Как выявить высокую загруженность сотрудников?

Перерывы на работе – только для работы. Для обсуждения вопросов с коллегами, изучения новой профессиональной информации, но не для отдыха. И кофе тоже нельзя пить. После него наступает временный тонус, потом “пассивная фаза”. Паузы снижают вовлеченность сотрудников в процессы и не способствуют эффективности. Это результаты исследований американского психолога Шарлотты Фриц. И у них больше противников, чем защитников.
Высокая загруженность приводит к профвыгоранию. Недостаточная деятельность персонала – к снижению бизнес-активности. Поговорим, как не переходить из одной крайности в другую.

Методы контроля загруженности персонала

Отказаться от сверхурочной работы может лишь каждый десятый россиянин. Аналитики Роструда подсчитали, что постоянно задерживаются в офисах треть трудящихся. Делают это по личной инициативе. Доплату за сверхурочные не получают. Эта статистика касается различных сфер деятельности:

регулярно вечером в кабинете работают 32%;
задерживаются не менее 1 раза в неделю — 28%;
испытывают стресс из-за неизменной перегрузки в компании, не высыпаются – более 60%.

Россия занимает 6-ое место в мире по трудоголизму, а производительность в стране на 27% ниже средних мировых показателей. Рабочий Германии трудится в среднем в год 1,3 тыс. часов. Гражданин РФ – 1,97 тыс. часов в год. Разница громадная. Почему так, надо отслеживать в конкретном случае отдельного предприятия. Отметим общие способы выявить загрузку, и то, насколько объективны ее причины:

проводить планерки, чтобы мотивировать подчиненных, изучать динамику выполнения задач, анализировать развитие;
установить видеокамеры, открытые и скрытые;
нормировать труд, т.е. определить конкретные KPI по операциям, проектам, т.е. ввести нормативы, которых должны придерживаться без колебаний в сторону снижения или превышения;
актуализировать мотивационную доску с отметкой достижений работников, руководителей;
ввести в практику отчеты: квартальные, ежемесячные, еженедельные, по необходимости. Анализ собственных действий помогает адекватно оценивать старания и результаты.

Выявление низкой и высокой загрузки сотрудников

Другая сторона занятости – недостаточность заданий. С ними справляются за половину дня, а дальше занимаются личными проблемами. Момент одинаково непродуктивный для бизнеса. Как получить адекватную картину загруженности:

непосредственное слежение за служащими, при котором администратор находится среди коллег, анализирует их активность, ответственность исполнения, тут же решает вопросы по усилению продуктивности;
разбор итогов труда, оценка достижений. Подходят для производства определенных товаров;
совещание, групповой контроль. При командной работе над проектом такой метод хорош для координации совместных действий, прояснения трудных моментов, распределения обязанностей;
обсуждение развития событий также помогает следовать целям, не отходить от стандартов, нормативов, договоренностей.

Следование простым методам анализа позволяет оценить, кто же в коллективе не доводит начатое до логического завершения, кто не горит браться за новые задания, почему нет стабильности в продуктивности сотрудника, в чем кроются поводы для отрицательного отношения к работе.Только ли в лени или дело в выгорании, физическом переутомлении. Тесты, общение раскроют ситуацию изнутри.

Оптимизация рабочего процесса

От оптимизации руководство ждет прежде всего повышение эффективности. Чтобы в предложенных экономических условиях добиваться целей, сокращать неоправданные расходы на содержание подчиненных. В то же время создавать обстановку, при которой есть место отдыху, перерывам, паузам.

Ситуации, когда времени в обрез, но дела еще не закончены, дедлайн проваливается, привычны. По статистике, это происходит не только из-за больших объемов. Тому причиной часто становится банальная неорганизованность, плохая эргономичность, неумение расставить приоритеты, следовать плану. Бывает, что только на поиск документов уходит до 20% рабочего периода, 10% – на документооборот между отделами.

Потребность в оптимизации на предприятии возникает периодически. Когда вдруг теряется контроль над ситуацией, когда процессы встают на отлаженные рельсы, и вроде бы все происходит, как надо, но уже нет движения вперед, нет стремления сотрудников выкладываться. И некогда растущая компания испытывает застой:

не отслеживаются функции и направления деятельности работников;
затягивается принятие решений, при раздутом штате нет способного взять ответственность на себя;
нагрузка между участниками коллектива распределяется нецелесообразно. Многозадачность, сверхзагруженность одного человека, когда приходится трудиться за себя и за коллегу, приводит к снижению KPI активиста.

