Опоздания сотрудников – явление частое и затрагивает едва ли не все компании без исключения. Конечно, не всегда незначительное опоздание играет решающую роль. Но если говорить о стабильно повторяющихся опозданиях, то они несут серьёзный вред рабочим процессам негативно влияют на эффективность и в целом разлагают дисциплину. Случайные, единичные и оправданные опоздания мало волнуют руководителей, но повторяющиеся задержки – совсем другая история.
Согласно опросу рекрутингового портала, 43% руководителей бизнеса не готовы терпеть опоздания сотрудников. Оно вполне логично: опоздания персонала обходятся предприятиям в круглые суммы в виде расходов на заработную плату и упущенной выгоды, снижении производительности команды и некой расслабленности в дисциплине.
Конечно, мало кто из сотрудников открыто признается, что откровенно и систематически опаздывает. Отчасти именно поэтому только 28% российских работников признаются, что нарушают трудовой распорядок.
Основные причины опозданий сотрудников
Так или иначе, у любого опоздания есть причины. Если рассмотреть различные опросы и статистику, то в большинстве оправдания у опаздывающих к началу рабочего дня объективные. Среди самых частых:
-
пробки на дорогах не дают вовремя добраться до работы 32% участникам опроса;
-
проблемы с общественным транспортом называет 31%;
-
семейные обязанности задерживают 9% опрошенных;
-
различные форс-мажорные ситуации заставляют опоздать 8% ответственных сотрудников, и случается такое нечасто.
Другие причины, которые озвучивают работники, вряд ли можно назвать объективными:
-
слишком крепкий утренний сон не отпускает 8% опаздывающих;
-
неспособность собраться и организовать себя называют 6% опрошенных;
-
личные дела, которые «всплывают» периодически и не дают вовремя прибыть на рабочее место, упоминают 4%;
-
отсутствие мотивации срывает начало рабочего дня у 3%;
-
1 из сотни респондентов признался, что главная причина опозданий – банальная лень.
Но самое интересное, что 20% тех, кто опаздывает систематически, не стесняются врать работодателям и придумываю раз от раза всё новые оправдания.
Сколько компания теряет на опозданиях?
Если предположить, что стандартный рабочий день составляет восемь часов в день, пятиминутное опоздание не кажется таким уж большим делом. Однако такое мнение ошибочно.
Возьмём среднюю зарплату в России за прошлый год. По данным Росстата, она равна 65 338 рублей, то есть средний сотрудник зарабатывает около 370 рублей в час. Специалист, всегда опаздывающий на работу на 5 минут, ежегодно лишает свою компанию 21 рабочего часа, что обходится предприятию примерно в 7 770 рублей, не считая связанной с этим потери прибыли из-за его отсутствия на рабочем месте.
Так, сотрудник, хронически опаздывающий на 10 минут, будет отсутствовать 42 рабочих часа в год, что соответствует неделе оплачиваемого отпуска.
Плохая новость заключается в том, что последствия для бизнеса не ограничиваются временем отсутствия и расходами, связанными с этим. Немаловажную роль играют нематериальные эффекты, которые приносят постоянно опаздывающие сотрудники в коллектив:
-
обида и снижение морального духа в коллективе.
Если кто-то из сотрудников постоянно опаздывает на работу, те, кто приходит на работу вовремя, могут начать обижаться. Более того, если им придется компенсировать опоздания специалистов, например, выполняя работу за непунктуальных коллег, к уравнению добавятся разочарование и снижение морального духа, что повлияет на дисциплину и производительность. И если команда разовьет такое мышление, потребуются время и усилия, чтобы вернуть всё в норму;
-
потеря уважения и дисциплины.
Если сотруднику постоянно сходят с рук опоздания, другие, скорее всего, потеряют уважение к своему руководителю и сами переймут эту плохую привычку, поскольку могут счесть, что никаких последствий не последует. Такое отсутствие дисциплины негативно сказывается на всех рабочих процессах, снижает уровень ответственности персонала в целом, подрывая качество работы, производительность и другие процессы.
