5 причин отказаться от учета оффлайн-активности

учет оффлайн активности
Коллектив и руководство CrocoTime регулярно отвечают на множество вопросов от пользователей программы. Довольно популярный вопрос: почему в системе нет возможности распределять время, которое сотрудник проводит не за ПК – так называемую “оффлайн-активность” работников?

Многие программы учета рабочего времени предлагают в качестве решения проблемы специальные формы, в которых сотрудник должен отмечать, какую работу он выполнял в конкретное время, для чего отлучался с рабочего места.

Вопрос об учете некомпьютерного времени сотрудников поднимался командой проекта уже на этапе разработки программы CrocoTime. Решение было принято единогласно и поддерживалось всеми сотрудниками компании. Приведем 5 основных аргументов «против» учета оффлайн-активности:

1. Во-первых, негативное влияние на результативность сотрудника

В опросе об отношении рядовых сотрудников к системам учета рабочего времени, мы получили очень дельный отзыв одного из специалистов. С позволения автора, приводим в качестве первого аргумента его слова.

Юрий Кузьменков: “Любая система учета рабочего времени должна удовлетворять двум главным критериям: 1) Сотрудник не должен отвлекаться (даже на секунду) на поддержание работоспособности этой системы; 2) Система никоим образом не должна мешать рабочему процессу или «притормаживать» его.

Если руководителю необходимо знать какие приложения и сколько времени открыты у меня на ПК – я только “за”. Он оплатил мой компьютер, программное обеспечение, мое рабочее место и рабочее время. Справедливо, что он хочет знать, на что пошли все эти деньги. Но если из-за удовлетворения этого желания, я могу не выполнить (в срок или вообще) свою работу, а, следовательно, и не в полной мере получу за нее оплату, руководитель должен будет сделать выбор: или работающий сотрудник, или работающая система учета и повышения эффективности рабочего времени”.

Нам эти доводы кажутся исчерпывающими и искренними. Заставлять работника тратить время на заполнение отчетов, значит отнимать у него время на решение рабочих задач.

Также стоит вспомнить о широко известных исследованиях ученых о  влиянии отвлечений на производительность труда. Было подсчитано, что сотруднику, который хотя бы ненадолго отвлекся от работы, понадобится около 23-х мину для восстановления внимания на задачи, которую он до этого выполнял.  А исследования университета штата Мичиган доказывают, что если работник регулярно отвлекается от задач, он совершает столь же регулярные ошибки.

2. Во-вторых, заполнение форм раздражает и демотивирует работников

Кроме потери рабочего времени (которое автоматизированная система учета рабочего времени призвана экономить и высвобождать), есть более “житейская” и приземленная проблема – раздражение сотрудников. Постоянно всплывающее окно, требующее отвлечься от дела и “рассказать” чем ты занимался в последние несколько минут, когда не присутствовал за ПК – не просто отвлекает, оно изрядно раздражает сотрудников.

Если вы решили постоянно напоминать сотрудникам о том, что вы им не доверяете, не рассчитывайте на то, что их уровень заинтересованности работой возрастет. Преимущество автоматизированных программ учета рабочего времени еще и в том, что если о них не напоминать, работники со временем привыкают к ним настолько, что забывают о том, что ведется мониторинг их работы.

Требования описать свою оффлайн-деятельность не дадут работнику расслабиться  и спокойно работать. Атмосфера в коллективе не станет более “рабочей”, напротив, раздражение, напряженность и недовольство станут постоянными спутниками вашего офиса.

3. В-третьих, учитывая оффлайн-активность, вы не получите объективной статистики

Одним из ключевых преимуществ учета рабочего времени CrocoTime является автоматизация. Команда разработчиков Инфомаксимум постаралась сделать не только самую быструю, но и самую автоматизированную программу. Это значит, что для осуществления работы системы требуется минимум действий администратора, следовательно, исключается так называемый человеческий фактор. Сотрудники не могут повлиять на сбор и обработку статистики программы. Автоматизация позволяет собирать объективную статистику.

Описанный выше способ ведения учета оффлайн-активности не гарантирует, что работники будут честно заниматься заполнением форм отчётности и откровенно признаваться в прогулах и опозданиях. Уж слишком высоко искушение «прикрыть» собственные провинности. В итоге, вы не сможете быть уверены в достоверности данных, внесенных сотрудниками в систему.

4. В-четвертых, руководителю будет крайне сложно настроить и организовать процесс

Еще одно ключевое преимущество программы учета рабочего времени CrocoTime – автоматический подсчет продуктивного и непродуктивного времени. Время, когда сотрудника нет на месте, система отмечает как “некомпьютерное”.

Если же предложить работникам описывать свою деятельность “вручную”, то перед руководителем отдела (подразделения или всей организации) встанет несколько серьезных проблем. Ему придется продумать и описать все возможные виды оффлайн-деятельности для каждого работника (чтобы сотрудник мог выбрать из списка, что именно он делал). Если организация крупная – проблема из разряда серьезной переходит в практически непреодолимую.

Можно отказаться от этой идеи и предоставить работнику возможность описывать действия своими словами. Однако, последствия принесут еще больше проблем: необходимость ежедневно распределять одинаковую деятельность, написанную различными фразами (например, “ходил точить карандаши”, “занимался доставкой канцтоваров”, “обеспечивал офис необходимыми материалами” и т.п.). В то же время, работники будут тратить на описание оффлайн-активности еще больше времени, ведь, чтобы обдумать лаконичное написание проделанной работы, многим сотрудникам необходимо время.

5. И, наконец, пятая причина – такой контроль рабочего времени потребует дополнительного юридического оформления

Рассматривая автоматизированный контроль рабочего времени с юридической стороны, специалисты CrocoTime убедились, что он не нарушает прав сотрудников. Если система учета рабочего времени не перехватывает переписку, не делает скриншотов экрана и не следит за работником через веб-камеру, руководитель может быть уверен в законности мониторинга.

Однако, заставляя работников заполнять отчеты, руководитель, как минимум, должен прописать это требование в должностных инструкциях, организационных документах и ознакомить с ними всех сотрудников

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно