Трудиться в определенном ритме, с установленными временными рамками дня, с перерывом на обед и короткими кофе-брейками. В этом своя философия, понятная обеим сторонам трудового процесса, суть которой в том, чтобы разграничивать рабочее и личное время. Отвечать за выполнение в срок обязательств, быть дисциплинированным, неизменно следовать условиям договора готовы 54% служащих. Что делать с остальными? По-видимому, контролировать время, требовать отчеты о проделанном и т.д.
Основные методы контроля сотрудников
Проверять занятость – мера необходимая, в силу того, что часть жизни, общения уже ушла в виртуальный мир – в соцсети, мессенджеры. Они отвлекают, затягивают, соблазняют развлечениями, играми, покупками в онлайн-магазинах, новостями из области политики, экономики. Этим занятиям офисные служащие офисные посвящают до 2,5 часов в день:
- 46% читают личную почту;
- более 30% переписываются в мессенджерах;
- более 20% ищут другую работу на специализированных сайтах;
- 7% ведут блоги.
Часто приходится делать над собой почти нечеловеческое усилие, чтобы выйти из плена Интернета и начать работать. Предупредить неэффективность команды и способствовать ее продуктивности можно при помощи нескольких инструментов:
- система видеонаблюдения важна, когда работникам приходится много передвигаться по территории. Но это не гарантирует хорошей отдачи;
- проведение планерок, составление инструкций, отчетов на следующий день, планов по достижению. Такой метод неплох, стимулирует человека продумывать дела. Минус в том, что отвлекает надолго;
- программы-шпионы на компьютерах удобны работодателям, которые не задумываются о моральных аспектах взаимоотношений; их установка чревата обращениями в трудовую инспекцию за нарушение прав;
- ПП учета рабочего времени в автоматическом режиме фиксируют часы прихода/ухода, начало работы за ПК, обращение к сайтам, какие из них продуктивные, а какие — нет, определит, например, программа CrocoTime.
Автоматический учет рабочего времени
Платить не за красивые глаза, а за скорость и качество – понятное желание каждого управленца. Никто не хочет оплачивать простои. Специалист в ответ ждет получения высокого вознаграждения за профессионализм. Гармонизировать отношения помогают автоматические программы учета рабочего времени.
Их необходимость актуализируется, если:
- надо узнать, на что тратится время;
- понять структуру бизнес-процесса;
- установить вклад каждого члена коллектива в стоимость проекта;
- определить уровень квалификации и резервы людей.
Начать стоит с установки на компьютеры агента программы. Включение ПК будет сигнализировать о начале дня, нажатия на клавиши и клики мышью определяют длительность обращения к определенному приложению или сайту. Неподвижность мышки более пяти минут будет отмечать период как «некомпьютерный». Кроме того, автоматизированная программа соберет статистику по востребованным у специалиста сайтам.
Учет и планирование трудозатрат на проекты и задачи
Опытный бизнесмен подчеркнет, чтобы получить конечный благоприятный результат, еще на старте стоит учесть, спланировать трудозатраты. От них зависят главные показатели: порядок, сроки, длительность, итоговое качество услуги или продукта, в зависимости от ориентированности предприятия.
Не всегда важно рассчитывать единичные мелкие задания. Целесообразно понимать трудозатраты по основным направлениям деятельности. Например, управление организацией, производство, продажи, продукты, методики. Но, пожалуй, главное, на что следует обращать внимание при планировании проекта, — это трудовые ресурсы:
- сотрудники;
- машины и оборудование.
Сориентировать соратников, в высокой производительности которых заинтересован менеджер, отмечать все параметры, подсчитывать трудозатраты на проекты важно своевременно. В идеале сразу по окончании работы: завершил — занес в таблицу в конце дня. На это потребуется минимум сил.
В разы меньше, чем если вспоминать о прошлом в конце недели. Это позволит избежать искажений в учете и планировании. А также станет стимулом для персонала трудиться равномерно, а не устраивать горячих дедлайнов.
