Исключить полностью личные дела из списка ежедневных задач невозможно. Но отдавать им приоритет, находясь на рабочем месте, нельзя. Руководитель справедливо требует, чтобы подчиненные в оговоренные трудовым договором часы отдавались работе, Трудовой кодекс России подтверждает обоснованность такого подхода управленцев. Как выяснить, кто проводит слишком много времени за решением личных вопросов в рабочее время, и при этом не применять «драконовские» методы, расскажем в этой статье.
Методы контроля рабочего времени
63% сотрудников российских компаний отвлекаются от рабочих задач на решение личных вопросов – говорится в свежем исследовании аналитического центра НАФИ. В рабочее время сотрудники предпочитают:
- поговорить по телефону с друзьями и родственниками – 21%;
- пообщаться в мессенджерах – 20%;
- провести время в социальных сетях – 18%;
- изучать новостную ленту – 15%;
- выйти в курилку – 14%;
- обсудить с коллегами вопросы, работы не касающиеся – 14%.
Телефонные разговоры при этом занимают от 15 минут до получаса в среднем, в курилке проходит около часа, а мессенджеры и соцсети поглощают до 2 часов.
Цифры впечатляют и заставляют управленцев контролировать рабочее время. Прогресс накладывает свой отпечаток на методы контроля. Сейчас популярные ранее варианты – журнал учета или отметки вахтером – неактуальны и уступают место более современным способам:
- видеонаблюдение на входе в компанию, на этажах и в кабинетах позволяет отследить, когда специалист появился на рабочем месте, как долго «раскачивался» с утра – пил кофе, общался с коллегами, – во сколько покинул стены офиса. Однако о результативности такой метод контроля понятия не дает: пить кофе можно, обсуждая текущие задачи и способы их решения или, наоборот, вести беседу в переговорной комнате можно отнюдь не по теме проекта;
- СКУД (системы контроля и управления доступом) помогают экономить на дополнительной штатной единице, в чьи обязанности входит отмечать время прихода и ухода персонала. Более того, таким системам под силу контролировать и внутренние перемещения, если это имеет принципиальное значение в связи с деятельностью компании. Но СКУД также не дают сведений о непосредственной занятости и эффективности специалистов;
- планерки и отчеты способствуют поддержанию дисциплины и позволяют отслеживать процесс работы над задачами и проектами: в начале каждого дня сотрудник получает план работы, которому должен следовать, в конце дня или на следующее утро подводит итог своей деятельности. Однако такие совещания нужно проводить с умом, чтобы они не превращались в бессмысленную трату того самого времени, которое руководитель пытается взять под контроль и начать экономить;
- автоматизированные системы мониторинга и учета рабочего времени – самый новый способ из всех существующих, которому отдают предпочтение из-за отсутствия необходимости тратить дополнительное время на контроль и функциональности, которая затрагивает вопросы дисциплины и эффективности труда одновременно.
Особенности учета рабочего времени
Учет рабочего времени базируется на особенностях деятельности компании, все тонкости работы персонала прописывают в трудовом договоре. В первую очередь указывают график работы – посменный, ненормированный, гибкий и т.д. В любом случае, с учетом нормы права нормальная продолжительность рабочего времени – не больше 40 часов в неделю. Поэтому в любой организации должны быть установлены:
- продолжительность рабочей недели и количество выходных дней (например, 5 рабочих + 2 выходных, 6 рабочих + 1 выходной, скользящий график выходных);
- вид учета рабочего времени (поденный, недельный, суммированный);
- длительность смены или работы ежедневно;
- количество смен в сутки;
- график рабочих дней и выходных;
- длительность времени отдыха в течение рабочего дня или смены;
- время начала и окончания рабочего времени.
Эти данные зачастую отличаются для различных отделов компании и иной раз даже для различных сотрудников. Автоматизированные системы учета рабочего времени позволяют внести эти сведения в программу, а дальше – софт самостоятельно будет вести учет в соответствии с установленными внутри компании нормами. Так работает программа CrocoTime от российского разработчика корпоративных систем для совершенствования бизнес-процессов – компании Infomaximum. Кроме того, программный подход к учету рабочего времени позволяет без труда учитывать и другие особенности, которые диктует указывать в табеле учета рабочего времени ТК РФ:
- автоматически отмечают сверхурочные часы, сравнивая продолжительность рабочего дня сотрудника с установленной в договоре;
- отслеживать прогулы и опоздания;
- фиксировать обоснованные пропуски работы по болезни или семейным обстоятельствам.
Учет рабочего времени удаленных сотрудников
Удаленные специалисты в штате – в последние несколько лет дело неудивительное. Более того, сейчас в связи с экономической нестабильностью большинство компаний предпринимают те или иные меры по сокращению издержек, и перевод сотрудников на удаленку входит в ТОП-5 таких мер. К этому склоняются 15% современных бизнесменов.
