Учет рабочего времени – обязанность любого работодателя. Отмечать отработанное время каждого сотрудника можно любыми способами. Один из самых распространенных – вручную. Но если учет рабочего времени вести не ради «галочки», можно получить гораздо больше пользы для бизнеса, чем простое соблюдение законодательства и отсутствия в связи с этим штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Об эффективных альтернативах ручному учету – эта статья.
Контроль работы персонала
Споры вокруг контроля работы персонала давно утихли. Работодатели единогласно говорят, что контролировать действия сотрудников на рабочих местах надо. Сегодня того требует информационная безопасность, да и результаты исследований занятости сотрудников в рабочие часы подтверждают, что отвлекается большая часть рабочих коллективов.
Например, аналитический центр НАФИ провел Всероссийский опрос населения – выяснилось, что 2/3 сотрудников российских компаний отвлекаются от работы на посторонние дела. В ТОПе отвлекающих факторов – социальные сети, мессенджеры, телефон, которые используют для решения личных вопросов в рабочее время. Не уступают по количеству поглощенных впустую часов новостные ленты, перекуры и разговоры с коллегами. Причем на это может уходить от 15 минут до 2 часов рабочего дня.
Чтобы отслеживать время, нужно измерить и задокументировать количество отработанных часов. Эти данные используются для анализа эффективности и производительности в бизнесе.
Время можно отслеживать с помощью различных методов, от ручного ввода времени начала и окончания рабочего дня до использования расширенного программного обеспечения для отслеживания времени и управления проектами.
При отслеживании времени важно не только регистрировать количество отработанных часов, но и проводить мониторинг выполненных действий сотрудников, клиентов, с которыми успели поработать, и завершенных проектов. Только в таком случае учет рабочего времени принесет реальный эффект бизнесу.
Методы контроля рабочего времени
Методы контроля рабочего времени можно разделить на ручные и автоматизированные.
Первая категория – это всем известные и самые простые способы:
-
бумажные табели учета рабочего времени.
Бумажный метод — самый простой способ отслеживать время. Все, что нужно сделать, это обязать сотрудников записывать свои задачи, бизнес-функции и сколько времени тратится на их выполнение. Можно контролировать время с 15-минутными или 30-минутными интервалами. Метод удобно использовать где угодно — даже там, где нет подключения к Интернету.
Как вариант, можно назначить ответственного за составление табелей человека. Например, вахтер на входе может учитывать время начала и окончания рабочего дня или офисный сотрудник периодически «пробегаться» и смотреть, кто чем занят. Согласитесь, не самый комфортный вариант, но он все-таки имеет место быть.
Самая большая проблема при этом заключается ошибках, поскольку сотрудник может забыть отметить определенные задачи и другие данные, особенно когда есть место переключениям с проекта на проект или режим многозадачности;
-
таблицы.
Другой способ отслеживания времени — использование электронных таблиц Excel. Это экономит долю времени и усилий, необходимых для составления отчета о фактической занятости.
Преимущество использования цифровых электронных таблиц заключается в том, что после создания шаблона можно использовать файл для нескольких проектов/сотрудников. В отличие от бумажных табелей учета рабочего времени в электронных таблицах можно создавать резервные копии и эффективно хранить. Они также позволяют создавать отчеты по данным.
Хотя электронная таблица лучше, чем бумажный метод, она все же не записывает фактическое время, затраченное на задачу. Все только со слов сотрудников, и руководителю придется верить на слово. Кроме того, каждый раз вручную вводить время может быть утомительным занятием, отнимающим дополнительное время.
Ручной учет может быть отчасти автоматизирован с помощью, например, СКУД – систем контроля и управления доступом, которые фиксируют время прихода и ухода персонала на рабочие места. Однако такой мониторинг дает весьма пространное представление о занятости специалистов. Прийти в офис – это только полдела. Полчаса, а то и больше, на раскачку – утренний кофе, обсуждение последних новостей с сослуживцами – стандартная картина.
Частые ошибки в ручном учете рабочего времени
Для некоторых компаний традиционный метод ручного учета рабочего времени по-прежнему остается стандартом. Однако этому методу присущи определенные проблемы:
-
сотрудники случайно или намеренно «крадут» время.
Разрешение сотрудникам следить за своим временем вручную может привести к «кражам» времени. Иногда это происходит случайно, например, если сотрудник забыл отметить перерыв или обед.
Недобросовестные сотрудники могут вписывать ложно отработанные часы или скрывать свои отвлечения, чтобы получить больше или не выглядеть в глазах руководства лентяями;
-
ручной ввод данных приводит к ошибкам.
Ручное отслеживание рабочего времени с высокой вероятностью может быть неточным само по себе, добавьте к этому необходимость ручного ввода данных другой стороной, например, отделом кадров или бухгалтерией, и ошибки будут гораздо более вероятными. Это приводит к неточным платежам, расхождениям в отработанных часах, расчету сверхурочной работы и другим проблемам.
Ввод данных вручную — трудоемкий и дорогостоящий процесс для предприятий, которые не считают время и усилия, необходимые для исправления ошибок. Это приводит к колоссальному использованию ресурсов компании и потере производительности;
-
неточная оплата может привести к нарушению трудового законодательства.
