Только 8% офисных сотрудников не против того, чтобы начальник их контролировал. Более того, эти люди утверждают, что часто им не хватает «волшебного пинка», без которого они не могут выдавать хороший результат в работе. Остальным идея контроля не кажется удачной. Эта категория персонала уверена, что вполне способна быть эффективной и без вмешательства руководителя. Будем разбираться, почему контроль все-таки необходим в работе и почему он должен быть именно лояльным.
Почему необходим контроль работы сотрудников
К сожалению руководителей, далеко не все 100% персонала способны трудиться без понуканий и мысли о том, что работу будут проверять. История стара, как мир: стоит начальнику отпустить ситуацию, как одни сотрудники начинают выстраивать свой собственный график работы, который часто не совпадает с внутренним регламентом компании, другие – присутствуют в установленное время, но их поглощает прокрастинация, третьи – за счет фирмы решают свои личные вопросы или работают на сторону. Любой из этих вариантов явно не совпадает с целями и задачами работодателя. Но прежде, чем устанавливать тотальный контроль, важно помнить, что в такой жесткой форме он не пойдет на пользу тем, кто работает и без кнута.
Плюсы правильного контроля
Правильно организованный контроль – залог общего успеха компании. Главное его отличие в том, что он мотивирует, а не вызывает возмущения среди персонала. Добиться этого несложно: во-первых, нужно выбрать именно лояльный способ контроля, во-вторых, объяснить сотрудникам, что никто на их личное не посягает, карательной функции контроль не несет и все в рамках закона. При таком раскладе у контроля есть масса плюсов:
- предсказуемый результат работы персонала. Причем и для руководителя, и для самих специалистов. Ведь если есть способ отследить деятельность, значит, есть шанс и спрогнозировать результат, и распределить время;
- объективность. Кто не сталкивался с ситуацией, когда один сотрудник работает в поте лица, не имея возможности выпить не то что лишнюю, вообще чашку кофе, в то время как его коллега, «пуская пыль в глаза», трудится на сотую доли. Такая несправедливость зачастую рождает негативные настроения в коллективе, что не идет на пользу общим результатам;
- выявление ошибок на ранних этапах работы. Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Но порой ошибки могут слишком дорого стоить компании. Лояльный контроль позволяет вовремя исправить недочеты, причем даже сотрудникам самостоятельно;
- планирование. Правильный контроль учит планировать. Результаты мониторинга активности могут стать основой для распределения времени на задачи в зависимости от сил. Например, если сотрудник максимально трудоспособен с утра, то именно на это время ему ставят приоритетные задачи, требующие максимальной концентрации. Или даже он сам их себе ставит.
Правильный контроль в первую очередь направлен на то, чтобы видеть успехи персонала, подходить к организации рабочих процессов с позитивной точки зрения. Это отлично мотивирует и позволяет сотрудникам развиваться в личностном и профессиональном плане.
Функции и виды контроля
Контроль сотрудников в компании можно условно разделить на три большие категории:
- контроль перемещений и доступа.
Это знакомые многим пропуски на предприятие, системы контроля и управления доступом (СКУД) или видеокамеры. Здесь может быть несколько вариантов организации контроля: одним компаниям достаточно видеть, во сколько человек пришел на работу и во сколько ушел, специфика других требует фиксировать перемещения внутри офиса, например, вход в лаборатории может быть доступен не всем, и принципиально важно знать, кто и когда посещал специализированное помещение. Третий вариант, и будем откровенны, он граничит с безумием – это отслеживать абсолютно каждое движение в офисе, устанавливать видеонаблюдение в коридорах, на лестничных клетках, столовой и даже туалете. Явный перегиб, который позитивных настроений точно не добавит;
- контроль непосредственной работы персонала.
Это фиксирование количества выполненных задач и времени, которое на них потрачено. Организуют такой контроль в ручном режиме, когда отчеты заполняются в электронных таблицах, специальных бланках или в свободном формате, или в полуавтоматическом – в различных сервисах по управлению проектами, CRM-системах, корпоративных регламентах и т.п. Это, конечно, вполне лояльный способ контроля работы персонала, но насколько правдивы данные, которые предоставляют сотрудники, может оставаться загадкой для руководителя;
- глубокий мониторинг занятости персонала.
Это системы, которые фиксируют все действия (и бездействия) сотрудника за своим персональным компьютером.
