Каждая третья фирма отслеживает занятость персонала за компьютером. Дело это не совсем благодарное. Но вынужденное. Бездеятельность на рабочем месте приносит организациям миллионные убытки. Другая опасность – сотрудники сливают инсайдерскую информацию. Предотвратить такие ситуации несложно. В помощь вам тайм-трекеры.
Учет прихода и ухода сотрудников
Ответственность каждого служащего начинается с дисциплины. Если ее нарушения входят в правило офисной жизни, дальше снижается мотивация в работе, ее откладывают на потом в пользу решения личных вопросов, сроки проектов срываются. Кто из владельцев компаний готов жертвовать своим бизнесом и платить «болванчикам» за ПК? Такие найдутся вряд ли. Надеяться на самодисциплину подчиненных можно, но малоэффективно. Так что учитывать время – экономическая целесообразность.
Итак, проконтролировать пунктуальность коллектива, отработку нормы/часов можно такими методами:
- записывать часы в журнале учета прихода/ухода;
- поставить турникеты, видеокамеры;
- обзавестись биометрическими системами;
- внедрить автоматизированные программы.
Контроль посещения сотрудников
Способы контроля принципиально отличаются друг от друга. Учитывают только явки и неявки или регистрируют отклонения, например, сверхурочную загруженность, или контролируют норму часов. Анализировать их качество и наполненность – уже выбор работодателя. Здесь можем говорить и о схеме персональных отчетов по заданиям, и об автоматизированных системах учета времени.
Простой, но хлопотный способ следить за посещаемостью — записывать в журнале, кто во сколько пересек порог офиса.
Турникеты пропускают входящих по одному, отмечают чистое время, замечая тех, кто рано ушел, задержался на перерыве, опоздал; в сочетании с видеонаблюдением расширится объективность в наблюдении за персоналом;
Актуальны биометрические терминалы. Отпечаток пальца человека, фото его лица, даже радужки глаза и т.д. становятся пропуском в компанию, фиксируют время прибытия, отличают своих от чужих.
В фирмах, где много помещений с ограниченным доступом, где установлены дополнительные терминалы, удобна система СКУД, или контроль и управление доступом с функцией учета рабочего времени по бесконтактным картам.
Но, пожалуй, пальму первенства в отслеживании посещаемости сотрудников можно отдать компьютерным программам. Они зарегистрируют приход на работу и качество/продуктивность дня. Например, CrocoTime делает фотографию рабочего дня, синхронизируясь с турникетами, IP-телефонией, календарем. В сервисе запоминаются все нарушения. Сообщение с отчетом отправляется руководителю на e-mail.
Мониторинг рабочего времени сотрудников
Команда собралась. Все педантичны и точны до минуты. Прошли пункты контроля вовремя. Остановиться на этом этапе мониторинга персонала значит ничего не сделать для развития. Находиться на рабочем месте можно формально, когда обстановка в кабинете размеренная, комфортная для продолжительных чаепитий и душевных бесед. Что делать?
- Устраивать планерку для всего коллектива в самом начале дня или за 15-20 минут до.
- Вывесить мотивационную доску, на которой отмечаются все выполненные за день задачи конкретным работником или всем отделом, нормативы, планы. Доску можно повесить на стене или установить в ПК. Минус: сотрудники отвлекаются, всплывающее окно на мониторе всякий раз напоминает, пора доложить, как продвигаются дела. Это раздражает, время уходит на заполнение доски. И вряд ли в таком положении можно говорить об объективной статистике.
- Обязать составлять отчеты ежемесячные, еженедельные, ежедневные об оффлайн-деятельности. Их можно множить до бесконечности. Чем занимался вне нахождения за компьютером: был на собрании, встречался с клиентом, вел переговоры, доставлял канцтовары и т.д. Об этом можно составлять доклады, формулировать фразы, а непосредственный рабочий процесс останавливается. В больших организациях отчетность становится непреподъемной для ее оценки и анализа.
Мониторинг использования рабочего времени
8 часов занятости в день на профессиональном месте – период, определенный Трудовым кодексом, ст. 91. Предполагается, что все время будет одинаково плодотворным, конечно, за исключением узаконенных перерывов. Кому удается концентрироваться на своих обязанностях, не поддаться соблазну исследовать рейтинговые видеоролики в интернете в рабочий период?
Согласитесь, мало таких стойких солдатиков. Руководству компаний приходиться мониторить, чем заняты подчиненные. Предупредить неприятные казусы со срывом дедлайнов, «заваливанием» проектов можно. Достаточно структурировать задания. Параллельно установить в ПК автоматические программы учета времени. Безусловно, получить согласие персонала. И уже вместе понимать, какой процент своей жизни они тратят на бизнес-задачи, а в какой «прокрастинируют» с обещаниями, что вот завтра точно начну выкладываться на 100%.
Автоматический учет рабочего времени сотрудников за компьютером
Что не позволит служащим имитировать бурную деятельность за ПК, тогда как продуктивность приближается к нулю? На что они нацелены – на интересы родного предприятия или запросы конкурентов? Эффективно зарекомендовали себя автоматические программы учета рабочего времени. О нарушениях они сигнализируют моментально.
О наличии ПП служащие должны знать, понимать цель такого контроля. Особенно на предприятиях, владеющих секретными технологиями, информацией. Слить инсайд – увы, терминология, вошедшая в привычный обиход бизнеса. С такими ситуациями сталкиваются предприниматели разных уровней.
В борьбе за конфиденциальность, информационную безопасность устанавливают ПО с удаленным администрированием ПК работников.
Программа для контроля удаленных сотрудников
Далеко сижу, все вижу. Так можно проиллюстрировать возможности программы учета рабочего времени CrocoTime. Контролировать коллектив в офисе достаточно просто. Сложнее контактировать с удаленными коллегами. Хотя такой опыт взаимодействия распространяется в геометрической прогрессии. Да и страх не суметь сорганизовать фрилансеров у заказчиков снижается. Это обеспечивают программные продукты, в частности CrocoTime. Она дает цифровые данные о занятости «удалёнщиков» и решает проблему контроля:
- мониторит начало и окончание дня. При включении ПК агент CrocoTime запускается автоматически и обозначает этот момент как стартовый. Соответственно, отключение компьютера отмечается как окончание дня;
- отслеживает нажатия на клавиши и клики мыши. Если сигнал с периферийных устройств ввода не поступает более пяти минут, то система фиксирует отсутствие специалиста. Это дает возможность подсчитать количество и длительность незапланированных перерывов;
- фиксирует активные окна программ и приложений;
- анализирует трафик. По итогам дня видно, какие сайты посещал сотрудник — продуктивные/непродуктивные.
Трудиться под постоянным надзором, скажете, сложно, напрягает. Но стоит вспомнить еще об одной особенности CrocoTime: она лояльна и не нарушает права человека. Вся личная переписка, информация, пароли останутся неприкосновенными. Программа только подтолкнет к самоорганизации, к повышению личной эффективности, к своевременному обращению к поставленным задачам. Довольными останутся и руководитель, и исполнитель.