Вопрос, который беспокоит и сотрудников, и руководителей: насколько справедливую нагрузку получают первые. Начальнику важно получить максимальный результат от оплаченного рабочего времени, а подчиненным нужно иметь возможность показать свою перегруженность.
Оценить загруженность не так просто, нужно найти время и тщательно вести контроль рабочего времени.
При этом слишком жесткий мониторинг часто вызывает возмущение коллектива. И это только одна из сторон вопроса, ведь контроль рабочего времени – дело непростое.
Проблемы и решения
1. Нагрузка работников распределяется неравномерно по дням, неделям и месяцам. Экономические процессы цикличны. По этой причине и нагрузка у сотрудников может быть разной: когда-то свободного времени больше, а когда-то не хватает и восьми рабочих часов.
Выход? Хорошо, если сотрудник имеет резерв времени, чтобы была возможность в периоды пиковой нагрузки справляться с дополнительными задачами. Задачи, которые решает система контроля рабочего времени в таком случае, заключаются в том, чтобы показать руководству объективную картину загруженности сотрудника и помочь в распределении дополнительных свободных часов на протяжении всего рабочего процесса.
2. Когда сотрудник планирует отпуск или же наступает сезон простудных заболеваний, нужно учесть это заранее. Ведь на этот период какие-то сотрудники отходят от рабочего процесса, а их функции должны взять на себя их коллеги. Где взять такой резерв? Хорошо, если в компании будет постоянно менее занятый сотрудник, на случай необходимости кого-то подменить. Другой вариант, чтобы в штате было несколько сотрудников одинаково загруженных не на все сто процентов. Иначе, временный уход какого-либо сотрудника, эффективного на 100%, принесет существенные проблемы всей компании в это время.
Что даст мониторинг рабочего времени в этом случае? Он позволит определить, сколько сотрудников и как много времени понадобится для выравнивания ситуации на время отсутствия одного из работников.
3. Изменение и рост компании, совершенно закономерно отражаются на количестве и сложности рабочих задач. Если загруженность сотрудников равна 100%, то их реакция на увеличивающуюся нагрузку будет негативной: они не смогут заняться новыми обязанностями и выполнять возросший объем работ.
В этом случае контроль рабочего времени укажет на перегруженность сотрудников и позволит своевременно нанять на работу дополнительный штат.
Как осуществить контроль рабочего времени?
Что необходимо, чтобы провести контроль рабочего времени, оптимизировать загруженность сотрудников, грамотно распределять задачи и ставить объективные сроки? На помощь руководителю приходят автоматизированные системы контроля рабочего времени. Они экономят время сразу нескольких сотрудников, которым, в случае ручного подсчета, приходилось бы тратить уйму времени на анализ данных и их систематизацию. Программа повышает корпоративную дисциплину, фиксирует прогулы, ранние уходы и опоздания. Она так же своевременно оповещает через e-mail менеджера о нарушениях: непродуктивной трате времени на развлекательных ресурсах или в соцсетях.
Итог
Доказано не одним исследованием и опросом, что непродуктивная трата времени сотрудником находится в рамках 12-30%. Эта цифра зависит от уровня корпоративной культуры, особенностей организации и рабочих функций. Каждая компания самостоятельно рассчитывает какой уровень загрузки будет у ее сотрудников. Чтобы процесс был простым, понятным и не отнял много времени, и была разработана программа контроля рабочего времени CrocoTime.