Контроль сотрудников в организации. Задачи, рабочее время, регламенты

Вопрос контроля сотрудников в организации встает острее, когда бизнес захлестывает очередная волна потрясений. Внутренний контроль становится спасательным кругом, поэтому в последнее время компании стараются регламентировать свои бизнес-процессы, тщательно отслеживать рабочее время и учатся ставить задачи так, чтобы на их выполнение уходило как можно меньше времени без потери качества.

Внутренний контроль сотрудников

Контроль сотрудников в организации – не просто прихоть руководителя. Ситуация заставляет. В свежем опросе аналитического центра рекрутингового портала персонал признается: трудиться бы рады, но постоянно что-то отвлекает. Об этом говорят больше половины россиян. Чаще всего сотрудники отвлекаются от рабочих задач, предпочитая:

переписываться без устали в чатах – 19%;
листать новостные ленты – 15%;
болтать по телефону – 11%;
сетовать на медленную оргтехнику – 11%;
помогать коллегам в решении их задач – 8%;
читать и комментировать посты социальных сетях – 5%;
перекурить – 4%;
бесцельно побродить по просторам Сети – 4%;
погрузиться в самобичевание по поводу ошибок и неудач – 3%;
поиграть в игры на телефоне или компьютере – 2%;
посмотреть видеоролики – 2%.

Среди причин, которые не зависят от их желания, сотрудники назвали излишние совещания и летучки. Эту причину обозначили 8% опрошенных.

При таких чистосердечных признаниях топ-менеджеры волей-неволей задумываются о внедрении инструментов внутреннего контроля. Понятие «внутренний контроль» для отечественного бизнеса достаточно новое, однако дает вполне конкретные результаты:

соблюдение буквы закона в рамках трудового кодекса и других нормативов, непосредственно связанных с отраслью компании;
своевременная сдача отчетности в соответствии с требованиями;
своевременное исполнение задач, приказов, распоряжений;
сокращение ошибок в процессе работы;
исключение штрафов и санкций контролирующих органов;
разумное использование ресурсов компании.

Очевидные преимущества наличия внутреннего контроля в организации заставляют все чаще обращаться к регламентированию внутренних бизнес-процессов, подбору оптимальных методов постановки задач и способов контроля.

Постановка и контроль задач

Правильно поставить задачу – значит получить в итоге ожидаемый результат. Когда итог работы выглядит размыто, трудно подобрать правильные инструменты для выполнения и рассчитать время, которое потребуется. Вопросы постановки и контроля задач лежат в зоне ответственности руководителя как первого заинтересованного в успехе человека в компании. Выделяют три основных способа постановки задач:

Топ-менеджер самостоятельно определяет глобальную цель для всей команды, выделяет задачи, которые способствуют достижению цели, и распределяет задания среди подчиненных.
Управленец определяет глобальную цель и индивидуальные задачи сам, после чего обсуждает их с коллективом. В итоге руководитель с учетом мнения подчиненных проводит корректировку целей, готовит и раздает задачи.
Руководитель только намечает примерный план и выносит в проектном виде на обсуждение с командой. Здесь подчиненные самостоятельно определяют индивидуальные цели в рамках общей концепции. По результатам обсуждения управленец утверждает план работ и соответствующие задачи для каждого сотрудника.

Выбор способа постановки задач зависит от квалификации сотрудников, погруженности руководителя в проект и степени доверия между управленцем и подчиненными. Немаловажный момент – мотивация к работе. Если каждый в команде осознает свою роль, достигнуть успеха гораздо проще. Плюс самостоятельно поставленные перед собой задачи увеличивают степень ответственности за их выполнение – если сотрудник сам определил для себя цель, значит, учитывал свои возможности и предполагал, какими инструментами будет выполнять намеченный план.

Контроль исполнения задач – важная составляющая успешной работы. Вариантов контроля, как и способов постановки задач, существует несколько. Разнятся они в зависимости от стиля управления компанией и коллективом:

тотальный контроль. Его выбирают руководители, когда есть повод не доверять подчиненным, например, когда сотрудник берется за задачу впервые, у него отсутствует высокий уровень квалификации или прежде за ним замечались огрехи. Как правило, при такой тактике контроля управленец устраивает проверки внезапно, без предупреждения, делает акцент на недостатках в работе и непременно озвучивает замечания или применяет санкции. Сотрудники при этом всегда в напряжении, где-то внутри себя готовы к внезапным проверкам, но в то же время находятся в нескончаемом стрессе;
выборочный контроль. Здесь руководитель обращается к проверкам время от времени, как правило, концентрируется на тех сотрудниках, в чьих компетенциях и способностях сомневается, не обращает внимание на тех, кто себя зарекомендовал. Недостатки в работе, если и выявляются, то строго не наказываются. Вариант вполне приемлемый, однако есть риск однажды упустить время или важные недочеты, которые сыграют негативную роль в исполнении всей работы;
регулярный контроль. В этом случае руководитель держит руку на пульсе. О контроле подчиненным всегда сообщают заранее и дают возможность подготовиться. Акцент не делается на ошибках, равномерно внимание уделяют положительным и отрицательным промежуточным результатам в работе. Санкции не предусмотрены, главной стратегией выбирается открытый диалог, в рамках которого управленец и подчиненный обсуждают итоги, какими бы они ни были, и корректируют план и инструменты для выполнения задач.

Контроль исполнения должностных регламентов работы

Должностной регламент – это базовый локальный документ компании, который определяет права и трудовые обязанности сотрудника, сроки исполнения работ, зоны ответственности и круг вопросов для согласования, порядок взаимодействия с подчиненными и коллегами, требования к квалификации. Одним словом, этот документ определяет, как должен работать специалист. Отследить исполнение должностных регламентов на первый взгляд сложно. Но без контроля, как показывает практика, компания как цельный механизм стабильно функционировать не будет.