Контроль физического присутствия на рабочем месте все больше отходит на второй план. Остается исключительно для того, чтобы соблюдать нормы законодательства, которые обязывают работодателя вести учет рабочего времени, заполнять табели. Больше руководителей интересует, чем занимаются подчиненные непосредственно в течение рабочего дня. В этой связи можно выделить несколько видов контроля:
- предварительный. Этот вид контроля может реализовываться ежедневно в начале дня или перед стартом проекта. Одним словом, на начальном этапе работ. Сводится к тому, чтобы убедиться, что задача принята и понята;
- итоговый. Название говорит само за себя – проводят такой контроль в финале дня, чтобы выяснить, сколько поставленных задач выполнено, или по завершении проекта. Рискованный вид, поскольку можно слишком поздно узнать, что задачи выполнены недостаточно качественно или вообще не так, как предполагалось руководством;
- промежуточный. Подходит в тех случаях, когда работу можно разделить на этапы. Контролируют в таком случае в финале каждого этапа;
- сплошной. Понятное дело, что руководитель не может постоянно быть рядом с сотрудником, но такой вид контроля подразумевает, что проверка работы может произойти в любой момент. С одной стороны, это позволяет начальству быть уверенным, что работы идут, а с другой, может повергнуть персонал в стресс из-за постоянного напряжения, ведь в любой момент босс может вызвать и спросить.
Организация контроля работы персонала
Организация контроля персонала – задача стратегически важная. Без понимания текущего состояния дел компании планировать и развиваться сложно. Грамотно организованный и лояльный контроль идет на пользу обеим сторонам трудовых отношений: руководитель уверен в своей команде, получает ожидаемые результаты и мотивирует сотрудников. Персонал, в свою очередь, может расти и развиваться вместе с фирмой, увеличивать свой доход.
Автоматизированный контроль
Автоматизированный контроль на сегодняшний день, пожалуй, лучшее решение для организации контроля работы персонала. По данным международной рекрутинговой компании Hays в России, системы учета рабочего времени используют 45% опрошенных отечественных и зарубежных компаний. Тренд набирает популярность в первую очередь из-за удобства использования – подобные программы работают самостоятельно и предоставляют исчерпывающую информацию о занятости сотрудников. Главное – правильно подобрать инструмент, чтобы все остались довольны результатом: руководитель имел на руках достоверную информацию, а сотрудники не отвлекались дополнительно на мониторинговый софт и не переживали за сохранность своих персональных данных и тайну личной жизни.
Функции и возможности автоматизированного контроля
Автоматизированный контроль хорош именно широким набором функций и возможностей. Зачастую система мониторинга рабочего времени может совмещать в себе и пропускную систему в компании, и трекеры задач. Например, система учета рабочего времени CrocoTime полностью закрывает вопросы контроля персонала:
- контроль физического присутствия. Программа отмечает начало и окончание рабочего дня в момент включения/выключения персональной рабочей машины сотрудника. Так решается вопрос ведения табелей – обязательной документации для всех работодателей;
- контроль непосредственной работы персонала. Система делает снимок рабочего дня специалиста: отмечает в какое время, как долго и чем именно был занят сотрудник, сколько работал за компьютером и вне ПК. За счет интеграции с корпоративными календарями, при желании турникетами, IP-телефонией программа учитывает совещания и планерки, встречи и созвоны с клиентами. Встроенный тайм трекинг помогает понять степень участия каждого специалиста в том или ином проекте. Шкала активности покажет, в какое время сотрудник наиболее работоспособен;
- глубокий мониторинг занятости персонала. CrocoTime формирует отчет по программам и сайтам, которыми пользовался специалист в течение рабочего дня. Это позволяет проанализировать долю продуктивного времени и долю отвлечений от непосредственного рабочего процесса. Система позволяет задать ресурсы, которые будут считаться непрофильными для сотрудника: например, социальные сети для контент-маркетолога будут одним из главных инструментов работы, в то время как для инженера – явным отвлечением. При этом стоит отметить, что программа не углубляется в суть переписок, не делает снимков и видеозаписей экрана, не перехватывает почту. Статистика ведется исключительно на основании заголовков открытых окон. Причем отмечается и время использования программы или сайта – ведь объективно человек не может выкладываться на 100% в течение 8 часов подряд. Пятиминутные передышки никому не повредят, но если социальные сети затягивают на 2-3 часа, руководитель это увидит.
Особенность системы в том, что собранную статистику можно открыть и для самого сотрудника – так непредвзятые данные, собранные автоматизированной системой, покажут, как стоит организовывать свое рабочее время, распределять задачи.
Информация о работе персонала становится основанием для принятия управленческих решений. С позиции лояльного контроля, который не ищет промахи, а позволяет увидеть точки роста и совершенствования, это перераспределение нагрузки среди специалистов, если статистика показывает, что один перерабатывает, а другому не хватает задач, поощрение самых трудоспособных.