Привлечь к работе над проектом фрилансера – дело уже обычное. Это выгодно обеим сторонам – и бизнесу, и наемному сотруднику. Главный вопрос, который встает перед руководителем, – как контролировать процесс работы фрилансера. Ведь зачастую отсутствие контроля грозит срывом дедлайна или низким качеством выполненной услуги. Да и оплачивать часы прокрастинации бизнес не может себе позволить, особенно сейчас, в период “пандемического кризиса”. Как найти баланс и сделать взаимодействие с наемным специалистом эффективным – об этом наша статья.
Как осуществлять контроль удаленных сотрудников?
Фрилансер – это по сути тот же специалист, но привлекают его на краткосрочную, чаще всего проектную, работу и не требуют присутствия в офисе.
Такой формат взаимодействия становится все более популярным, потому что:
- компаниям зачастую дешевле обратиться к фрилансеру, чем брать в штат сотрудника на постоянную основу, обеспечивать его рабочим местом, техникой;
- сдельная оплата труда позволяет экономить ФОТ;
- нет привязки к географии – найти высококлассного специалиста можно и на другом конце страны и пригласить его на работу.
Но вместе с тем есть и риски. Только за последний год фрилансеров стало почти на 80% больше, и востребованность растет: +38% по сравнению с предыдущим годом. На сдельную работу все чаще соглашаются молодые люди. По данным ВЦИОМ, в качестве причин адепты вольного заработка указывают следующие:
- фриланс позволяет зарабатывать больше – так считают 34% опрошенных;
- свобода от начальников и свобода действий привлекает 24% респондентов;
- гибкий график становится решающим для 18%;
- 10% говорят о большом количестве свободного времени.
Как ни странно, именно в таких представлениях о фрилансе и кроется самая большая “боль” руководителей бизнеса. Камнем преткновения становится вопрос, как контролировать удаленных сотрудников?
Учет рабочего времени фрилансеров
Фрилансер – это не офисный сотрудник. Более того, это даже не штатный сотрудник, которого на удаленке можно обязать присутствовать на утренних онлайн-планерках или регулярно звонить для проверки активности. Любой фрилансер сочтет это вторжением в его рабочее (а то и личное) пространство, попыткой “влезть” в его график. Тем более, что специалист на фрилансе не обязан заниматься исключительно вашим проектом, и чаще всего вольные удаленщики ведут сразу несколько клиентов.
Так как же получить уверенность, что к обозначенному сроку не обнаружится, что приглашенный специалист еще даже не приступал к своим обязанностям?
Автоматический учет рабочего времени
Решить непростой вопрос контроля времени работы фрилансера могут программы автоматического учета рабочего времени. Например, CrocoTime можно установить на компьютер удаленно, она показывает не только, сколько часов отработал фрилансер, но и насколько продуктивным было это время.
Помимо контролирующей функции, которую выполняет подобный софт, программы автоматического учета рабочего времени становятся одним из способов организации рабочего процесса в целом. Здесь решается не только вопрос отчетности для заказчика фриланс-услуги, здесь в выигрыше остаются обе стороны:
- наглядность работы – система позволяет видеть стабильность рабочего процесса;
- повышение доверия – когда руководитель бизнеса видит, что его проект не остается без внимания, лояльность к удаленному сотруднику растет;
- гарантия своевременной и полноценной оплаты труда;
- надежность взаимодействия – когда вся информация по проекту хранится в одном месте.
Как видим, плюсов у автоматического контроля достаточно для обеих сторон. И адекватный фрилансер никогда не будет сопротивляться установке такого софта. Тем более, что процесс это несложный. Как правило, агент программы устанавливается на компьютер фрилансера ради сбора статистики. Какие преимущества дают системы автоматического учета рабочего времени, рассмотрим на примере одной из них:
- способ работы ПО предполагает два варианта: автоматический запуск с момента включения ноутбука или компьютера и ручное включение. Для фрилансера, который ведет одновременно несколько клиентов, второй способ наиболее приемлем. Как только начинается работа над конкретным проектом, удаленный сотрудник самостоятельно включает отсчет времени;
- экономия вычислительных ресурсов. Программа не нагружает персональную машину, работает тихо и не отвлекает постоянно всплывающими окнами;
- лояльность. Программа не собирает пароли, не делает скриншоты экрана монитора, не подсматривает через веб-камеру, не подслушивает онлайн-разговоры. Тем не менее, если в число задач входят созвоны или встречи в вебе для обсуждения деталей проекта, это отмечается как рабочее время за счет интеграции с календарями.
Как оценить загруженность удаленных сотрудников?