Точное отслеживание рабочего времени обязательно для любого бизнеса, если только компания не хочет столкнуться с нарушениями трудового законодательства. Это относится не только к надлежащему учету перерывов и обедов сотрудников, но и к планированию и общему количеству отработанных часов.
Даже если компания по ошибке не учитывает правильно отработанные часы или неправильно учитывает сверхурочные часы как обычные часы, это может привести к серьезным нарушениям. Каждое нарушение влечет за собой серьезное наказание и может привести к штрафам и даже закрытию бизнеса;
-
снижение морального духа и производительности сотрудников.
Ручное отслеживание рабочего времени может во многих отношениях снизить моральный дух сотрудников. Во-первых, работники, которые сталкиваются с расхождениями в оплате труда, скорее всего, почувствуют себя ущемленными своим работодателем и будут жаловаться на руководство. Они могут стать менее продуктивными, если считают, что за свою работу они не получают справедливого вознаграждения.
Во-вторых, когда сотрудники видят, как их коллеги воруют время, часто отсутствуют или опаздывают без каких-либо финансовых потерь или дисциплинарных взысканий, это может вызвать конфликт в рабочей среде и даже провоцировать подобное поведение.
Это самые распространенные ошибки и последствия ручного учета рабочего времени. К счастью, с современным программным обеспечением, которое способно полностью автоматизировать процесс мониторинга рабочего времени персонала, многие из ошибок можно устранить.
Автоматический учет рабочего времени
Программные инструменты для отслеживания времени позволяют легко отслеживать время, которое тратится на каждую задачу. Сегодня на рынке представлено множество программ – от простых тайм-трекеров, которые выбирают фрилансеры и микропредприятия, выставляющие счета клиентам за почасовую работу, до полноценных систем учета рабочего времени, которые способны взять под контроль рабочий распорядок компании с любым, даже самым большим, размером штата.
Функционал и возможности СУРВ
Возможности систем учета рабочего времени можно назвать безграничными. Например, система CrocoTime включает в себя функционал и СКУД, и тайм-трекера, при этом работает самостоятельно, не отвлекая сотрудников, и предоставляет готовые аналитические данные по персоналу и бизнес-процессам компании.
Контроль дисциплины.
Общее количество ежедневно отработанных часов система замеряет по времени работы персонального компьютера специалиста. Началом рабочего дня становится момент включения, окончанием – момент выключения ПК. Так система помогает контролировать дисциплину, с точностью проставляя время начала и окончания работы.
Отслеживание продуктивного и непродуктивного времени.
Система контролирует количество отвлечений в рамках рабочего дня. Слишком долгое отсутствие активности периферийных устройств ввода (клавиатуры и мыши) становится сигналом к фиксации простоя. Одновременно с этим программа умеет учитывать некомпьютерную занятость – созвоны с клиентами, совещания с коллективом, встречи с заказчиками через интеграцию с IP-телефонией и корпоративными календарями.
Точный учет времени по задачам.
CrocoTime обладает встроенным тайм-трекером, который помогает точно учитывать временные затраты на каждую задачу, а в итоге дает возможность посчитать общее время работы над проектом.
Контроль использованных ресурсов.
В настройках программы есть возможность задать списки продуктивных и непродуктивных сайтов, приложений, программ для каждого сотрудника индивидуально или целого подразделения компании. Время, проведенное на непродуктивных ресурсах не будет включаться в рабочее время, что позволит сэкономить на ФОТ.
Готовая аналитика.
Все данные, собранные системой, анализируются автоматически. Руководитель получает готовую сводку продуктивности сотрудников или отделов. Это экономит время управленца, позволяя сосредоточиться на более глобальных и стратегически важных задачах, нежели слежка за своими подчиненными.
Самоанализ сотрудников.
CrocoTime – одна из немногих систем, где доступ к своим данным может получить сам сотрудник с разрешения начальника. Так специалисты получают возможность увидеть себя со стороны, сделать выводы на основе объективных данных и изменить свою структуру рабочего дня таким образом, чтобы работа стала наиболее продуктивной.
Лояльный контроль.
Система CrocoTime не делает скриншотов, не записывает разговоры, не подключается к веб-камере. Учет использованных ресурсов ведется только по заголовкам открытых окон. Это поможет сотрудникам не беспокоиться за сохранность своих персональных данных, а руководителю – безболезненно внедрить автоматизированный учет рабочего времени в своей компании.
Автоматический табель рабочего времени
CrocoTime интегрируется с кадровыми системами, позволяя на основе фактических данных автоматически формировать табели учета рабочего времени.
Это, во-первых, экономит время и человеческие ресурсы на составление отчетной документации, а во-вторых, делает расчеты с персоналом справедливыми – без переплат за невыработанное на самом деле время, но строго в соответствии с законом в части переработок.
Система CrocoTime работает одинаково на предприятиях разного масштаба – программу оценили руководители частного бизнеса и крупных компаний. Ее выбирают те, кто стремиться сократить количество ручного труда и получить от собственной деятельности максимальную выгоду. CrocoTime – это просто, эффективно, с заботой о персонале и бизнесе.