Представьте: утро, в кабинете тишина, стук пальцев по клавиатуре, сотрудники сосредоточенно смотрят в мониторы. Идиллическая картинка в офисах страны. Радует глаз начальника – все при деле. Хитрость в том, что с серьезным видом можно пролистывать развлекательное чтиво в лентах соцсетей, переписываться с друзьями, обсуждать последние новости с рядом сидящим коллегой. То есть всем, чем угодно, только не своими обязанностями. Когда работа и развлечения происходят через интернет, контролировать занятость персонала становится необходимостью. Что делать, чтобы рабочее время использовалось эффективно? Как учитывать его до минуты? Об этом и поговорим.
Контроль рабочего времени
Неотъемлемая часть всего процесса управления — проверка занятости сотрудников. Без этого не представляется достижения целей, результатов труда, теряется смысл работы. Контролю предшествуют планирование, организация деятельности и мотивация исполнителей.
Процедура контроля разбивается на несколько этапов. Это дает возможность понять, насколько все сделано верно, качественно, в срок:
- устанавливается стандарт, т.е. ставится конкретная цель, определяются критерии её достижения;
- оцениваются все достигнутые результаты;
- если итог кардинально не соответствует стандарту, его корректируют, доводят до нужного уровня, эталона, образца.
Следить за ходом выполнения задачи можно периодически или на всех стадиях: предварительной, текущей, финальной. Тут многое зависит уже от доверия управленца к исполнителю, его ответственности, опыта, стажа.
Инструменты контроля персонала
Заинтересованный менеджер никогда не пустит производство на самотёк. Контроль прописан красной строкой в алгоритме управления всеми видами бизнеса. Торговля в магазине или через интернет, производство деталей на заводе и продвижение товара в соцсетях, тестирование программного продукта или организация рекламной акции. Все поддается проверке. Для этого есть эффективные средства:
- Прямое наблюдение за кадрами. Администратор находится в центре событий при обслуживании покупателей, при переговорах подчиненного с клиентами. Плюс в том, что сразу понятен механизм следования стандарту. На месте можно проанализировать качество услуг. Служащие в тонусе, ведь рядом начальник, есть ради чего стараться. Можно обсудить, что делается верно, а что стоит исправить. Минус – руководитель не может быть надсмотрщиком, иначе кто займется продвижением фирмы.
- Проверка итогов труда, их оценка. Данный способ применяют чаще всего на заводах, где занимаются производством конкретных товаров.
Анализ письменного отчета о проделанной работе на промежуточных и завершающей стадиях. Обязанность отчитываться в письменной форме настраивает на самодисциплину, побуждает сопоставлять график с уже выполненными задачами. - Совещание, групповой контроль. Этот способ необходим, когда над проектом работает группа. Он позволяет скоординировать действия, перераспределить поручения, решить спорные вопросы. В целом повышает ответственность перед коллегами.
- Беседа, разговор хороши на всех этапах наблюдения. Позволяют предотвратить ошибки, уход от стандартов, целей, своевременно поправлять исполнителя.
Методы контроля работы сотрудников
Какие приемы хороши, чтобы стимулировать специалиста выполнять все возложенные на него обязанности? Добиться этого можно несколькими приемами:
- нормировать труд. Ввести нормативы по всем операциям, что хотите контролировать. Внимание со стороны начальника активизирует коллектив;
- установить видеонаблюдение. Зная, что ведется постоянная съемка, сохраняется картина дня, сотрудники сосредотачиваются на работе. Необязательно следить за ними онлайн, достаточно периодически просматривать запись;
- ввести еженедельный или ежедневный отчет для руководителей подразделений. Можно запрашивать его в письменной форме, на бланках или в виде смс-сообщений в различных мессенджерах. Так удобнее оценивать интенсивность штата. Сотрудник, отправляя ведомость с невыполненным планом, сразу понимает свой провал. Скорее всего, постарается исправить ситуацию.
Как контролировать рабочее время сотрудников
В коллективе не спрятаться, не скрыться – все поймут в итоге, кто чего стоит в профессиональном плане, кто целиком посвящает себя работе или только говорит громкие слова о своей незаменимости. Как обстоят дела на самом деле, объективно покажет система учёта рабочего времени сотрудников CrocoTime.
ПП востребован не только у работодателей. Коллектив его пользу видит в следующем: показывает переработку, помогает управленцу понять, кого стоит избавить от дополнительной нагрузки, поощрить за оперативность, качество.
Контроль удаленных сотрудников
Удаленные работники, расхваливают такую работу по сравнению с офисной, отмечают большую свободу во временной занятости. Как здорово проснуться в 11, только к полудню раскачаться и сесть за компьютер. Так и есть. Работодатели сегодня все больше привлекают фрилансеров. Выгода обоюдная, как и ответственность. Равно как и опасения.
