Ленивые сотрудники – пожалуй, худшее, что может случиться. Они не выполняют свои обязанности, отвлекают других и занимаются чем угодно, кроме работы, в рабочее время. Тем не менее, кажется, что практически в любой команде найдется по крайней мере один бездельник. И ответственность руководителя – управлять ситуацией.
Кто не работает из персонала. Методы выявления
Даже собеседование не гарантирует, что кандидат, который при трудоустройстве казался перспективным, не окажется проблемным. Причем раскусить лентяя не всегда можно с легкостью, зачастую они искусно маскируются. Вот наиболее частные способы скрыть «ничегонеделание»:
-
самый занятой человек в мире.
Такой сотрудник всегда на телефоне, всегда бойко стучит по клавишам клавиатуры, много и быстро перемещается по офису. Никто и подумать не сможет, что толка от этой повышенной активности практически нет;
-
заложник обстоятельств.
Он никогда не виноват в том, что некогда работать. Всегда есть обстоятельства, которые помешали выполнить задачу в срок. Такие сотрудники даже опаздывают не просто так, а потому что на дороге были пробки, престарелую старушку надо было перевести через дорогу и так далее. Уровень причин зависит от фантазии сотрудника «с ленцой»;
-
великий «делигатор».
Такой специалист уверен, что ему под силу всё, а задачи слишком просты, чтобы он выполнял их сам. Он мастерски перекладывает свои обязанности на коллег и даже клиентов, лишь бы не перетруждаться;
-
профессиональный прокрастинатор.
Прокрастинацией время от времени страдают все специалисты, как минимум 30% сотрудников отечественных компаний периодически откладывают дела на потом, говорится в исследовании ВЦИОМ. Однако отличительная особенность профессионального прокрастинатора в том, что у него это вошло в привычку. Такой сотрудник просто не может не откладывать дела на крайний срок, ему все время кажется, что в запасе есть еще куча времени, даже если до дедлайна остается полчаса, а к проекту он еще даже не приступал.
Очевидно, что распознать ленивого сотрудника не так-то просто, поэтому в помощь руководителю – ручные и автоматические способы выявления бездельников.
Ручные способы выявления прокрастинаторов
На первый взгляд, ручные способы выявления прокрастинаторов – вполне экономны и просты. Разберем на примерах:
-
способ №1. Анкетирование.
Действительно несложный способ выявить прократинаторов, однако над его реализацией придется потрудиться. Необходимо составить вопросы так, чтобы сложилось четкое представление об отношении сотрудника к работе, его мотивации и уровне вовлеченности. А после заполнения анкеты специалистом, нужно провести тщательный анализ информации, что непременно отнимет довольно приличное время у руководителя;
-
способ №2. Оценка достижений.
Система KPI, основанная на должностных регламентах, способна вполне точно и оперативно показать, справляется ли сотрудник со своими обязанностями. Другой вопрос, что выявить «делигатора» в таком случае не всегда получится. Ведь задачи будут выполнены точно и в срок, только чьими руками – останется «за скобками»;
-
способ №3. Обратная связь коллег.
Кто и чем в действительности занят, могут с удовольствием рассказать коллеги. Однако принимать эти сведения как истину все же не стоит. Найдется мало сотрудников, которые смогут непредвзято оценить ситуацию. Если у прокрастинатора дружеские отношения с коллегой, его прикроют, если отношения не сложились – могут очернить.
Отчетность и летучки в компании
Главная движущая сила для сотрудников – контроль руководителя. Желательно личный. Но это не значит, что начальник должен беспрестанно ходить по офису, высматривая, кто и чем занят. Пара вариантов, которые помогут сохранить рабочие настроения и поддержать регулярный контроль:
-
отчетность. Ее формы, полноту и периодичность определяет руководитель.
По форме отчетность может заполнять вручную, по установленному образцу в электронном бланке, сдаваться может прямо на стол начальнику, на почту или даже в мессенджеры.
По полноте информации отчетность может требовать только указания выполненных задач или поминутно расписанную занятость в течение рабочего дня.
Периодичность – от ежедневной до ежемесячной или ежеквартальной. Но стоит помнить, что чем реже нужно сдавать отчет, тем больше шансов на прокрастинацию остается у подчиненных.
Главный недостаток отчетности – она заставляет сотрудников тратить время на ее составление. А ведь в эти часты персонал мог бы делать что-то полезное. Более того, у лентяев заполнение бланков отнимает очень много времени, ведь надо придумать, что написать руководителю, чтобы предстать в его глазах не самым плохим сотрудником. С другой стороны, отчетность ради отчетности – тоже плохая затея, и начальнику тоже придется тратить свое время на изучение данных. Время, которое управленец мог бы посвятить более важным, стратегическим задачам;
-
летучки. Адекватная альтернатива долгим совещаниям, которые приносят мало пользы и буквально усыпляют участников.
