реальную картину.
Оценка эффективности при дистанционной работе
Оценить эффективность работы даже при офисном формате нелегко. А на удаленке – дважды непросто. Одним из самых распространенных методов оценки взаимодействия в коллективе и эффективности выполнения задач считают социометрию. Применительно к дистанционной работе метод реализуют в форме онлайн-опроса, где сотрудники отвечают на несколько вопросов, которые определяют следующие метрики:
- значимость взаимодействия – какой вклад в общее дело вносит коллега,
- интенсивность взаимодействия – насколько часто требуется “вмешательство” коллеги,
- доступность для рабочих контактов – насколько быстро можно связаться с коллегой для решения рабочего вопроса,
- оперативность решения задач – насколько быстро сотрудник выполняет свою часть работы,
- качество – насколько эффективным оказывается взаимодействие с сотрудником в удаленном формате.
По совокупности оценок руководство компании может увидеть картину взаимодействия коллектива на удаленке: кто из сотрудников перегружен, а кто может взять на себя больше функций, есть ли проблемы в организации обмена информацией, скорости принятия решений или доступности удаленщиков в конкретные моменты времени.
В то же время такой способ может нести отпечаток субъективности или давать картину процесса только “здесь и сейчас”. Вдруг именно в этот день человек не смог оперативно решать рабочие вопросы в силу объективных личных причин, о которых предпочел не сообщать начальству? А результат опроса будет говорить о нем, как о не самом добросовестном удаленном сотруднике. Выводы могут быть поспешными.
Автоматический анализ загруженности удаленщиков
Гораздо эффективнее исключить человеческий фактор и смотреть на положение дел не одномоментно. Для этого существуют современные программные решения. Например, система учета рабочего времени CrocoTime подходит не только для организации процессов в офисе, но и для удаленного взаимодействия станет настоящей находкой:
- контроль без навязчивости.
Это практически девиз программы. CrocoTime работает в автоматическом режиме, незаметно и не отвлекая работников от выполнения своих задач. Главный плюс – она не делает скриншотов, не считывает электронные письма, одним словом, не шпионит. А это – важный психологический фактор, который способен “убить” настрой любого сотрудника, который и без того оказался в непривычных для себя обстоятельствах – домашнем офисе;
- рабочий день в деталях.
Программа дает полную картину дня: во сколько человек приступил к выполнению той или иной задачи, сколько времени на нее потратил, с каким результатом закончил. Это помогает понять, насколько сотрудник загружен по факту, есть ли сложности с какими-то направлениями деятельности. Это, в свою очередь, убережет коллектив от выгорания и поможет грамотно распределить нагрузку между коллегами;
- продуктивность в фокусе.
Когда ПК включен, это не всегда значит, что сотрудник занят своими обязанностями. В возможностях программы – тонкие настройки фильтров используемых сайтов и приложений. То есть всегда можно определить список тех, что для сотрудника будут профильными, и тех, что поглощают время зазря;
- работа вне ПК.
Это еще один существенный плюс CrocoTime – программа интегрируется с другими системами, IP-телефонией, календарями, а значит, если сотрудник консультировал клиента по телефону, то это зачтется рабочим временем. Все справедливо;
- свобода решений.
При том, что это программа учета и контроля, здесь у сотрудника есть возможность самостоятельно решать, когда работать. При необходимости можно взять паузу, отключить CrocoTime. Это время будет отмечено нерабочим.
Самоконтроль для удаленных сотрудников
Многие удаленщики отмечают, что главный плюс дистанционной работы – это возможность самостоятельно организовывать свое время. Только далеко не у каждого это получается. Хорошо, если человек обладает основными навыками тайм-менеджмента. Но, как правило, пыл утихает, когда оказывается, что день прошел, а выполненных задач настолько мало, что приходится работать тогда, когда уже пора отдыхать.
И здесь снова на помощь в организации собственного времени придет CrocoTime. Данные доступны не только руководителю. В любой момент сотрудник может запросить личную статистику и увидеть, в какой момент расслабился, на что ушло время, когда вроде бы собирался работать, почему решение вопроса затянулось.
Автоматические программы учета рабочего времени – это не “кнут” ни для руководителя, ни для удаленщика. Это всего лишь эффективный способ наладить и работу компании в сложных условиях, и повысить личную эффективность.