Хороший принцип — не обманываться в своей ежедневной активности. Если загрузите себя на 150%, вряд ли исполните абсолютно все. Перенесёте на следующий день, а потом еще на один… В итоге станет привычным “не делать сегодня то, что можно сделать завтра”.
Правильнее планировать на 90-100% и следовать расписанию. Вопреки помехам и соблазнам отвлечься. Планомерный учет трудозатрат даст положительный результат:
- данные для анализа деятельности специалистов, оптимальное перераспределение задач;
- обоснование для привлечения дополнительных ресурсов или оптимизация имеющихся под конкретные направления;
- повышение исполнительской дисциплины.
Организация рабочего времени сотрудников
Трудолюбивые, творческие, пунктуальные, энергичные работники — первые качества, которые указывают в резюме. В них верят претенденты на вакансию, надеется наниматель. Но в будничном течении эти человеческие характеристики, столь важные для производительности, нивелируются. Причин несколько. Остановимся на организации труда.
Расхолаживают коллектив опоздания, тем более, если свыше дозволяется задержка на 10-20 минут, и ранний уход с работы. Это минус 10% продуктивных трудовых часов. Чрезмерная загруженность сотрудника, когда приходится перескакивать с одного задания на другое в надежде успеть все! Такие переключения стоят 40% КПД персонала. Принцип рационального распределения работы остается актуальным.
Как правильно ставить задачи подчиненным?
Простой путь, что позволяет развиваться, ставить цели — когда топ-менеджер начинает с себя, своих планов, умеет четко, грамотно обозначить требования к коллегам. Тогда можно быть более уверенным, что ситуация останется под контролем, работник будет чувствовать ответственность. Алгоритм взаимоотношений несложен:
- ставить последовательные задачи, которые не вызывают противоречий в приоритете между структурными подразделениями, соотносятся по датам, ресурсам, другим целям подчиненных. Тогда не придётся удивляться, почему не завершаются предыдущие, более ранние дела;
- разъяснить задание, убедиться, что оно понятно, не вызывает чувства неприятия. Это не короткий разговор на бегу. Нет. Стоит подробно поговорить о задаче с исполнителем. Согласовывать, обозначить, какой результат нужен, когда и зачем. Ответ на последний вопрос, о котором часто забывает руководитель, необходим исполнителю. Как минимум, для мотивации, максимум — для понимания личной востребованности и соучастия в развитии предприятия;
- хорошо знать таланты, способности специалиста. Если у того нет навыков, опыта, вероятность успеха невысока. Даже если работник постарается превзойти самого себя;
- предоставить ресурсы. Это информация, деньги, наделение полномочиями, чтобы у подчиненных не пересекались зоны ответственности;
- проверять работу на промежуточных этапах. Если начальник не вспоминает о задаче, нижестоящие делают вывод, что ее можно отложить в долгий ящик.
Мониторинг поставленных планов и задач
Цель ради цели — пустой звук для бизнес-структуры. Достигать задуманное последовательно, в сотрудничестве с командой — это уже конкретный разговор. И строить его легче с помощью программы учета времени CrocoTime. ПП не позволит нарушать распорядок, дисциплину, но станет главным свидетелем работоспособности работников. Детализирует день до минуты, по всем заданиям:
- руководителю даст понять, чем занят каждый участник проекта, на что конкретно уходит время;
- на основе информации о результативности работников оптимизировать затраты на штат или привлечь новых сотрудников;
- проанализировать квалификацию специалиста: понять, сколько тратит времени на выполнение рядовых обязанностей, сколько — на требующих инициативы, инновационных решений; сравнить его результаты с показателями коллег в аналогичных процессах, из этого распределять нагрузку в соответствии с компетенциями;
- составить штатное расписание для эффективного использования трудовых ресурсов.
ПО CrocoTime подходит и для организаций с небольшим штатом, где процессы строятся на доверительных отношениях, и для крупных компаний с численностью до 10 тысяч человек и больше . Что полезно тем и другим: CrocoTime создаст объективную картину, нарисует, куда движется компания, не пора ли ей менять курс.