Как повысить эффективность сотрудников при работе из дома?

Весенний опыт обязательной удаленки показал, что наладить работу из дома удалось не всем. По результатам опроса снижение эффективности отметили 82% работодателей и 41% самих удаленных сотрудников. Проблема очевидна. Что мешает работать с максимальной отдачей, и как повысить эффективность – расскажем в этой статье.

Как организовать работу удаленных сотрудников?

Работа в удаленном формате пугает и сотрудников, которым придется учиться трудиться из дома и организовывать свое время и пространство, и работодателей, на плечи которых ложатся все оргвопросы без исключений.

Постоянно держать руку на пульсе, ставить задачи так, чтобы не было ни одного непонятного момента и отслеживать успехи команды – три основные задачи руководителя в любое время. Но в режиме удаленки они приобретают особый смысл. Если в офисе в любой момент можно задать дополнительные вопросы по поводу поставленной задачи и моментально получить ответ, то на удаленке все происходит не так быстро.

Чтобы получить тот же уровень отдачи, нужно, прежде всего, уделить внимание подготовительному этапу:

Подготовка кадровой службы.

Определите список сотрудников, которых переведете на удаленку и “огласите весь список, пожалуйста”. Это поможет людям морально подготовиться к новому формату.
Оформите дистанционку документально. Изучите особенности трудового законодательства России с поправкой на специфику компании и основные требования.

Подготовка IT-службы.

Решите вопрос с техническим обеспечением сотрудников: кто-то предпочтет работать на своем компьютере, другим нужно предоставить ноутбук. Обеспечьте работников всем, что необходимо – от стула до гарнитуры и мышки. Главное – “железо” должно “тянуть” все необходимые программы для удаленного формата взаимодействия. Лучше – если с запасом.
Наладьте удаленное администрирование. IT-специалисты компании должны установить программу удаленного доступа к рабочему столу сотрудника, чтобы в случае технических неполадок можно было быстро устранить любую проблему.

Подготовка новых регламентов.

Создайте чек-листы для удаленщиков. Пропишите как можно точнее порядок действий, время и условия работы, укажите, куда и к кому обращаться в случае возникновения вопросов.

Как управлять, ставить задачи и осуществлять контроль

Вариант работы из дома стал реальностью только благодаря развитию технологий и появлению софта, который дает возможность слаженно работать, находясь в разных точках на карте.

Во многом эффективность удаленной работы зависит от набора инструментов, которыми предстоит пользоваться сотрудникам, не выходя из дома. По сути нужно снабдить удаленный штат программами, которые сделают условия работы в дистанционном формате максимально близкими к офисным. Здесь потребуются:

корпоративный чат. 43% удаленщиков отмечают, что им не хватает живого общения по рабочим вопросам. Именно это – один из факторов, которые тормозят эффективность. Если в офисе можно подойти к нужному специалисту, уточнить, спросить, то в условиях, когда каждый работает из дома, сделать это невозможно. Поэтому наладить коммуникации – важный момент в организации удаленного офиса.
единый календарь. Это организационный момент. Здесь все как на ладони: видно, когда назначены онлайн-встречи или планерки, отмечены дедлайны и т.д.
программы для видеозвонков. Нужны ради поддержания дисциплины и быстрого решения рабочих вопросов. Видеопланерки по утрам в оговоренное время дадут старт рабочему дню команды. Говорить “лицом к лицу” – это, как минимум, быстрее, чем писать сообщения разным коллегам в “лички” или заваливать чат вопросами. Возьмите за правило: как только накопилось, например, 50 вопросов в мессенджере по одному проекту – пора устроить совещание по видеосвязи и обговорить все непонятные моменты.
облачные ресурсы. Это отличный вариант обмена данными и способ создать корпоративное пространство для хранения информации. Здесь непременно должен быть порядок, чтобы каждый сотрудник знал, где взять тот или иной файл. К плюсам – возможность совместной работы над одним документом.

Постановка задач в режиме удаленки должна быть конкретной и корректной. Чтобы не возникало ни единого недопонимания ни у конкретного специалиста, ни у команды в целом. Здесь лучше использовать пул IT-решений: намечайте задачи в календарях, делите с помощью специализированного софта крупные задачи на подзадачи и назначайте ответственных. Тогда мало того, что появится конкретика, будет и четкое понимание у коллектива, с кого спросят результат.

И тут встает вопрос контроля. Контролировать сотрудников на дистанционке – тоже непростая задача. Например, почти половина участников опроса говорят, что работники отказываются предоставлять нужные данные. Поэтому важно “договориться на берегу”, установить правила “дистанционной игры” – обозначить, каким образом сотрудники будут отчитываться о проделанной работе. Вариантов тут несколько:

ежедневный отчет. Многие компании и в офисе используют этот метод – сотрудник сам отчитывается о проделанной работе, пишет, чем занимался в течение дня. При дистанционном сотрудничестве такие отчеты отправляют в специальный чат в мессенджере или на электронную почту. Управленцу остается верить в честность подчиненного и не забывать фиксировать отработанные часы.
периодический обзвон. Это вариант для менее доверчивых руководителей. Чаще всего предпочитают звонить в рабочие часы внезапно – это как зайти в кабинет без предупреждения и увидеть, кто чем реально занят.
“время на отклик”. Способ более щадящий по сравнению с предыдущим: регламентом устанавливают время ответа на сообщение в мессенджере. Если человек не выходит на связь, значит, не работает.
тайм-трекинг. Этот способ уже ближе к современности. Сотрудник в специальной программе отмечает время начала и окончания работы над задачей. Все просто. По итогу получается таймлайн трудового времени и отдыха. Но тут снова встает вопрос личной ответственности и честности.

