Большинство современных профессий связано с использованием компьютеров. Работодатели вкладываются в техническое оснащение и справедливо ожидают, что персонал будет использовать его в первую очередь для решения рабочих задач. Но чем больше возможностей, тем больше соблазнов. Как понять, что сотрудники тратят рабочее время за компьютером с пользой для компании, расскажем в этой статье.
Больше половины работающих жителей России отвлекаются от своих непосредственных обязанностей. Тенденция сохраняется последние несколько лет. Один из недавних опросов показал результаты, которые заставляют управленцев насторожиться: 45% участников исследования говорят, что периодически занимаются посторонними делами в свое рабочее время, 9% – делают это очевидно часто. Главными «убийцами» продуктивного времени для современных сотрудников становятся:
-
посторонние разговоры с коллегами – 33%;
-
социальные сети – 31%;
-
постоянный скроллинг новостных лент – 20%;
И главное: 80% опрошенных не находят в отвлечениях ничего плохого.
Тем временем руководители видят прямую зависимость успеха компании от действий (и бездействий) каждого конкретного специалиста: оплачивать непродуктивно проведенные часы или сверхурочную работу из-за нерасторопности самого сотрудника – пустая трата фонда оплаты труда.
Как понять, что сотрудник работает за компьютером?
Каждый сотрудник, который занимает свое рабочее место за компьютером, в идеале должен приниматься за работу. Однако понять, чем именно занят специалист, довольно трудно: он может увлеченно стучать по клавиатуре, но это не значит, что он, например, не переписывается в мессенджерах с друзьями или родственниками. Или с интересом рассматривать монитор, хотя на экране может быть далеко не относящаяся к делу информация. Заглядывать за плечо каждого сотрудника – явно не задача руководителя. Но понять, что сотрудник работает за компьютером, а не проводит время с личной пользой или в развлечениях, можно. Для этого современные компании используют программные инструменты мониторинга рабочего времени, такие как CrocoTime.
Виды активности за компьютером
Специалисты выполняют в течение рабочего дня массу действий за компьютером. В зависимости от должности и специальности они могут печатать тексты, строить графики, даже смотреть ролики на видеохостингах, просматривать соцсети и писать в мессенджеры. Вопрос в том, относится ли такая активность к непосредственному выполнению рабочих задач или время тратится зря.
Система учета рабочего времени CrocoTime делит активность на 2 вида: продуктивную и непродуктивную. К продуктивной относится использование программ, сайтов, приложений, которые необходимы для выполнения рабочих обязанностей. К непродуктивным – все, что отвлекает сотрудника и тратит его время без пользы для дела.
На первый взгляд, разграничить использование различных ресурсов сложно, но возможности настройки системы позволяют это сделать с ювелирной точностью. Еще на этапе установки программы можно разделить приложения и сайты на продуктивные и непродуктивные, позже – изменить или расширить списки. Опираясь на эти настройки, CrocoTime формирует отчеты, где становится наглядной информация о количестве времени, которое сотрудник использовал для работы с продуктивными ресурсами, и времени отвлечений. Точность – до секунды. Провести такие настройки можно для конкретных отделов, групп сотрудников или персонально, учитывая особенности профессии. Ведь, например, для менеджера турфирмы поиск и бронирование путешествия – главная рабочая обязанность, а для бухгалтера инженерного бюро – явное решение личных вопросов за счет рабочего времени, которое оплачивает работодатель.
Оповещения о злостных нарушениях рабочего регламента
Сотрудник не может работать непрерывно в течение всего рабочего дня. Конечно, есть законный обеденный час, но даже специалисты утверждают, что правильные небольшие перерывы полезны для продуктивности. Ключевое слово – «правильные». Однако чаще происходит совсем другая ситуация: сотрудник решает сделать небольшую паузу, отправляется на пять минут, например, в соцсети и «просыпается» спустя час, а то и больше. Время прошло, работа стоит на прежнем месте, список задач, обязательных к выполнению сегодня, не уменьшился, а перенесся на завтра, «поджигая» дедлайн, или заставил оставаться работать сверхурочно. Руководителя закон обязывает оплачивать сверхурочные по повышенной ставке, хотя в том, что специалист не успел сделать свою работу в течение дня, виноват только сам специалист.
Для контроля соблюдения регламента в CrocoTime предусмотрены специальные оповещения. Это не сообщения о каждой потраченной «мимо» минуте подчиненных, а информирование о случаях из ряда вон выходящих, когда отвлечения/опоздания переходят все разумные границы по частоте и длительности.
