Контроль работы сотрудников — обязательное условие для развития любой компании. Шпионить или лояльно наблюдать решает исключительно руководство, исходя из предпочтений и возможностей организации мониторинга и сферы деятельности. К сожалению, лентяи были, есть и будут. Отлынивать от выполнения обязанностей персонал может из-за отсутствия интереса к делу, из-за того, что есть возможность и по многим другим причинам. Можно ли наладить бесперебойную и продуктивную деятельность в офисе? Ответ — да. Рассмотрим самые популярные методы.
Методы контроля работы сотрудников:
ПЕРВЫЙ: Планерки. Метод старый и всем известный. Утренние летучки, пятиминутки используют для краткого отчета о деятельности команды. Что успели сделать накануне, что планируют на день грядущий. Кроме того иногда персоналу необходима личная мотивация руководителя. Правда есть риск заиграться и не заметить, как совещания начнут отнимать все больше и больше полезного времени. 65% опрошенных сотрудников считают, что утренние разборы полетов очень отвлекают. Еще 62% говорят, что никакого положительного эффекта они не оказывают, и так нельзя сплотить коллектив.
ВТОРОЙ: Экзамены. Звучит смешно, но способ хороший, особенно если речь идет о продажниках. Если в течение года проводятся курсы повышения квалификации, тренинги о том, как отвечать на возражения клиентов, — есть смысл спросить по итогу и сверить теоретические знания с фактическими показателями. Минус — этот номер не пройдет с узкоспециализированными специалистами, например, с бухгалтерами или программистами.
ТРЕТИЙ: Отчёты. Подойдут для мониторинга деятельности руководителей отделов, которые, ссылаясь на занятость, могут работать в минус, но будут стараться скрыть этот факт. Отчетность о выполненных задачах поможет решить эту проблему. Формат может быть любым: ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные, но без фанатизма. По статистике , каждый менеджер в среднем ежедневно тратит 6% времени на заполнение таблиц (это около 30 минут), ежемесячно 15 часов, ежеквартально — почти 6 рабочих дней, что сложно назвать продуктивной деятельностью.
ЧЕТВЕРТЫЙ: Мотивационная доска. Позволяет отслеживать успехи и неудачи, выставлять оценки. На доске отмечаются все выполненные задачи. Правда, действует способ там, где результат зависит от активности людей, а не от общего положения дел в компании, т.е. фактические управленческие ошибки такой подход не поможет выявить.
ПЯТЫЙ: Прослушивание телефонных разговоров. Этот метод контроля отлично подойдет Call-центрам, интернет-магазинам, коммерческим справочным службам. Но не стоит забывать, что прослушивать беседы подчиненных в обычном офисе и без уведомления персонала об этом факте — незаконно, и прямая дорога в суд.
ШЕСТОЙ: Видеонаблюдение (открытое и скрытое). Неплохой вариант, который более всего подходит для мониторинга работы тех, кто весь день смотрит в экран монитора. По ним можно сориентироваться, кто был на рабочем месте. Однако, как и в случае с прослушкой телефонных разговоров, главное — не переборщить. Роструд настаивает на необходимости сообщать персоналу о том, что за ними следит “большой брат”. Если это скрытое наблюдение, значит, будут нарушены конституционные права и вновь: добро пожаловать в суд.
Можно было в отдельный пункт вынести визуальное наблюдение, но это совсем неэффективный способ. Потому что не может начальник все 8 часов следить за тем, кто и чем занят. В конечном итоге ему необходимо выполнять свои должностные обязанности. Что же плохо во всех этих методах? Они не универсальны, т.е. каждый хорош по отдельности. Однако, современные технологии не стоят на месте, и IT-рынок уже сейчас предлагает лояльные методы контроля. Одним из них являются программы учета рабочего времени.
Контроль работы сотрудников за компьютером с помощью программ учета
Это универсальный подход, потому что снимает необходимость использования вышеупомянутых методов. Говоря об удобстве использования и ценовой политике, клиенты делают ставку на разработку компании “Инфомаксимум” — систему CrocoTime. Универсален этот продукт по нескольким причинам:
- Агент не перегружает систему и не мешает работе.
- Собирает подробную статистику с ПК персонала с момента входа в систему и заканчивая выключением ПК.
- Каждому члену команды, отделу или подразделению легко назначить продуктивное и непродуктивное использование рабочего времени (разного рода программы).
- Также можно поступить со списком сайтов и порталов. Определить необходимые для работы, а остальные отметить как отвлечение. В статистике, запрашиваемой за определенной период, будет видно, кто действительно работал, а кто смотрел развлекательный контент или искал себе работу.
- Система ведет статистику опозданий, ранних уходов и прогулов. Также учитывает промежутки времени, когда человек не находился за компьютером.
- Может отправлять отчеты об отклонениях руководителям на e-mail.
- Есть возможность интеграции с кадровыми системами и СКУД, что облегчает работу бухгалтерии в плане заполнения табелей.
Каким бы методом вы не воспользовались, важно проводить мониторинг регулярно и не ограничиваться разовыми проверками. Коллектив должен понимать, что их доходы напрямую зависят от успешной деятельности компании, а компания — это они.