Нарушение трудовой дисциплины актуальная тема для компаний всего мира. Опоздания, прогулы, ранние уходы наносят ощутимый финансовый ущерб. В США подсчитали, что ежегодно организации теряют большие суммы денег, например, из-за прогулов менеджеров и руководителей 15,7 миллиардов долларов в год. Естественным желанием топ-менеджеров является — решить вопрос, с минимальными затратами и положительными результатами в виде сокращения издержек. Инструменты контроля были придуманы не здесь и сейчас, а прошли долгий путь эволюции:
- Учет времени вручную — когда специально обученный специалист (отдела кадров или бухгалтерии) фиксирует приход/уход с работы подчиненных. Либо, люди самостоятельно отмечаются в журналах.
- Учет времени с помощью карточек — был впервые внедрен на заводах Генри Форда. Трудяги пробивали именные карточки в специальном автомат.
- СКУД — часто используют на стратегических объектах, где есть необходимость ограничить доступ в те или иные помещения.
- Использование специализированного ПО — тайм-трекеры, специальные программы учета рабочего времени, которые подходят для контроля больших и средних коллективов.
Давайте поговорим подробнее о современных, автоматических системах. А именно о СКУД и тайм-трекерах.
Система контроля доступа и управления (СКУД)
О плюсах:
- Система не устает и работает 24 часа в сутки, обеспечивая полный контроль территории.
- Исключает человеческий фактор. СКУД не устает, не отвлекается, не нуждается в сменщике.
- Нет необходимости содержать большой штат охраны. Управление СКУД сосредоточено на одном пульте. Один человек может легко мониторить ситуацию.
- Пишет видео/фиксирует количество входов и выходов из помещения. Легко настроить уровень доступа для каждого подчиненного.
- Пластиковые карты — как паспорт сотрудника. На этом носителе содержится информация о сотруднике. Каждый раз когда он с помощью электронного ключа проходит через точку доступа это фиксируется в базе данных, которую легко запросить.
О минусах:
- Дорого. Цена установки одного блока на пять дверей — будет стоить порядка 130 тысяч рублей. Для того, чтобы гарантировать безопасность офиса где работает несколько сотен подчиненных — потребуются большие финансовые затраты. А если прибавить к этому ежегодное обслуживание, то сумма неприятно удивит.
- Уязвимость. К сожалению извне можно получить доступ к СКУД и нарушить работу системы.
- Подходит только для заводов/школ/крупных предприятий. Представим, что стоит задача повысить дисциплину в небольшом офисе, где сотрудники работают за компьютерами и нет необходимости следить за передвижениями людей. СКУД покажет только — кто и во сколько пришел, все ли на рабочем месте и во сколько покинули здание. И никаких данных о производительности труда.
- Эффект слежки. СКУД подразумевает неусыпный контроль за подчиненными. Большой брат следит круглосуточно за тем, что вы делаете на рабочем месте. По-мнению сотрудников компаний где есть СКУД — это значит работать в состоянии постоянного стресса. Помните, что моральный настрой команды очень влияет на результат работы. Если руководство не доверяет персоналу — персонал не будет выкладываться.
- Затраты не гарантируют результата. Система позволит снизить количество опозданий и прогулов, но не даст заметного экономического эффекта. Потому что важно понимать, работают ли механизмы управления, какова структура компании и все ли справляются с поставленными задачами.
Между тем 51% россиян заявили, что не считают опоздание — злостным нарушением дисциплины. Для них главное — выполнить работу в срок. И такой подход имеет право на жизнь, если разумно подойти к оценке труда, дать подчиненным свободу в планировании дня и платить по результату. Решить обе задачи без серьезных финансовых вливаний поможет программа разработанная компанией “Инфомаксимум”.
Контроль опозданий сотрудников с CrocoTime
Сразу отметим, что эта программа учета рабочего времени мониторит работу персонала деликатно, не вторгаясь в личное пространство. Никаких скриншотов экрана и доступа к веб-камерам. Это важно! Агент не маячит на рабочем столе, запускается автоматически и не мешает работе.
CrocoTime гарантирует:
- Четкие и понятные отчеты. Человек пришел на работу, включил компьютер и эта информация сразу попадает в отчет. Время загрузки ПО — и есть время начала работы. Каждая пауза, более чем 5 минут, также фиксируется. Поэтому можно видеть не только список тех, кто опоздал и прогулял работу, но и тех — кто часто отвлекался.
- Мониторинг занятости. Вы уверены что ваши коллеги реально приносят пользу, а не играют в онлайн игры или читают новостные ленты? CrocoTime позволяет настроить списки программ и приложений, которые необходимы подчиненным для выполнения служебных обязанностей. Они будут отмечены — как полезные. Мессенджеры, социальные сети, развлекательные порталы — автоматически попадут в раздел отвлечений. Это позволит оценить вклад в общее дело каждого.
- Возможность исключить переработки и наоборот. CrocoTime покажет, кто не жалеет себя и часто задерживается. А кто трудится в половину силы. Возможно, кому-то необходим помощник. А с кем-то пора провести воспитательную беседу.
- Оценку рабочих процессов. Это поможет быстро растущим компаниям увидеть насколько налажены бизнес процессы. Нет ли сбоев при реализации планов, хватает ли персонала и уровня их профессионального мастерства для решения поставленных задач.
- Возможность определить нормы. Для этого понадобиться просто сравнить результаты работы двух подчиненных с одинаковыми обязанностями. И взять за норму лучшие показатели.
Интеграцию с кадровыми программами. Так табели учета рабочего времени будут заполнятся автоматически и их легко запросить, распечатать и не тратить время на заполнение.
Подходите к процессу комплексно. Проведите разъяснительную работу с персоналом, расскажите какого эффекта вы ожидаете от использования программы учета рабочего времени, дайте право самостоятельно планировать день. Тогда будет легче перейти на оплату труда по результатам работы. Никто не станет задавать лишних вопросов, понимая — что получил ровно столько, сколько сделал.