“Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам” — эта знаменитая фраза Фердинанда Порше стала, в буквальном смысле, лозунгом руководителей. Не от того, что управленцы не доверяют персоналу решение задач, здесь негативную роль играет нерациональная нагрузка персонала. По мнению начальства — люди не успевают, значит надо помогать. Не всегда причиной высокой загруженности является полная самоотдача и наоборот. Те, кто выдают низкие показатели эффективности не обязательно прокрастинаторы. Ответ на вопрос глубже — дело в системе управления и не отлаженных бизнес-процессах.
Много не мало
Немного цифр, судя по опросу 26% рабочих российских компаний задерживаются в офисах ежедневно, 21% — несколько раз в неделю и еще столько же несколько раз в месяц. При чем 62% россиян не высыпаются из-за постоянного стресса, многие отмечают — упадок сил и снижение работоспособности в среднем на 50%. И если на вопрос: “В чем минус опозданий?” мы легко находим ответ, то увидеть реальные негативные последствия снижения эффективности персонала из-за постоянных переработок — сложно. А к ним можно отнести:
- Моральное выгорание персонала, снижение мотивации, возникновение конфликтных ситуаций;
- За рвением остаться после работы и доделать дела может скрываться нехватка знаний и компетенций;
- Сложно отследить реальные сроки выполнения задач, если человек постоянно задерживается или носит работу домой;
- Снижение эффективности неминуемо ведет к финансовым потерям.
Не менее проблемными для компании являются сотрудники, которые справляются с делами утром, часа за два. Остальное время тратят на личные дела, а в отчетах рисуют радужную картину своих трудовых подвигов. Определить их сложнее, они, как правило, не срывают сроков, выполняют монотонную, незаметную, но важную работу. Чаще всего это персонал бэк-офиса. Решение есть, но о нем позже. Сейчас поговорим о том, почему так происходит:
- Нет четких целей и понимания, каков должен быть результат;
- Недостаточно ресурсов для выполнения профессиональных обязанностей (время, средства, техническое обеспечение);
- Не налажены коммуникации между сотрудниками и отделами;
- Недостаток профессиональных знаний;
- Отсутствие лояльности со стороны руководства;
- Отсутствие контроля;
- Физическая усталость и моральное выгорание.
Все перечисленное, ничто иное как тактические организационные ошибки. Иначе говоря, ошибки подчиненных — ошибки руководства.
Работа над ошибками
Для того, чтобы все перечисленные ранее факторы исключить стоит обратить внимание на IT-решения. Их плюсы несомненны, они исключают человеческий фактор и ошибки в организации процессах мониторинга и анализа ситуации. Одной из самых удобных программ, сотни компаний признали CrocoTime. Система позволяет провести полный анализ всех процессов происходящих в организации, покажет какова структура и поможет выявить ошибки в организации труда:
- Функционал программы позволит сделать точную фотографию рабочего дня каждого сотрудника/отдела/подразделения и покажет в какое время решаются те или иные задачи.
- Агент системы работает автоматически, начинает мониторинг работы за компьютером с момента включения. Фиксируются отвлечения, перерывы, перекуры. А отчет по каждой единице персонала можно запросить в любое время.
- Благодаря точной статистике — можно видеть в каких программах работали люди, какие сайты посещали. Можно проследить как с одними и теми же обязанностями справлялись разные сотрудники.
Проанализировав данные удастся понять кто задерживается, кто выполняет больше действий за 8 часов, кто отлынивает. И ответить на главный вопрос: почему?