Учет рабочего времени – тема не новая. Журналы учета на вахте, КПП на входе – привычная практика. Контроль начинает вызывать возмущение, когда отслеживание приобретает скрытый характер. Насколько правомерно вести учет рабочего времени, как сделать это законно и с пользой для коллектива и бизнеса в целом – разберем в этой статье.
В свежем исследовании рекрутингового портала HH.ru работодатели признаются, что для отслеживания временных затрат в течение рабочего дня используют различные технические инструменты. Об этом говорит каждый пятый управленец. Но только ⅔ руководителей уведомили своих подчиненных о существующем контроле. Хорошее скрывают редко, поэтому тайное наблюдение вызывает в разы больше возмущений и беспокойства – такова психология рассуждений среди персонала, которому предпочли не сообщать об использовании программ учета рабочего времени. И будем честны, такая логика вполне понятна с человеческой позиции.
Правовое обоснование учета рабочего времени
Вопрос правомерности давно урегулирован на законодательном уровне. В ст. 91 Трудового кодекса России четко прописано: у работодателя по сути нет выбора, контролировать своих сотрудников или нет. Он обязан это делать. Каким образом будет выполняться это требование, закон не указывает, но в каждой организации должен вестись табель учета рабочего времени. Отсутствие этого документа грозит директору компании санкциями.
Статья 21 того же ТК РФ диктует персоналу соблюдать все внутренние правила родного предприятия и выполнять обязанности, прописанные в трудовом договоре, в полном объеме и надлежащем качестве. А значит, определять соответствие реальных трудозатрат с оговоренными руководитель тоже в праве. Более того, вся информация, которую мониторят программные инструменты, собирается с компьютеров, принадлежащих организации. А значит, ссылаться на неправомерный доступ к компьютерной информации невозможно.
В то же время Конституция России гарантирует каждому человеку право на неприкосновенность частной жизни. Поэтому первое и важное: работодатель должен уведомить персонал об использовании инструментов для мониторинга рабочего времени, какими бы они ни были. Причем письменно, под роспись. И второе: подобрать такие программы, которые не используют функционал, противоречащий закону. При таком подходе учет рабочего времени не вызывает спорных вопросов с точки зрения Права, а только приносит пользу и управленцу, и подчиненным.
Зачем вести учет рабочего времени?
Первое, что мы уже выяснили, – это соблюдение требований законодательства. Вести учет рабочего времени нужно, как минимум, чтобы избежать различного рода наказаний со стороны контролирующих органов.
Вторая причина более понятна руководителям. Время, потраченное впустую – это потраченные впустую деньги. Обычно говорят, что подсчитать убытки от нерационального использования времени сложно, но в 2020 году крупное издание опубликовало результаты своей калькуляции, где в цифрах сравнили, во сколько обходится бизнесу сотрудник, добросовестно исполняющий свои обязанности, и его коллега, работающий «в полноги». Итог расчетов впечатляющий: во-первых, час работы бездельника на 200 с лишним рублей дороже часа работы эффективного специалиста, а во-вторых, из-за каждого лентяя компания недополучает больше 2 миллионов выручки в год.
Теперь становится прозрачно понятно, почему управленцы хотят знать, чем заняты подчиненные в рабочее время, насколько эффективно тратят свои трудовые часы. Учет рабочего времени помогает:
- наладить дисциплину – бороться с опозданиями, прогулами, уходами пораньше, частыми перекурами и кофе-брейками;
- увидеть, где именно и на что уходят часы впустую, найти резервы времени;
- подсветить «узкие места» в бизнес-процессах компании и устранить их;
- помочь персоналу освоить базовые принципы тайм-менеджмента и повысить эффективность.
Конечно, рассчитывать на то, что сотрудник, переступив порог офиса, будет тратить каждую секунду на полезное для компании дело – утопия. Короткие перерывы нужны для разгрузки и качественного переключения с одной задачи на другую. Законодательство в плане отдыха дает любому сотруднику определенные гарантии – это законный обеденный час и короткие перерывы в течение дня. Главное – соблюсти меру. И здесь вырисовывается третья причина для ведения учета рабочего времени: контроль помогает самим сотрудникам иначе относиться к распределению задач, увидеть свои «болевые точки» при организации рабочего дня.
Что говорят сотрудники о контроле их работы?
Как только становится известно, что в организации приняли решение о контроле работы в течение дня, персонал, как правило, делится на два лагеря: одни принимают и понимают эффект от использования систем мониторинга, другие бойкотируют затею, находя всяческие аргументы для того, чтобы систему не внедряли в компании.
Зачастую сотрудники пребывают в полной уверенности, что выполняют свои должностные обязанности по максимуму. Однако, как правило, первые же несколько недель использования инструментов мониторинга показывают, что «и на солнце есть темные пятна». Кроме того, невозможно оценить соответствие плану, не используя контроль.
По статистике, одно знание, что работу отслеживают, повышает эффективность примерно на 30%.
Другой случай, когда в попытке отстоять свое право на свободу действий в рабочее время сотрудники начинают угрожать увольнением. Аргумент для начальника весомый, с одной стороны. Но, как показывает практика, специалист, который исполняет свои обязанности честно и с заинтересованностью, в мониторинге угрозы не видит. Наоборот, фиксация рабочего времени становится доказательством продуктивности и преданности идеям компании. Поэтому, с другой стороны, услышав ультиматум, руководителю стоит задуматься, что именно вызвало столь негативную реакцию на учёт рабочего времени.
