Сказка о потерянном времени – как не сделать ее былью? Классика советской литературы и кино учит детей ценить свое и чужое время. На старших такие жанры уже не воздействуют. Во взрослой жизни нужны серьезные аргументы, чтобы подстегнуть к плодотворной работе.
Мониторинг рабочего времени становится для работодателей спасением от бездельников. Для служащих – это выход из затяжного погружения в Интернет.
Делать мониторинг рабочего времени – значит наблюдать за тем, как персонал использует его, находить проблемы, оптимизировать процессы.
Автоматизированный учет рабочего времени
Сколько сотрудники работают, а сколько часов тратят на посторонние занятия; не перегружены ли сверх меры, что в итоге приводит выгоранию — это информация, которая важна работодателю. Всё чаще делают вывод: контролировать персонал необходимо. Без этого сложно двигать бизнес вперед, невозможно развиваться, быть конкурентным. На помощь приходят IT-решения. Автоматизированные системы контролируют и анализируют продуктивность каждого сотрудника. По статистике, при их наличии персонал начинает работать эффективнее на 30%.
Система учета рабочего времени
Чем занимается коллектив? Представим: планерка закончилась, задания распределили, обсудили текущие вопросы, поставили новые цели. А дальше — на совести каждого, чему он посвятит себя. Статистика показывает, что часто трудовые обязанности стоят далеко не на первом месте. Прежде, чем приступить к делу, сотрудники собираются с духом, настраиваются:
- заходят на веб-сайты, странички в соцсетях;
- «разгребают» почту;
- ищут другую должность;
- общаются с коллегами, решают собственные вопросы;
- играют в игры, смотрят фильмы.
Итак, главные «похитители времени» — ПК и Интернет. Но, с другой стороны, они же и помогают менеджеру. Достаточно ввести систему учета рабочего времени. Предупредить коллег, что да, теперь ваша личная занятость в компании под контролем. За ничегонеделание придется отвечать. Выгода очевидна:
- ответственный человек соглашается с таким положением, ведь система учета только подчеркнет его пользу родному предприятию. Равнодушный к общему делу либо исправится, либо покинет должность;
- работодатель платит только за отработанные часы;
- есть возможность наблюдать как за персоналом в офисе, так и за фрилансерами на «удалёнке».
Программа учета рабочего времени
IT-рынок предлагает разные программы учета времени. Объединяет их нацеленность на поддержку дисциплины, настроя в команде. Программные продукты отличаются характеристиками. Выбор определяют цели, которые нужно достичь в бизнесе.
Разработаны агрессивные решения – «шпионские программы». Они мониторят даже персональную переписку пользователей, сканируют ПК, могут блокировать действия специалиста, если тот пытается воспользоваться секретными данными. Такие варианты применяют службы безопасности.
Другие предложения, например, ПП CrocoTime, более лояльны. «Заглядывать» внутрь персонального письма не будут, ограничатся заголовком активного окна. Разделят открытые окна в компьютере на продуктивные/непродуктивные. Для каждой сферы они свои.
Музейщик, например, будет изучать сайты об искусстве, а в строительной организации их сочтут нецелесообразными. Фотография дня покажет статистику занятости по отделам. Администратору достаточно будет один-два раза в месяц проверять отчеты.
Мониторинг работы сотрудников
Чью деятельность контролировать? На кого чаще обращать внимание? Какие процессы отслеживать? Где и как это можно делать? Вопросы, которые требуют ответов для развития предприятия. Придется разобраться и в том, что лучше проверять: процесс или результат? Итак, какие различают виды мониторинга работы:
- проверка предварительно выполненных заданий;
- руководство этапами;
- разбор конечного результата;
- периодическое слежение;
- выборочный контроль.
При плюсах и минусах обозначенных способов нужно заручиться согласием подчиненных. Во-первых, соблюсти закон, избежать щекотливого «шпионажа», негатива со стороны подчиненных. Но, пожалуй, главное, что хочет получить руководство от мониторинга, — это достижение целей собранной вместе эффективной командой, в которой понимают свои конкретные задачи и миссию товарищества.
Мониторинг работы компьютера
Контроль занятости служащего в рабочее время на офисном компьютере соответствует законодательству. Но если следить за ним уже во внерабочие часы – это считается вмешательством в личную жизнь. Соблюсти баланс помогают программы.
ПП могут иметь скрытый характер. Или служащие о них знают, понимают, в чем суть такого наблюдения. Фирмы, в чьем ведении секретная информация, обязательно мониторят ПК. Вряд ли кто хочет, чтобы важные сведения «слили» конкурентам. Или умышленно удаляли документы. Или пользовались внутренними мощностями и ресурсами компании в собственных целях.
Увы, с этими фактами столкнулся не один предприниматель. Крупный бизнес, средний или мелкий – не важно. В приоритете информационная безопасность, право интеллектуальной собственности. Сегодня уже привычно, что на компьютеры работников устанавливают программы, которые допускают удаленное администрирование.
Дипломатичная система наблюдения
Отслеживать занятость сотрудника помогает программа CrocoTime. Её преимущество в том, что она не интересуется частной жизнью, игнорирует переписку и пароли от сайтов, не углубляется в набираемый на клавиатуре текст, не делает скриншоты. Максимум – фиксирует заголовки активных окон. Не зря CrocoTime даже среди «белых воротничков» называют корректной системой. Одновременно ПП дает менеджерам преференции понять, сколько часов специалист тратит на выполнение конкретных задач, какие бизнес-процессы нуждаются в оптимизации:
- делает точную фотографию дня сотрудника;
- делит открытые сайты на продуктивные/непродуктивные;
- учитывает встречи, звонки и автоматически мониторит рабочее время за ПК;
- показывает статистику по отдельному человеку и по отделам;
- определяет, над какой задачей в какой период трудился работник, соответственно дает понять, надо ли его заменить на данном этапе или помочь повысить квалификацию.
Большое преимущество CrocoTime: ПО оценивает вклад каждого сотрудника в общее дело. Даже на крупном предприятии с коллективом свыше 5-10 тысяч штатных единиц не потеряется ни один человек, никто не почувствует, что его работа никому не нужна. Заметят и отметят всех.