Учет рабочего времени CrocoTimeпозволяет посчитать, сколько времени сотрудники тратят на каждую рабочую задачу. Но, как оказалось, важно не только эффективно выполнить задачу, но и правильно ее составить.
Если вы хотите работать продуктивно, то конечно же в начале каждой недели вы заносите все задачи в календарь или планировщик. Но если задач очень много, то некоторые из них (как назло, это будут самые важные задачи) могут потеряться и останутся незамеченными.
Сегодня мы расскажем о том, какие данные нужно заносить о задачах, которые вы планируете в своем календаре.
Как показывает статистика учета рабочего времени, обычно календарные задачи делятся на встречи и совещания.
Чек-лист оформления задачи внутреннего совещания в рабочем календаре обычно выглядит следующим образом:
- дата и время проведения;
- место проведения (например, в каком кабинете или офисе);
- участники совещания;
- повестка дня;
- предполагаемая длительность.
Если вы внесете в календарь все эти данные, то сэкономите время на поиске нужной информации при подготовке к совещанию, да и сама подготовка будет более качественной и эффективной.
Если данные о внутреннем совещании практически всегда можно уточнить у коллег, то узнать детали встречи с партнером или клиентом уже сложнее. Поэтому здесь важно сразу вносить всю информацию в календарь.
Одна из самых важных деталей встречи — это место ее проведения. Ведь вам нужно рассчитать время в пути и выбрать оптимальный маршрут. Только после этого можно записывать время встречи.
Если вы едете в офис клиента уже не первый раз, то скорее всего можете сразу прикинуть маршрут и указать время. Кстати, в этом случае будет очень полезен учет рабочего времени мобильных сотрудников. В любом случае, будет лучше прямо в названии задачи указывать станцию метро или другой ориентир.
Чек-лист записи данных о встрече может выглядеть следующим образом:
- станция метро (если оно есть в вашем городе);
- ориентировочное время в пути;
- точный адрес;
- название компании;
- контактное лицо;
- данные контактного лица для связи: телефон, эл.почта.
Придерживайтесь этих простых правил и планируйте свое время эффективно, а оптимизировать время выполнения задач и увеличить личную продуктивность поможет учет рабочего времени CrocoTime.