Этот весьма полезный вид коммуникации с коллективом стоит взять на вооружение вне зависимости от того, какие способы контроля принимают в компании.
Три главных правила летучки: одна четко определенная тема встречи, длительность не более 5-10 минут, только факты без пространных рассуждений.
Когда буквально за 1-2 минуты требуется точно рассказать о том, чем ты занимался вчера и чем будешь заниматься сегодня, сложно скрыть прокрастинацию.
Автоматические способы выявления лентяев в компании
Автоматические способы выявления ленивых сотрудников превосходят ручные как минимум потому, что не требуют огромных временных затрат на составление отчетности или анализ полученных результатов. Для контроля в автоматическом режиме можно использовать различные программные инструменты, каждый из которых обладает теми или иными преимуществами.
Таск-менеджеры / программы постановки и контроля задач
Конечно, выявление «ленивцев» – далеко не главное назначение программ постановки и контроля выполнения задач. В первую очередь таск-менеджеры созданы для того, чтобы сделать процесс работы и взаимодействия сотрудников между собой максимально прозрачным, распределить зоны ответственности и иметь возможность проверить, как движется проект во времени, от чего возникают задержки.
Такие программные инструменты позволяют ставить задачи, делить их на подзадачи и назначать ответственных за каждый конкретный шаг.
При этом эффективное планирование включает в себя и этап отслеживания результатов, зачастую в функционал заложено автоматическое составление отчетов по задачам. Это упрощает контроль за работой специалистов в проекте, позволяет управленцу видеть, кто справляется с возложенными обязанностями или по чьей вине проект «буксует».
Автоматический учет и контроль рабочего времени
Отслеживание эффективности работы специалистов базируется на учете рабочего времени. Но банальные отметки начала и окончания рабочего дня не дают полного представления о занятости сотрудников в рабочие часы. Автоматический учет с помощью специализированных программ дает исчерпывающую информацию о всех временных затратах каждого участника команды, позволяет с легкостью обнаружить ленивых сотрудников. Например, система мониторинга рабочего времени персонала CrocoTime покажет:
-
сколько времени находится специалист в стенах офиса. Программа начинает отсчет рабочего времени, когда сотрудник включает свой ПК, завершает, когда машину выключают. Те самые «заложники обстоятельств», которые регулярно опаздывают по самым невообразимым причинам, не останутся незамеченными. Ведь если вахтер еще может сжалиться и изменить отметку начала рабочего дня, потому что история про спасение котика растрогала до слез, то непредвзятая система просто фиксирует факт опоздания на работу;
-
полную картину занятости в течение рабочего дня. Программа отмечает задачи, встречи, звонки по рабочим вопросам, летучки и совещания. Поэтому «самые занятые люди в мире» могут сколько угодно держать телефон возле уха, но, если звонок личный, программа не засчитает время разговора продуктивным. Имитировать работу с CrocoTime становится невозможным;
-
сколько задач и с помощью каких инструментов выполнил сотрудник за день. Спрятаться за спинами коллег не получится. «Великий делигатор» обнаружится очень быстро;
-
профильное и непрофильное использование рабочего времени. Система позволяет разделить ресурсы, которыми пользуется сотрудник, на те, что относятся к профессиональной сфере, и те, что явно отвлекают от обязанностей и задач. Такие настройки можно задать для конкретных специалистов или отделов/подразделений. Например, социальные сети станут непрофильными для бухгалтерии, но останутся в пуле разрешенных для использования в отделе маркетинга. Посмотреть ролики и изучить новости незаметно становится невозможным, «профессиональные прокрастинаторы» тут же станут очевидными для руководства.
Большой плюс систем учета рабочего времени, таких как CrocoTime – они работают в тихом режиме, не отвлекают сотрудников необходимостью составления отчетов и даже включения самой программы. Агенты CrocoTime устанавливаются на ПК сотрудников единожды и собирают статистику самостоятельно. Готовые аналитические отчеты не требуют от руководителя временных затрат на изучение ситуации и гарантируют объективность.
Выявить лентяев, которые зачастую разрушают атмосферу в коллективе одним своим присутствием, с помощью системы мониторинга CrocoTime легко. Попробуйте все возможности системы бесплатно и убедитесь в эффективности автоматизированного учета рабочего времени.