Эти способы вполне приемлемы. Но, в первую очередь, сотрудники видят в них “драконовские методы”, а руководителям приходится тратить слишком много времени и усилий на такого рода контроль. И главное – позитивного настроя такие способы не прибавляют. А моральное состояние при условии изолированности работников – важный аспект.

Как мотивировать удаленных работников?

Удаленные сотрудники требуют особого внимания. Когда каждый сидит у себя в квартире в тапочках, сложно создать командный дух. Сложно, но можно.

Начнем с того, что мотивация бывает материальная и нематериальная. Использовать нужно и то, и другое:

финансовое поощрение – всегда приятный факт. Поэтому не отказывайтесь от премий или бонусов за работу. Определите критерии для удаленщиков – это может быть объем выполненной работы, качество или скорость проектной деятельности. Важно, чтобы люди могли видеть и сравнивать результаты, то есть сделайте статистику удаленной работы максимально прозрачной;
корпоративная “болталка”. Кроме чатов для рабочих вопросов, создайте отдельный, где коллеги смогут обменяться смешными картинками или видеороликами, обсудить отвлеченные темы, пошутить. Это объединяет и позволяет команде чувствовать себя командой. А еще – выпустить “пар” одиночества;
обучение. Ну и что, что пришлось уйти на удаленку, развиваться по-прежнему надо. Находите онлайн-курсы, вебинары для специалистов, если потребуется – оплачивайте. Сотрудники будут видеть интерес руководителя в развитии команды, и обязательно постараются оправдать надежды;
доска почета. Быть общепризнанным лидером – безусловно, приятно. Перенесите доску почета в онлайн – создайте раздел на корпоративном сайте или другой рабочей площадке компании.

Главное, достижения отдельного специалиста внутри команды должны быть очевидны всем. Информация об этом – доступной и понятной. То есть “Премию получает Иванов, потому что я – руководитель, и я так решил” – это откровенно плохой вариант. Люди должны понимать критерии, знать, что становится причиной поощрения, будь то денежные бонусы или возможность пройти крутой курс по профилю деятельности.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учет рабочего времени снимает сразу множество вопросов в организации удаленного офиса. Современные комплексные IT-решения – это способ наладить дистанционное взаимодействие сотрудников с минимальными затратами финансов компании. При этом руководитель получает экономию собственного времени, реальную картину рабочих процессов без влияния человеческого фактора и способ мотивации, который основан исключительно на фактах.

Мониторинг загруженности персонала

Обычно мониторинг загруженности становится первопричиной установки автоматизированного ПО. И это справедливо. При условии удаленной работы это единственная возможность увидеть, кто и чем занят в рабочие часы. Но преследуя такую цель, руководитель и компания в целом получают гораздо больше возможностей, чем дает обычный тайм-трекер. Например, программа CrocoTime:

фиксирует все действия сотрудника на рабочем ПК с момента включения агента программы. То есть ни одна минута, потраченная на выполнение трудовых задач не останется незамеченной;
отмечает начало и окончание рабочего периода. Значит, кадровикам не придется выпрашивать у удаленщиков данные для отчетности. Более того, Crocotime в связке с кадровыми системами автоматически формирует табели;
учитывает внекомпьютерное время. Это значит, что если сотрудник, например, вел переговоры с клиентом по телефону, время будет считаться рабочим. Возможность реализуется за счет интеграции с широким спектром других программ;
анализирует отчеты о деятельности сотрудников и отделов. Это поможет увидеть, кто перерабатывает, невзирая на домашние условия, а кто откровенно прокрастинирует; сравнить, насколько быстро сотрудники справляются с одними и теми же задачами, что в свою очередь, станет “звоночком” для руководителя – возможно, человек перегружен или ему не хватает компетенций, или морально устал. При любом раскладе программа дает ценную информацию и основу для принятия управленческих решений;
детализирует трафик. Проще говоря, Crocotime показывает, сколько человек занимался непосредственными обязанностями, а сколько времени потратил на отвлечения. Эта функция реализуется за счет настроек приложений и интернет-ресурсов: для каждого сотрудника можно задать профильные и непрофильные в зависимости от обязанностей в компании. Например, социальные сети для специалиста по продвижению будут профильными, а для бухгалтера на удаленке – отвлечением;
работает незаметно. Это важный момент. Программа не отвлекает на составление отчетности – это плюс для сотрудников, которые и без того привыкают к удаленке. Готовая отчетность – плюс для руководителей, поскольку не нужно беспокоиться о достоверности данных и тратить время на собственную аналитику.

Повышение эффективности сотрудников при работе из дома

Автоматические системы учета рабочего времени способствуют повышению эффективности.

Во-первых, выстраивают работу команды на удаленке. Например, в Crocotime это возможно благодаря интеграции с CRM-системами.

Во-вторых, анализируют все бизнес-процессы, которые протекают в компании.

В-третьих, рисуют непредвзятую картину. Это дает почву для размышлений и руководству, и каждому отдельному сотруднику. В Crocotime есть возможность запросить личную статистику и посмотреть, что стало причиной собственной низкой эффективности. А может, наоборот, порадоваться, что удаленный формат пошел на пользу, и домашняя обстановка стимулирует трудиться с большей отдачей.

В-четвертых, позволяют увидеть распределение нагрузки. А значит, при грамотном подходе вовремя реагировать на “проседания” в инфраструктуре или личном вкладе отдельных специалистов.

В-пятых, дают основания для объективного поощрения. Когда прозрачно видно, кто справляется на “отлично”, не возникает вопросов, почему премию или нематериальный бонус получил коллега.

Автоматические программы учета рабочего времени – самый универсальный инструмент для повышения эффективности работы сотрудников на удаленке. Они совмещают все возможные способы и методы и позволяют экономить время и ресурсы, получать максимум, затрачивая минимум усилий и вложений.