Подход к учету рабочего времени удаленных специалистов, с одной стороны, несколько иной и вызывает у руководителей больше вопросов. При таком формате взаимодействия, когда сотрудник находится вне поля зрения управленца, больше внимания уделяют следованию дедлайнам и налаживанию коммуникаций, ведь по сути удаленный сотрудник – это такой же подчиненный, работа которого должна укладываться в принятые в компании трудовые нормы.
Для учета рабочего времени удаленщиков программные методы становятся ключевыми и едва ли не единственными. Системы учета, например, CrocoTime, позволяют:
- наладить дисциплину, синхронизировать работу удаленного и офисного персонала, видеть, во сколько удаленщик приступил к работе и во сколько окончил рабочий день;
- функция тайм-трекинга позволяет измерить, сколько времени потрачено на конкретную задачу, какое время трудился удаленный специалист над проектом, каков его вклад в общее дело;
- «фотография рабочего дня» фиксирует всю активность в рабочие часы, распределение нагрузки в течение рабочего дня, сайты и ресурсы, которые использовались в работе, время отвлечений и поводы для них.
Современные подходы к мотивации персонала
В 2022 году, по результатам опроса рекрутингового портала SuperJob, главным мотивирующим фактором остается уровень зарплаты, что, впрочем, в сегодняшней экономической ситуации не удивительно. 22% респондентов говорят, что лучшая мотивация – это финансовое вознаграждение. Для 10% важно достигать поставленных целей, для 8% – комфортная атмосфера в коллективе. Все сотрудники сходятся в том, что справедливая оценка профессиональной деятельности должна приносить определенный профит – моральный и материальный. Руководители далеко не против такого подхода и готовы платить по заслугам. Другой вопрос, как эти заслуги объективно оценить.
Оценка эффективности персонала
Общую эффективность персонала показывают достижения компании: количество и качество выполненных проектов, положительный фидбэк клиентов, рекомендации и стабильное число заказов товаров или услуг. Однако понятно, что вклад каждого специалиста будет разным, и нередкостью становятся ситуации, когда один сотрудник загружен настолько, что не успевает вовремя пообедать, а другой спокойно решает личные вопросы в рабочие часы.
Прежде классическими методами оценки эффективности были:
- тестирования самого различного рода. Таким способом проверяются и профессиональные навыки, и коммуникативные, оценивается приверженность идеям компании и вовлеченность в процесс работы;
- обязательные отчеты о проделанной работе, где сотрудник сам оценивает свой вклад, расписывает заслуги и результаты;
- метод «360 градусов», когда характеристику специалисту дают коллеги, непосредственный руководитель;
- независимая экспертная оценка, которую дают приглашенные специалисты.
Все эти методы могут быть необъективными: давая оценку себе, сотрудник может умолчать о своих промахах; коллеги могут испортить профессиональную характеристику из-за личных взаимоотношений. Приглашенные специалисты выливаются в дополнительную статью расходов.
Куда более простым, действенным и непредвзятым инструментом становятся системы автоматического учета рабочего времени. CrocoTime оснащена встроенной аналитикой и руководитель в любой момент времени может получить «сводку» по отделу и конкретному подчиненному. Система:
- фиксирует занятость, показывая продуктивность работы каждого отдельного сотрудника;
- показывает количество отвлечений и нецелевого времени;
- сравнивает показатели специалистов с одинаковыми должностными обязанностями;
- отмечает часы переработок и помогает определить, насколько они оправданы.
Все данные, которые ложатся в основу анализа работы персонала, собираются автоматически, подделать их, внести коррективы постфактум невозможно. Полностью лишенная человеческого вмешательства информация становится достоверной базой для оценки эффективности сотрудников.
Повышение эффективности рабочего времени
Имея на руках объективные данные, руководитель получает возможность повысить эффективность рабочего времени. Система анализирует бизнес-процессы, показывая «узкие места», которые стоит устранить. Неудовлетворительные показатели станут маркерами причин снижения продуктивности, а высокие конкретного сотрудника помогут улучшить работу всего коллектива, масштабировать лучшие практики на всю команду. Тайм-трекер помогает установить нормативы для выполнения операций и решения задач.
CrocoTime – это не столько инструмент контроля, сколько действенный помощник в налаживании внутренних рабочих процессов. Программа мотивирует персонал, поскольку результаты мониторинга могут видеть и сами подчиненные – прямая взаимосвязь уровня заработка и отработанных часов, приложенных усилий становится очевидной и подконтрольной сотрудникам. При этом система признана одной из самых лояльных – разработана с заботой о сохранении тайне личной переписки и соблюдении конституционных прав человека.
По оценкам разработчиков, одна только новость о том, что в компании внедрена система учета рабочего времени, повышает эффективность персонала примерно на 30%, заставляя ставить в приоритет рабочие задачи, а не личные дела.
Поверить эффект от применения CrocoTime можно в бесплатном тестовом режиме. 14 дней использования триал-версии достаточно, чтобы понять, как на самом деле обстоят дела в Вашей компании.