Контролировать персонал — гарантия того, что однажды не придется остаться у разбитого корыта или оправдываться перед клиентами за сорванный заказ и т.д. Ситуации можно рисовать различные. Бездельники, увы, встречаются в каждом коллективе. Избегают выполнять прямые обязанности из-за лени, отсутствия мотивации, нелюбви к профессии… Задача руководителя — найти причины и урегулировать производственные процессы. Каким образом он это будет делать: жесткая, тотальная слежка или лояльное наблюдение – методы выбирают в зависимости от сферы деятельности и возможностей компании организовать мониторинг.
Как контролировать работу сотрудников?
Что хорошего я сегодня сделаю на работе и насколько быстро? Как много служащих задаются этим вопросом за чашкой утреннего кофе и следуют определенным накануне целям? Это было бы интересно знать каждому работодателю. Многочисленные опросы уже нарисовали конкретную картинку. Статистика говорит, сотрудники по утрам:
- просматривают почту — 53%;
- общаются с друзьями в мессенджерах, обмениваются популярными картинками — 67%;
- играют в компьютерные игры — 37%;
- листают ленту новостей, читают паблики — 48%.
Желание по-быстрому, за 10 минут, просмотреть самое интересное, выливается в зависание в Интернете совсем не по теме на полчаса-час и дольше. Громкими призывами “Работайте, не отвлекайтесь!” многого не добьешься. За спиной у каждого подчиненного не настоишься. Все эти надзорные методы давно устарели. Выход лидеры бизнеса видят и находят в программах контроля рабочего времени.
Учет прихода и ухода сотрудников
Путь к достижениям, будь то общественным или личным, начинается с дисциплины. Прийти в офис в регламентированный час значит воспользоваться самым продуктивным временем для деятельности. На самоконтроль надежда слабая. Более того, учитывать время гражданина на предприятии — прямая обязанность работодателя. Эта норма регулируется 91 статьей Трудового Кодекса РФ.
Ведомость ведется несколькими методами: фиксируют все явки и неявки, отмечают только отклонения, например, сверхурочную загруженность, прогулы. Способ сплошной регистрации удобен при разной длине смены. В таком случае суммируются все отработанные часы, из чего видно, не доработал служащий или потрудился сверх меры.
Контроль за использованием рабочего времени вручную
При всем разнообразии электронных устройств, контролирующих время, уйти совсем от бумажных носителей получается не у всех и не всегда. Некоторые предприятия продолжают параллельно вести табель учета или журнал, в которых отмечают присутствие/отсутствие служащих на производстве.
Необходимость такой таблицы на бумаге часто объясняют спорными ситуациями, которые могут возникать, например, при начислении заработной платы, при подсчете отработанных часов за определенный период.
Занимаются этими документами традиционно табельщик или кадровик. Именно он отвечает за соблюдение требований к оформлению и за достоверность сведений:
- разрабатывает графики работы сотрудников;
- регистрирует прибытие и уход, соблюдение определенного регламента и нормо-часов; прогулы, переработку, отпуска, выход днем/ночью, в выходные, праздники, служебные командировки и повышение квалификации;
- проверяет документы, подтверждающие уважительную причину неявки, т.е. больничный, повестку в суд;
- отмечает нарушения трудового распорядка и информирует об этом топ-менеджера.
В компаниях с маленьким штатом, где не заостряют внимание на детализации процессов, пользуются другим простым способом учета – ведут таблицу в excel. Её можно скачать в Интернете, легко вести. Но также просто допустить ошибки в заполнении при сменном графике рабочих. Тем более, она не анализирует качество занятого времени.
Автоматизированный контроль рабочего времени
Повысить эффективность коллектива, а заодно организованность в нем, платить строго за выработку и при этом оставаться объективным, не авторитарным начальником помогают автоматизированные системы учета рабочего времени (АСУРВ).
Наряду с учетом прихода/ухода АСУРВ показывает, кто из коллег лучше трудится, кто достоин поощрения, позволяет планировать нагрузку, сократить ненужные операции, в интеграции с бухгалтерскими ПО упрощает начисление заработной платы, составление статистики и итоговой отчетности по трудовым процессам.
Автоматизированный учет рабочего времени
Программы учета РВ отличаются принципом работы, графиком, отчетами, режимом,
стоимостью, функциональностью. Вариантов несколько:
- турникеты. Отсекают проходящих по одному, показывается чистое рабочее время за вычетом ранних уходов, затянувшихся обедов, опозданий;
- видеокамеры. При входе и в кабинетах снимают онлайн, но требуется специальный человек для технической поддержки и достаточно длительный период поиска, когда нужно получить данные по конкретному человеку;
- биометрические терминалы. Идентификатором служит отпечаток пальца или венозный рисунок кожи руки, форма лица и т.д. Удобство в том, что идентификатор не забудешь дома и не потеряешь. Но стоит неправильно приложить палец к сенсору или чуть испачкать его, как данные будут считаны неверно;
- система СКУД, или контроль и управления доступом с функцией учета рабочего времени по бесконтактным картам. Удобна в компаниях, где много помещений с ограниченным доступом, дополнительные терминалы;
- компьютерные программы, например, CrocoTime. Фиксируют не только прибытие на рабочее место, но и наполненность дня важными или бесполезными занятиями.
Учет рабочего времени онлайн
Программа учета РВ CrocоTime — неизменный спутник тем, кому ее установили в ПК. Ее выбирают за важное преимущество составлять картину дня в режиме реального времени. Все данные CrocоTime отмечает автоматически. Даже если работнику сложно вспомнить, чем он занимался накануне, сведения сохраняются. А у руководителя складывается четкое понимание эффективности бизнес-процессов.
Кому-то, конечно, соседство с таким ПП покажется напряженным, навязчивым. Но только на первый взгляд. Лояльная к сотрудникам – еще одна уникальная характеристика CrocоTime. Она оставляет пути для маневров – выйти из соцсети вовремя и сосредоточиться на своей цели. То есть не делает скриншотов экрана, не следит через веб-камеру, переписку «читать» не будет. Достоинства ПО измеряются полезным функционалом:
- синхронизируется с IP-телефонией, календарем, турникетами и предоставляет готовую фотографию рабочего дня. Любые нарушения регистрируются в сервисе и отправляются директору на e-mail;
- собирает подробную статистику с ПК с момента входа в систему и до выключения компьютера;
- предоставляет статистические данные моментально, по запросу, из которых видно, кто насколько был полезным и дельным в подходе к заданиям или интересовался развлекательным контентом;
- детализирует работу над проектами, задействованность специалиста подтверждается документально;
- функция тайм-трекинга подсчитывает сроки, затраченные на выполнение проекта, отдельных пунктов по нему. В результате можно рассчитать финансовые затраты по каждому направлению.
Преимущества CrocоTime уверенно подчеркивают компании, в которых оперируют большими объемами информации, в которых трудится огромная команда, в которых думают о непрерывном развитии и идут к нему.