Работа любой компании состоит из огромного списка задач, часть из которых повторяется регулярно и становится рутиной. Именно такие действия, как правило, отнимают массу времени, человеческих сил и зачастую приводят к немалым финансовым тратам. Много дел, мало результата – кто из руководителей хочет такого развития событий? Весь день работал, невероятно устал, а на выходе минимум – кто из сотрудников готов тратить силы впустую? Как оптимизировать работу с помощью автоматизированных систем – расскажем в этой статье.
Для чего необходима автоматизация рабочих процессов
Рабочий процесс – это запланированный, постоянно повторяющийся порядок действий любого специалиста любой профессии.
Автоматизация рабочего процесса подразумевает, как минимум, сокращение, а то и вовсе исключение, ручного труда и замещение его специальными программами и IT-технологиями.
Согласно исследованиям, с помощью современных технологий можно автоматизировать примерно половину рабочих процессов, которые выполняют люди. Конечно, о полной автоматизации речь пока не идет: всего 5% профессий состоят из действий, которые можно полностью отдать технологиям, но в то же время, примерно в 60% специальностей по крайней мере одна треть составляющих действий может быть автоматизирована. И, как показывает практика, такое замещение идет только на пользу:
- сокращается время на исполнение,
- повышается качество процесса,
- увеличивается производительность,
- снижаются затраты.
Одним словом, то, что человек делает долго и с поправкой на субъективные факторы, программа или машина выполняют быстро и точно по заданному алгоритму.
Какие проблемы можно решить при внедрении автоматического учета рабочего времени
Чтобы компания была успешной и конкурентоспособной, в первую очередь нужно наладить внутренние рабочие процессы. Поддержать дисциплину, взять под контроль работу коллектива и увидеть картину рабочего дня компании “как на ладони” можно только с учетом рабочего времени. Более того, Трудовой кодекс России обязывает “вести учет времени, фактически отработанного каждым работником”. Как именно – решать руководителю.
Методы учета рабочего времени
История стара, как мир. Сколько существуют трудовые отношения, столько и фиксируют рабочее время. Самый древний, но его применяют до сих пор, метод – табельный, когда в бумажных таблицах отмечают отработанное время каждого сотрудника. Модернизировать его пытались разными способами: например, в начале прошлого века вводили табельные жетоны, а с началом компьютеризации на смену бумажному формату пришли электронные версии документов. Но суть остается прежней.
Кроме этого, для учета рабочего времени используют:
- журнал посещения. Несмотря на то, что методы контроля эволюционируют, многие предприятия, особенно госсектора, придерживаются такого варианта: дежурный вахтер вручную отмечает время прихода и ухода сотрудников и периодически готовит отчетную документацию;
- СКУД, или системы контроля управления доступом. Метод, похожий на предыдущий, но здесь функцию вахтера выполняет турникет. Сотрудник отмечает время своего прибытия на предприятие с помощью электронного пропуска, прикладывая его к терминалу. Уходя, отмечает время окончания рабочего дня;
- биометрические терминалы. Работают по тому же принципу, но сводят на нет возможность отметить опаздывающего коллегу. Терминал срабатывает на отпечаток пальца или, например, сканирует радужку глаза – подделать такие “ключи” для входа невозможно;
- видеонаблюдение. Часто устанавливают не только на входе, но и внутри предприятия. Тем самым система влияет на дисциплину в целом: фиксирует перемещения по офису, что стимулирует в рабочие часы именно работать, а не устраивать частые перекуры или растягивать обед;
- наблюдатель. Как вариант, компании добавляют в штат отдельную единицу – администратора, который находится в одном помещении с коллективом и отмечает детально занятость каждого сотрудника;
- личная отчетность. Здесь ответственность полностью ложится на самого сотрудника: к привычному объему работы добавляется еще одна обязанность – самостоятельно фиксировать, чем и в какое время был занят. Такие отчеты работник должен сдавать с заданной периодичностью;
- автоматизированные системы учета рабочего времени. Это специальные программы, которые помогают контролировать деятельность предприятия в целом и отдельных сотрудников в частности.
По сути автоматизированные системы учета и контроля времени – это комплексное решение, которое помогает справиться со множеством проблем:
- избавляют от необходимости добавлять в штат дополнительные единицы для контроля сотрудников;
- исключают человеческий фактор – сотрудникам не удастся приписать себе лишние заслуги, руководству компании дают возможность апеллировать исключительно к фактам, а не личному отношению;
- снимают лишнюю нагрузку на персонал, благодаря автоматическому сбору информации и аналитике;
- экономят время и ресурсы на установку дорогостоящего оборудования для контроля на входе/выходе с предприятия;
- поддерживают дисциплину лояльными способами;
- позволяют видеть структуру компании и рабочих процессов.