Выделяют несколько методов контроля исполнения регламентов работы:

самоконтроль. Подчиненный самостоятельно следит, чтобы его работа соответствовала прописанному для его должности регламенту. Для успешного применения этого метода специалист должен обладать высоким уровнем самоорганизации, внутренней мотивацией. При этом руководитель может узнать о недостатках в работе случайно в самый неподходящий момент, когда исправить ошибку или ситуацию уже будет если и возможно, то крайне сложно;
контроль руководителем. Строится этот метод на визуальном отслеживании (сотрудник на месте, занимается работой) и аудите (наличие и содержание отчетных документов, периодическая проверка квалификации). Стоит понимать, что руководитель при этом должен быть также высококвалифицированным специалистом в идентичной области и понимать все детали рабочего процесса подчиненного, иначе эффективность контроля сводится к нулю – «сотрудник что-то делает, наверное, правильно»;
метрический контроль. В этом случае индикаторами исполнения регламентов служит разработанная система показателей – некий достижимый идеал, основанный на реальной статистике исполнения работ в соответствии с должностным регламентом. Сравнение достижений сотрудника с этими метриками и будет показателем соответствия должностному регламенту;
внутренний аудит. Это сложный процесс, который включает в себя анализ документации, обратную связь от коллег и непосредственного начальника, интервью с самим специалистом. Для проведения внутреннего аудита, как правило, привлекают стороннюю команду экспертов, чтобы убрать человеческий фактор. В итоговом отчете отражаются не только недостатки, но и их причины;
автоматизированный контроль. Мониторинг деятельности специалиста организуется с помощью программного обеспечения. В итоге рисуется картина рабочего дня/недели/месяца с учетом каждой минуты, проведенной в пределах компании. Наглядный итог демонстрирует соответствие сотрудника занимаемой должности и качество исполнения должностного регламента. Этот метод набирает все большую популярность: для качественной организации внутреннего контроля 72% компании используют различные инструменты автоматизации – от собственных разработок до известных программных решений.

Учет рабочего времени в контроле сотрудников

Учет рабочего времени – база в контроле персонала. Дело не только в требовании Трудового законодательства. В сложных экономических условиях это единственный путь поддержать работоспособность компании и продуктивность сотрудников. Наиболее эффективными инструментами признаются автоматизированные системы учета рабочего времени, которые помогают держать под контролем рабочие часы, исполнение регламентов и дисциплину одновременно, не затрачивая на отслеживание и анализ ситуации дополнительные часы и ресурсы.

Контроль прихода и ухода сотрудников

Чтобы сотрудник работал в полную силу, в соответствии с трудовыми договоренностями между работодателем и подчиненным, нужно как минимум, чтобы специалист вовремя находился на своем рабочем месте. Тема особенно актуальна для персонала, работающего с клиентами – конкуренция на рынке настолько высока, что отсутствие сиюминутного ответа приводит к потере потенциальных заказчиков товаров или услуг.

Системы мониторинга рабочего времени отслеживают границы рабочего дня. Например, программа CrocoTime автоматически запускается вместе с рабочим ПК сотрудника, не требуя от персонала дополнительных усилий. Так фиксируется начало рабочего дня. Вместе с выключением отмечается финальная точка рабочего времени.

Обойти систему, попросив коллегу включить в назначенный час компьютер, не получится. Программа не только отмечает начало рабочего времени, но и следит за активностью в процессе. И если в течение 5 минут нет отклика от периферийных устройств, в рабочем графике появляется пауза. А шевелить мышку за двоих вряд ли кто-то согласится да и сможет. Таким образом использование автоматической системы учета рабочего времени контролирует дисциплину – ведь чтобы вовремя включить ПК, нужно вовремя прийти.

Контроль использования рабочего времени

Современные тенденции в работе свелись к тому, что руководители обращают больше внимания на результат, чем на часы в офисе. Прийти и уйти вовремя – это только половина дела (если не меньше), чем именно занимаются сотрудники в положенные 8 часов – это больше волнует топ-менеджеров. Повод и здесь есть: согласно исследованию, 48% персонала российских компаний решают в рабочее время личные вопросы. При этом 26% тратят на это до 1 часа в день, 27% – не стесняются заниматься личными делами больше часа, 9% признаются, что больше 2 часов посвящают своим проблемам. Такая ситуация никак не устраивает работодателей: платить за «пустые» часы – значит тратить в никуда корпоративный бюджет.

Система учета рабочего времени берет во внимание использование трудовых часов:

показывает точное время работы за компьютером и вне ПК. Программа интегрируется с различными корпоративными системами, календарями, IP-телефонией;
отмечает, какими приложениями, сайтами пользовался сотрудник в течение рабочего дня. CrocoTime обладает гибкими настройками, которые позволяют установить для сотрудников профильные и непрофильные ресурсы. Например, внести видеохостинг в список запрещенных для специалистов, чьи обязанности не включают просмотр видеоконтента;
фиксирует нагрузку специалистов. Программа отмечает, какой сотрудник в какое время как долго над какой именно задачей трудился, помогает сравнить занятость коллег на одноименных должностях и при необходимости перераспределить задачи;
функция тайм-трекинга помогает определить время, затраченное на выполнение задачи или проект в целом, степень участия специалиста.

При этом пользователи системы называют ее одной из самых лояльных. Программа относится с уважением к личным данным персонала – не записывает звонки и видео с камеры ноутбука, не делает скриншотов и не фиксирует последовательность нажатия клавиш на клавиатуре в попытке считать напечатанное. При этом выполняет целый пул функций, которые помогают организовать эффективный внутренний контроль в организации.