Бережное отношение к личному времени начинается с уважения и внимательности к занятости близких, друзей и, без сомнения, коллег. С ними мы встречаемся почти каждый день. С ними взаимодействуем на работе, зависим друг от друга в выполнении проектов, соблюдении сроков. Обидно, когда из-за родного прокрастинатора рушатся важные планы всего коллектива. Следить друг за другом, подталкивать к труду – не вариант. Похоже на детский сад. Если нет чувства самодисциплины у сотрудника, на помощь руководителю приходят программы контроля рабочего времени.
Потери рабочего времени
Классические 10 минут опоздания многие считают нормой. Откуда рождается такое понимание времени? Да чуть ли не со школьной скамьи и студенческих лет. Когда школяров на лекции ждут пресловутые 10 минут, а профессора – 15. В деловых кругах такое поведение мало прокатывает.
Посчитаем: 10 минут опоздания с утра, 10 – задержка с обеда, ранний уход на тот же период. И так в течение 24 дней одиннадцати месяцев. В итоге – минус 132 плодотворных часа за год. Кто из работодателей готов пустить их по ветру? Платить за перекуры, бесконечные кофе-брейки и решение личных проблем?
Программа отслеживания времени
Отслеживать занятость и эффективность персонала – признанная практика компаний во всем мире. Прогрессивно мыслящие топ-менеджеры вводят в обиход дипломатичные системы мониторинга, когда над работником не довлеет недремлющее око ПП в виде веб-камеры и скриншотов экрана персонального компьютера.
Но зная о такой системе, человек мобилизуется, сосредотачивается на конкретных задачах, избегает ненужных отвлечений. Например, ПО Crocotime при всех ее контролирующих функциях оптимально отражает эффективность сотрудника в рабочие часы.
Программа не пропустит ни одного важного достижения, успеха, выполнения текущих задач, даже переработок. Все подсчитает и представит полную картину дня, из которой уже руководитель сделает объективные выводы о продуктивности подчиненных.
Программа составления табеля учета рабочего времени
Всеобщая компьютеризация до сих пор не списывает со счетов табели учета рабочего времени. Их даже, случается, и сегодня заполняют от руки по форме Т-12. Но больше востребована форма Т-13, которую создают с помощью автоматизированных систем учета.
Этот документ единый для всей страны и в целом удобный по алгоритму ведения. Табель включает ряд важных показателей, на основе которых рассчитывается заработная плата и учитывается занятость персонала:
- время прихода и ухода, больничные, опоздания, прогулы;
- число смен в сутки;
- переработка;
- командировки, повышение квалификации, учебные сессии;
- задействованность днем и ночью, в выходные, праздники;
- оплачиваемый отпуск и отпуск без сохранения заработной платы.
Это обязательное свидетельство заполняет уполномоченное лицо. Далее акт подписывают начальник подразделения, кадровик. И только после их ревизии передают в бухгалтерию. Алгоритм отработан, но не исключает затянутость по времени и человеческий фактор.
Как планировать рабочий день?
Спланировать предстоящий день накануне вечером – почти стопроцентная гарантия все успеть. Не думать, не вспоминать с утра, что же нужно обязательно сделать сейчас, сегодня. Это не просто модное веяние — беречь самый ценный ресурс — время, а практика успешных людей мира, таких, как Стив Джобс.
Нет перед глазами четкого плана – производительность снижается. К сожалению, планировать рабочий день не умеют более 20% трудящихся россиян. И даже топ-менеджеры до 80% своего времени тратят на безрезультатное общение с коллегами, не умеют делегировать задачи, отчего еще больше снижают собственную эффективность.
Научиться планировать несложно. Достаточно следовать основным правилам:
- чувствовать личные биологические часы: кто во сколько более плодотворен;
- расставлять приоритеты: в начале списка ставить самое важное задание. Вспомните выражение «съесть лягушку». Дальше менее важные и самые легкие дела решатся, как будто сами собой, есть такой эффект;
- разделять задачи на подзадачи;
- не идти на поводу у коллег, которые просят выполнить работу за них;
- быть ответственным перед самим собой и коллективом.
Современные IT-технологии предлагают электронные планировщики задач и тайм-трекеры, в том числе мобильные.
Как мотивировать сотрудников не опаздывать?
Система штрафов и наказаний или позитивная мотивация на пунктуальность? Выбор остается за руководством предприятия. Опоздания — одно из самых частых нарушений дисциплины, из-за которого часто летят в тартарары все планы и графики.
Большие предприятия с многотысячным коллективом решают вопрос пропускной системой через турникеты. Плюс предупреждения, выговоры, штрафы. Организации, которые ориентируются на создание комфортной рабочей атмосферы, придумывают более лояльные и оригинальные методы предупреждать опоздания:
- планерки за 15-20 минут до начала рабочего дня;
- гибкий график: задерживается сотрудник на полчаса, значит и уходит на 30 минут позже;
- развитие ответственности через увещевания коллег, хотя этот способ представляется наименее вероятным;
- вручение поощрительных подарков (билеты в кино, спортзал и т.д.) самым пунктуальным;
- доска позора или почета – так влияют на опаздывающих с помощью положительных или негативных способов;
- бесплатные завтраки и кофе в преддверии трудовых часов. Тем, кто задерживается, остается только вдыхать ароматы вкусных блюд и остаться без новостей в коллективе.
Как бороться с прокрастинацией?
Решить раз и навсегда проблему опозданий и переноса дел на “чуть позже” реально. Можно придумывать разные способы: ежедневные, еженедельные отчеты сотрудников, видеонаблюдение, нормативы, совещания по результатам проекта и т.д.
CrocoTime — программа-помощник в составлении планов отдельного сотрудника и всей команды. Какие возможности у этого известного тайм-трекера:
поможет подсчитать время, затраченное на проект и на конкретные задачи в его рамках;
оценит вклад каждого из участников, в том числе их скорость и продуктивность;
продемонстрирует, как распределяется нагрузка по времени; ее анализ представит ясную картину, кого из работников стоит разгрузить, а кого — озаботить большим количеством заданий;
дает возможность отмечать важные задачи, делегировать их, следить за исполнением.
И стандартный функционал CrocoTime, о котором нельзя не вспомнить: в режиме реального времени мониторит и собирает статистические данные с ПК, показывает программы и сайты, которые были использованы служащими.
Тайм-трекинг оценили подразделения крупнейших корпораций — «Газпром», «Роскосмос», «Ланит», «Интеркомп» и другие. Достойное подтверждение, равно как и частный выбор фрилансеров, кто сам устанавливает систему контроля учета времени CrocoTime на личные компьютеры и остается хозяином своего времени.