Особенности систем учета рабочего времени (СУРВ)
Учет рабочего времени – залог эффективного управления компанией и персоналом. Чем системнее подход к этому вопросу, тем успешнее предприятие.
Система учета рабочего времени (СУРВ) – это сервисное решение, которое в автоматическом режиме дает всю информацию о внутренних процессах компании.
Как пример, система учета рабочего времени Crocotime:
- проста в установке – агентскую часть системы загружают на компьютеры подчиненных. Данные в автоматическом режиме поступают на сервер, готовая аналитика доступна администратору;
- не мешает основной работе за ПК – агент программы не нагружает систему, не тормозит;
- легко масштабируется – начать знакомство с функционалом программы можно, внедрив ПО в одном отделе, а затем распространить систему на все предприятие;
- подходит для крупных компаний со штатом в 1000 и более человек;
- стабильно работает благодаря качественной серверной части;
- понятна в использовании – интерфейс программы лаконичен, информация представляется максимально наглядно.
Автоматизированный учет рабочего времени
Важное преимущество систем учета рабочего времени – это одновременный фокус и на соблюдении внутреннего распорядка, и на содержании рабочих часов.
В части дисциплины все та же программа Crocotime:
- отмечает начало рабочего дня с момента запуска агента программы на персональном ПК, окончание фиксируют вместе с выключением рабочей машины;
- автоматически формирует табели благодаря интеграции с кадровыми системами;
- позволяет видеть, как реализуются крупные проекты, благодаря функции тайм-тренинга;
- показывает время работы за компьютером и вне его. По сути фиксирует непосредственно рабочие минуты и отвлечения. Но при этом за счет объединения с IP-телефонией, календарями и СRM-системами учтет время бизнес-встреч или телефонных переговоров с клиентами.
В то же время, все прекрасно понимают, что прийти вовремя на работу – это полдела, сесть за рабочий компьютер – еще не значит начать выполнять непосредственно трудовые задачи. Исследования говорят, сотрудники, увлеченно глядя в монитор, занимаются:
- решением личных вопросов – 25%,
- перепиской в мессенджерах – 19%,
- серфингом в социальных сетях – 13%.
Взять под контроль компьютерное время поможет CrocoTime. Эта программа поможет:
- задать профильные и непрофильные сайты и приложения для каждого сотрудника или группы. Например, для специалиста по продвижению социальные сети будут рабочим инструментом, а для специалиста, в чьи обязанности входит, например, обзвон клиентов – отвлечением;
- отследить, с какой целью использовался рабочий компьютер ради информационной безопасности. Crocotime фиксирует заголовки активных окон, из чего становится понятно, трудился сотрудник на благо родной компании или успевал подрабатывать на конкурента;
- увидеть эффективность каждого участника рабочего процесса. Функция тайм-трекинга реализована в Crocotime максимально просто: в начале выполнения задачи сотрудник нажимает кнопку старта, по окончании – отключает трекер. Так можно увидеть, сколько времени ушло на выполнение, сравнить результат.
Автоматическая фотография рабочего дня
Фотография рабочего дня – самый удобный вариант для оценки эффективности работы сотрудника. В автоматическом режиме эта функция рисует непредвзятую картину, позволяя:
- увидеть, где тратится слишком много времени при недостаточно высоком результате;
- оценить вклад каждого сотрудника в общее дело;
- найти процессы, которые явно нуждаются в совершенствовании;
- распределить нагрузку между сотрудниками;
- показать самим работникам, где нужно подтянуться.
В CrocoTime эта функция, ко всему прочему, реализована лояльно, с поправкой на тайну личной переписки. Программа:
- не делает скриншотов экранов,
- не записывает телефонные разговоры,
- не перехватывает электронные письма,
- не ведет видеозапись с веб-камер.
Это важный момент, который влияет на моральное состояние команды – кому понравится быть в фокусе тотальной слежки? Кроме того, отсутствие такого “шпионского” набора функций убережет руководство компании от судебных разбирательств в перспективе.
Главное преимущество автоматических систем учета рабочего времени – в их широком функционале, который перекрывает возможности всех известных методов контроля, и незаметном формате работы.
Автоматизация рабочих процессов в целом открывает временные резервы, которые сотрудники могут тратить на тщательное выполнение своих непосредственных обязанностей, без рутины. А руководство получает возможность думать о глобальных вопросах развития бизнеса, не тратя драгоценные минуты на слежку и самостоятельный анализ продуктивности коллектива.