В любом случае вопросы, связанные с непринятием новых правил в компании, нужно решать с помощью объяснений плюсов системы мониторинга. Ведь цель руководства – не найти слабое звено, а помочь повысить эффективность ради общего успеха бизнеса.
Способы контролировать рабочее время
Первое, с чего начинается контроль – это банальная дисциплина труда. Время прихода и ухода сотрудников отмечают разными способами. В госучреждениях еще можно встретить вахтера с журналом; в более современных компаниях используют турникеты с картами, которые отмечают время автоматически, биотерминалы, где пропуском выступают индивидуальные черты сотрудника (отпечаток пальца, радужка глаза скан лица в целом и т.д.); там, где важно фиксировать перемещения внутри офиса, применяют системы контроля и управления доступом, предоставляя разные права на посещение тех или иных кабинетов в зависимости от должности и полномочий.
Для мобильных сотрудников – курьеров, мерчендайзеров, торговых представителей и т.п. – более актуальными становятся различные GPS-трекеры, приложения в смартфонах с функцией отслеживания местоположения в конкретное время рабочего дня.
Однако эти способы упускают, пожалуй, самое главное – это содержательность рабочего времени. Ведь переступить порог офиса – еще не значит начать работать. К сожалению. Время на утренние ритуалы – кофе, беседы о личном с коллегами, разбор электронной почты и т.д. – может растягиваться на несколько часов, сокращая полезный интервал рабочего дня.
Наиболее универсальными, точными и всеобъемлющими становятся компьютерные технологии – системы учета рабочего времени, которые способны полностью заменить другие варианты контроля рабочего времени.
Автоматический учет рабочего времени
Главный минус других способов учета рабочего времени – это человеческий фактор. Вахтера можно угостить шоколадкой, чтобы в журнале появилось нужное время начала рабочего дня, приложить пропуск к турникету за коллегу – тоже практика не редкая. Автоматические системы учета рабочего времени полностью независимы от персонала компании, и это касается не только рядовых сотрудников. Руководитель не имеет возможности вмешаться в сбор данных ровно так же, как и подчиненный. При этом под контроль попадает каждая минута, проведенная в офисе. Например, система мониторинга рабочего времени CrocoTime:
- выполняет функцию пропускной системы, фиксируя, во сколько сотрудник включил рабочую машину и во сколько выключил. Эта информация приравнивается ко времени начала и окончания рабочего дня соответственно;
- включает в себя функцию «фотография рабочего дня», которая отражает поминутную занятость специалиста, помогая составить представление о нагрузке, количестве перерывов правомерных и чрезмерных;
- обладает встроенным тайм-трекингом, который позволяет измерить время, затраченное сотрудником на выполнение конкретных задач, и предоставляя информацию для оптимизации процессов;
- фиксирует инструменты, которые использует персонал в работе – лучшие практики, позитивно сказывающиеся на продуктивности, руководитель может масштабировать в пределах отдела или всей компании;
- дает возможность разграничить ресурсы, к которым обращается сотрудник, на продуктивные и непродуктивные, чтобы в зачет шло время работы с полезными инструментами;
- не требует дополнительного времени на аналитику. Система сама проводит анализ данных, руководитель может в любое время запросить статистику в нужном объеме, разрезе.
Стоит отметить, что CrocoTime – одна из немногих систем, заточенных на лояльный контроль и соответствие букве закона. Разработчики сознательно исключили любые способы слежки за персоналом: в программе отсутствуют возможности скриншотов, видеозаписей экрана ПК и звонков, считывания порядка нажатия клавиш на клавиатуре и перехвата почты/сообщений в мессенджерах. Право на тайну частной жизни сохранено полностью. При этом доступ к статистике по запросу может быть предоставлен и самим сотрудникам, чтобы те имели возможность своими глазами увидеть результаты своей работы. Объективность мониторинга обеспечивается и за счет интеграции с различными корпоративными системами – IP-телефонией, календарями, чтобы время вне компьютера, потраченное тем не менее на рабочие задачи (совещания, планерки, встречи и созвоны с клиентами) было засчитано продуктивным.
Особые случаи, когда контроль рабочего времени неэффективен
Строгое соблюдение трудовых часов – безусловно, удел точных профессий, когда просто сопоставить количество потраченного времени и полученные результаты. Сложнее всего поддаются контролю трудозатраты творческих профессий, когда многочасовые размышления в один прекрасный момент выливаются во впечатляющий результат. Тем не менее сказать, что контролировать этот процесс не нужно будет не совсем верно. Для того же творчества нужна «подпитка» – сотрудники ищут инсайты, вдохновляются на профильных ресурсах, изучают работы коллег.
Система CrocoTime позволяет тонко организовать индивидуальный подход к каждому сотруднику, настроив под него график рабочего времени (если, например, продуктивность у специалиста выше в послеобеденное время, границы рабочего дня можно подвинуть в системе учета) или указав профильными сайты и приложения, которые, например, для инженера будут скорее развлекательными, чем полезными.
Учет рабочего времени важен в любом случае, ТК РФ не делает поблажек сотрудникам творческих профессий и требует вести табели учета рабочего времени для них на общих основаниях. CrocoTime помогает делать это в автоматическом режиме, держа руку на пульсе всего происходящего в компании, помогая видеть реальную картину положения дел и успехов специалистов.