Оповещения в таких ситуациях отправляются на электронную почту начальника или другого ответственного сотрудника в автоматическом режиме, чтобы в итоге можно было быстро среагировать на отклонения от регламента и вовремя исправить положение.
Основные преимущества системы автоматического учета рабочего времени CrocoTime
Автоматический учет рабочего времени – непредвзятый помощник в мониторинге активности персонала за ПК. Агенты CrocoTime устанавливаются на рабочие компьютеры специалистов и собирают статистику в тихом, незаметном режиме, начиная с момента включения машины и до окончания сеанса работы. При этом не отвлекают сотрудников от непосредственных обязанностей всплывающими сообщениями и необходимостью заполнять отчеты о работе. Внести изменения в собранную статистику невозможно. В итоге фактические данные анализируются автоматически, формируя наглядные графики и отчеты.
Фотография рабочего дня
Фотография рабочего дня – эффективный инструмент управления временем сотрудников и отделов, который помогает детально увидеть, кто, чем и как долго занимался в течение рабочего времени.
Когда-то фотографию рабочего дня делали на основе опросов или личных отчетов сотрудников, но с приходом автоматического учета рабочего времени процесс значительно упростился.
CrocoTime формирует фотографию рабочего дня автоматически, без необходимости применения формул. Собранная статистика детально повторяет структуру рабочего дня сотрудника: отображается время прихода и ухода, общее количество отработанных часов, количество перерывов и отвлечений, переработки.
Система справедливо фиксирует и некомпьютерную занятость – рабочие звонки, совещания, планерки и встречи с клиентами благодаря интеграциям с IP-телефонией, корпоративными календарями.
На общем экране также отражаются ресурсы и время, которое сотрудник провел за их использованием. Индикатор процессов показывает, сколько часов, минут потратил специалист на выполнение конкретных задач, сколько заданий по списку выполнил в целом за различные отчетные периоды времени.
С помощью фотографии рабочего дня руководитель получает исчерпывающую информацию о трудовых успехах отдельных сотрудников или отделов в целом. Статистика в различных разрезах позволяет контролировать все детали рабочего процесса в компании, видеть сотрудников, которые действительно работают за своими ПК, и тех, кто только делает вид, что увлечены делом.
Автоматические табели рабочего времени
Трудовой кодекс России обязывает любого руководителя вести учет рабочего времени. В качестве отчетной документации, которую в случае проверки затребуют контролирующие органы, в компании можно разработать собственные табели учета рабочего времени или использовать предложенные формы. Кроме того, именно на основании табелей учета рабочего времени бухгалтерия должна начислять заработную плату.
Статистику важно вести по каждому сотруднику с учетом должности и прописанных в регламентах нормативов, отмечая количество ежедневно отработанных часов, отгулы, отпуска различного рода, больничные. Это не только гарантирует справедливость оплаты труда и других начислений, но и предохраняет руководителя от претензий со стороны подчиненных. Конечно, если табели составлены беспристрастно и без нарушений.
Справедливый учет рабочего времени, который организует система мониторинга CrocoTime, автоматически конвертируется в табели учета рабочего времени. Программа:
-
полностью дублирует организационную структуру компании, что гарантирует правильное оформление табелей;
-
позволяет задать графики работы для отделов или конкретных специалистов и вносить данные об отпусках, больничных, отгулах и т.д.;
-
точно учитывает рабочие часы каждого специалиста, что помогает тщательно рассчитать заработную плату, премиальные выплаты.
Для удобства информация о рабочих днях показывается на выбор руководителя суммированным количеством часов или по времени начала и окончания трудового дня специалиста.
Система учета рабочего времени CrocoTime – рабочий инструмент для мониторинга активности специалистов, работающих на компьютерах, и проверенный тысячами компаний различного масштаба. Исчерпывающий функционал помогает руководителю одновременно быть в курсе всех процессов, происходящих в бизнесе, и выполнять обязанности, прописанные в законодательстве, без нарушения личных границ подчиненных. Система не записывает разговоры, не делает скриншоты экранов, не использует веб-камеры, чтобы подсматривать за сотрудниками, или кейлоггеры, чтобы понимать, о чем говорилось в переписках. Максимально лояльный контроль с ощутимым эффектом – это CrocoTime.