Предприниматели сомневаются в мотивированности дистанционного сотрудника работать в полную силу, в лояльности к организации, которая, возможно, находится за сотни километров. Нет контакта глаза в глаза. Подобные страхи были оправданы еще несколько лет назад. Сегодня разработаны программные продукты, которые снижают или даже полностью устраняют данные риски.
Способы контроля удаленных сотрудников определяются правилом: выполнил – заработал – получил:
- задачу разбивают на этапы, результат отслеживают в соответствии со сроком исполнения;
- устанавливается дедлайн – крайний срок, к которому нужно все выполнить;
- проводят онлайн-совещания, планерки, которые помогают наладить общение, начальник приобретает «осязаемый вид», даже через Интернет.
Проблему контроля полностью снимает ПО CrocoTime. Она рисует цифровую картину работы удаленщика:
- фиксирует активные окна программ, приложений;
- мониторит частоту нажатия клавиш и кликов мыши. Система отмечает отсутствие работника за компьютером, если сигнал с периферийных устройств ввода не поступает более пяти минут;
- анализирует трафик. В конце дня становится понятно, на какие сайты заглядывал сослуживец.
Система контроля прихода ухода сотрудников
По этому человеку можно сверять часы – пожалуй, самая лестная похвала пунктуальности. Скажем честно, редко в чей адрес звучит данная фраза. Напротив, сотрудники часто считают особым шиком задержаться утром на 15-20 минут. В CrocoTime включены свои рычаги воздействия на легкомысленных, ленивых служащих:
- отслеживает начало/окончание дня. Агент CrocoTime запускается автоматически при включении ПК, отмечая этот момент как старт рабочего дня. Выключение фиксируется, как его окончание;
- формирует табель. Интеграция с кадровыми системами автоматизирует внесение данных о больничных, отпусках, прогулах, переработках, ранних уходах;
- исключает человеческий фактор. Автоматизированная система устанавливается в компьютере каждого сотрудника после его согласия. CrocoTime зафиксирует опоздание, долгое отсутствие на месте, прогулы;
- позволяет установить рабочее время в соответствии с графиком каждого отдела. Учитывает короткие и праздничные дни, часовые пояса. Эта функция делает ее уникальной для компаний, географически расположенных на разных границах страны.
Контроль выездных сотрудников
Деятельность, связанная с разъездами, представляется привлекательной для решения личных проблем в служебное время. На выезде работают торговые представители, ремонтники, фирмы доставки. Сюда можно отнести и командированных. Что делается сегодня для координации выездных специалистов:
- используется GPS-навигация;
- привлекается оператор для регулировки всей деятельности выездной группы;
- применяется комплекс инструментов: SMS-сообщений, интегрированного программного обеспечения и онлайн «кабинета клиента» на сайте компании.
Данные виды проверки имеют свои плюсы и минусы. Наиболее оптимальными представляются автоматизированные системы. Это удобный способ контролировать сразу большое количество специалистов. CrocoTime разделит их по ключевым компетенциям. Сформирует список посещений, конкретные задачи, цели под каждый заказ. Поддерживает обратную связь: рабочий может делать отметки, отправлять отчеты.
Загрузка персонала
Трудиться, не поднимая головы, изо дня в день кажется выгодным амбициозному работнику. Да и у менеджера есть соблазн все поручать ответственному работнику, которому доверяет больше всех. Только продуктивность не может всегда оставаться стопроцентной.
Роль играют личные, психологические и объективные причины. Нельзя исключать морального выгорания сотрудника, болезни, связанные с ними пропуски. Достоверные сведения о загруженности кадров предоставляет ПП CrocoTime.
Во-первых, она собирает статистику, кто чем занят. Но не делает скриншотов экрана ПК, чем грешат другие системы. Сохраняется право на конфиденциальность, личную переписку. Нет тотальной слежки, но есть обоюдное понимание между подчиненными и руководителями нужности подобной программы. Наряду с этим, ПО учитывает:
- некомпьютерное время, в том числе звонки, совещания, общение с клиентами;
- выявляет временные резервы для новых заданий;
- делает точную фотографию рабочего дня каждого специалиста/отдела/подразделения, показывает, в какие часы решаются определенные задачи;
- помогает на основании отчетов перераспределять нагрузку.
Моральное выгорание от сверхзанятости и отлынивание от прямых обязанностей — состояния членов коллектива одинаково неполезные для развития бизнеса. С CrocoTime возможно найти золотую середину: не перенапрягать человека и мотивировать его на высокую продуктивность.