Оценка загруженности удаленных сотрудников напрямую влияет на конечный результат. Если фрилансер соглашается со сроками исполнения задачи, но при этом берет на себя много проектов у разных заказчиков, есть риск не справиться с нагрузкой.
В качестве инструментов для оценки загруженности удаленных сотрудников используют:
- установленный заранее рабочий график. Его контролируют с особой тщательностью, соотносят с количеством выполненных задач по проекту, тем самым определяют загруженность;
- периодический выход на связь по телефону или в рабочих мессенджерах. Так становится понятно, что удаленщик посвящает время работе: ответил на вопрос в отведенное время = работает над проектом.
Но эти способы не сработают в случае сотрудничества с фрилансером – он не подчиненный, он приглашенный специалист, который, конечно, взял на себя обязательства, но не подписывался на тотальную слежку.
Поэтому для взаимодействия с фрилансерами и определения нагрузки используют другие инструменты.
Самофотография рабочего дня
По сути самофотография рабочего дня – это отчет о потраченном времени, который удаленщик составляет самостоятельно. В самом начале работодатель обозначает, что именно нужно отразить в такой карте рабочего времени.
Варианты:
- всё “от А до Я” – в таком типе самофотографии указываются начало и окончание рабочего времени, отмечается каждое действие и бездействие, включая переговоры, телефонные звонки, видеочаты, перерывы и т.д.;
- только потери времени – здесь фокус на моментах, когда удаленный сотрудник отвлекался;
- только эффективное время – здесь фиксируют сколько часов и минут понадобилось на выполнение конкретной задачи.
В целом этот способ достаточно консервативный и, как правило, отнимает время, которое можно использовать непосредственно на работу. Да и объективность поданных данных может вызывать сомнения – наемный сотрудник может приукрасить свои заслуги или, наоборот, указать, что на выполнение простецкой задачи ему потребовалось вместо обычных 30 минут полтора часа.
Анализ загруженности дистанционных сотрудников
Анализ загруженности дистанционных сотрудников, и фрилансеров в том числе, должен строиться на объективных данных. Предоставить реальную картину занятости фрилансера помогают современные IT-решения. Самые популярные из них:
- таск-менеджеры. Эти программы систематизируют сведения о занятости фрилансера, но не каждому захочется показывать, сколько часов потрачено на другие проекты. Тут вопрос и конфиденциальности информации других заказчиков;
- системы контроля времени. Этот инструмент наиболее объективен и популярен в сфере взаимодействия “фрилансер – работодатель”. Как показывает практика, 80% компаний, которые сотрудничают с дистанционными наемными специалистами, отдают предпочтение именно автоматическим системам учета рабочего времени, устанавливают с согласия фрилансеров такой софт на их рабочие машины.
Такое решение равно взаимному уважению. Программа учета рабочего времени не отвлекает сотрудника, позволяя сэкономить свои часы на составлении отчетов, и работодателя, которому не нужно погружаться в чтение списков выполненных задач, пытаясь понять, за что он платит.
Еще один важный аспект взаимодействия бизнеса с фрилансерами – справедливые опасения в части инсайдерских сливов. Принимая в ряды компании, но не в штат, сотрудника и давая доступ к корпоративной информации, есть определенные риски. Избежать которые помогает автоматический учет, организованный с помощью программы CrocoTime:
- система показывает все ресурсы, которыми пользуется удаленный сотрудник – приложения, сайты, в том числе конкурентные;
- разделяет все использованные ресурсы на продуктивные и непродуктивные, то есть относящиеся к делу и не относящиеся;
- автоматическая функция “фотография рабочего дня” показывает, где время расходуется неэффективно, где теряются временные ресурсы;
- детализирует все время удаленного сотрудника за рабочим компьютером – продолжительность выполнения задач, которая, в свою очередь, становится показателем продуктивности;
- наглядно показывает все этапы работы над проектом, напоминает о сроках, не дает перейти задачам в разряд “горящих”. А это – гарантия выполнения обязательств перед клиентами бизнеса.
Прозрачные деловые взаимоотношения – залог того, что по итогу работы все останутся довольны. Заказчик – выполненным в срок и качественно заданием с гарантией защиты внутренней информации своей компании, фрилансер – своевременной оплатой в полной мере и перспективой дальнейшего взаимовыгодного сотрудничества. Такой подход, согласитесь, влияет и на имидж удаленного сотрудника, позволяет сформировать базу постоянных клиентов, не распыляться на одноразовые заработки.
Занимайтесь тем, что важно для вас, будь вы заказчик или исполнитель в системе “фрилансер – бизнес”. А вопросы справедливой организации взаимодействия отдайте CrocoTime.