Когда организация берется за новую деятельность, расширяется, эти вопросы становятся проблемными, тормозом для начинаний.

Как эффективно управлять загруженностью в отделе?

Низкая результативность персонала – чаще всего следствие непродуктивности руководителя отдела, подразделения и т.д. Выделяются распространенные проблемы:

специалист не получает четкие цели, из-за этого не понимает, к чему должен прийти по итогам усилий. Непосредственный начальник должен четко объяснить цели, соразмерить их со сроками и ожидаемыми результатами;
сотруднику не хватает ресурсов для выполнения рабочих обязанностей, программного обеспечения, денег, сотрудничества с коллегами. Решением этого вопроса может стать мониторинг эффективности времени. Откроется, на какие задачи тратится время, и как много, каких конкретно источников недостаточно человеку для высокой производительности;
из-за недостатка знаний, квалификации работник не справляется с заданиями. Понять это возможно через оценочные мероприятия HR-службы, автоматические программы учета времени. После прояснения картины появится ориентировка – отправить коллегу на дополнительное обучение, приставить к нему менторов, перераспределить функционал среди персонала, нанять нового человека;
поощрение, моральные стимулы эффективны наравне с материальными. Человеку необходимо ощущать свою значимость, оправданную, конечно же. Признание заслуг перед коллективом, устная похвала, грамота к празднику.

Не стоит забывать о физической разгрузке. Дартс, настольный теннис, боксерская груша снимают психологическое напряжение. В целом такие шаги мотивируют к дальнейшей плодотворной работе и помогут избежать увольнения работника только потому, что от него не смогли добиться полной самоотдачи, не смогли раскрыть всех его профессиональных возможностей.

Автоматизированная система учета рабочего времени

Очевидно, что мониторинг персонала – задача не одного дня или месяца. Эта работа должна вестись регулярно. С помощью опытных и лояльных подчиненных, менеджеров компании и до управленцев высшего звена. Но в перспективе сказывается человеческий фактор, контроль ослабляется, в ручном режиме осуществлять его сложно.

Выход подсказывают автоматические программы учета времени. Одна из распространенных – CrocoTime. Снимает вопросы по навязчивому наблюдению за производительностью, за дисциплиной. Включается в процессы незаметно, не замедляет работу ПК. Остается тонкий нюанс: программа устанавливается с согласия работников. Она деликатна по отношению к ним, потому что учитывает все достижения, переработки, скорость, взаимодействие. Кроме того:

автоматизированная программа выявит ошибки, отметит время, потраченное непродуктивно;
покажет, какие сайты посещали, связанные с профобязанностями или непродуктивные, кто не справляется с задачами или как быстро успевает их реализовать;
CrocoTime интегрируется с кадровым ПО, IP-телефонией, системами СКУД, корпоративными календарями. Это составляет картину дня, длительность деловых встреч, телефонных переговоров, регулирует продолжительность совещаний.

Фотография рабочего дня

Как проходят бизнес-процессы внутри предприятия, какие ошибки допускаются в организации труда, разъясняют IT-решения. Продуктивной признана CrocoTime. Ее удобство подтверждают сотни российских компаний, которым продукт позволил выйти из состояния стагнации, составить команду из заинтересованных людей и поддерживать настрой на развитие.

Функционал программы CrocoTime составляет точную фотографию рабочего дня каждого сотрудника/отдела/подразделения. Происходит это автоматически, без лишних записей:

определяет структуру РВ, приоритеты, которые работник ставит себе по процессам. Скорее всего, первоочередными считает и выполняет наиболее сложные для него функции;
предоставляет отчеты по каждой штатной единице по запросу менеджера, а также тех, кто пожелает лично проконтролировать себя;
отмечает отвлечения, перерывы. Они не запрещены, обед в рамках трудового законодательства не будет учитываться как бездействие, но опоздания, частые перекуры будут отмечаться как нерабочее время. Также положение мышки в покое более пяти минут засчитается как остановка;
раскрывает причины невыполнения норм;
систематизирует опыт лучших участников коллектива, бюджет РВ сотрудников с высокими результатами ложится в основу оценки KPI других специалистов и становится поводом найти пути оптимизации внутренних процессов.

Фотография рабочего дня подходит для проверки офисных и удаленных специалистов. Покажет время их максимальной и минимальной занятости по различным периодам и поможет выяснить причины подъема и падения активности, проанализировать и сделать выводы. А в дальнейшем – сэкономить силы, больше отдыхать, и главное – не оставаться сверхурочно, да еще бесплатно.