Методы сокращений опозданий
Методы сокращения опозданий можно условно поделить на методы «кнута» и методы «пряника». Наказательные методы чаще всего приносят больше эффекта, но негативно сказываются на отношении к работодателю и могут воздействовать далеко не на всех сотрудников. Поощрения, конечно, воспринимаются коллективом более одобрительно, однако эффект от них, как правило, минимальный и длится недолго. Что же можно сделать, чтобы сократить опоздания:
-
штрафные санкции.
Метод распространённый в российских компаниях. 22% сотрудников отечественных компаний получали штрафы, причём 15% из них – именно за опоздания. Штрафные санкции показывают достаточно высокую эффективность, поскольку связь «деньги – пунктуальность» прослеживается максимально прозрачно. Однако такой метод не совсем правомерный с точки зрения законодательства, поэтому компании, придерживающиеся такой политики, вынуждены искать обходные пути;
-
отработки потерянного времени.
Суть метода максимально проста: сотрудник задерживается на работе ровно на столько, на сколько опоздал утром. Чтобы усугубить наказание, руководители часто назначают прогрессирующую шкалу отработок – за первое опоздание отрабатывается ровно тот же промежуток времени, за второе, например, в 2 раза больше и так далее. Но стоит учитывать, что для некоторых сотрудников такое смещение графика может быть вовсе и не наказанием. Кроме того, применить этот метод невозможно в бизнесе, который чётко привязан ко времени взаимодействия, например, распределённых команд или специалистов с клиентами;
-
объяснительные.
Этот метод применятся чаще всего по советской привычке. За каждое опоздание сотрудник обязан написать официальную бумагу с объяснением причин своего опоздания. Метод действенный, поскольку при наличии нескольких таких документов, в соответствии с Трудовым законодательством России, сотрудника можно уволить по статье. С другой стороны, если такие отписки носят чисто номинальный характер, пишутся со стандартными формулировками, то эффекта они не дадут;
-
общественное порицание.
Суть метода в том, чтобы по сути отдать борьбу с заядлыми любителями опаздывать на откуп самому коллективу. Вряд ли регулярные опоздания останутся незамеченными дисциплинированными коллегами. Но тут важно держать ситуацию под контролем, поскольку раздрай в коллективе никак не способствует работе в команде и может нанести вред рабочим процессам не меньше, чем опоздания сами по себе.
Методы более гуманные распространены чуть меньше и в своей основе стоят на довольно креативных подходах к организации рабочего распорядка. Например:
-
обязательные планёрки/летучки за 15-20 минут до начала рабочего времени;
-
бесплатные завтраки за полчаса-час до официального старта рабочего дня;
-
награды – пунктуальным и различные «плюшки» – тем, кто приходит раньше всех;
-
бесплатная парковка до определённого часа;
-
корпоративный транспорт до работы;
-
гибкий график.
Автоматический мониторинг опозданий персонала
Главная задача руководителя в борьбе с опозданиями – быть максимально объективным и одинаково беспристрастным ко всем сотрудникам, поскольку в голове каждого в коллективе при обратном подходе рано или поздно возникнет мысль: «Если ему можно, то почему мне нельзя?» Не пропустить никого, видеть весь коллектив как на ладони помогает автоматический мониторинг опозданий персонала с помощью систем учёта рабочего времени. Например, программа CrocoTime аккуратно и легко встраивается в работу любой компании и «рисует» реальную картину происходящего в команде.
Система работает параллельно с сотрудником, отражая все его временные затраты: включается вместе с ПК специалиста, тем самым отмечая начало рабочего дня; выключается так же в момент отключения рабочей станции. Опоздания не останутся незамеченными.
CrocoTime формирует максимально понятные отчёты о работе каждого специалиста или отдела, где отражаются все временные точки и затраты: когда приступил к работе, когда и как долго трудился над задачей, отвлекался персонал.
Благодаря системе легко распознать снижение мотивации к работе, которая может быть причиной опозданий, и выявить перегрузку специалиста задачами, что может негативно сказываться на утренней дисциплине. В таком случае нужно не наказывать опоздавшего, а, наоборот, распределить нагрузку в команде таким образом, чтобы сотрудника не настигло выгорание.
Программу можно настроить таким образом, чтобы руководителю приходили уведомления о самых из ряда вон выходящих нарушениях дисциплины. С другой стороны, и индивидуальный график работы можно задать в системе для тех, кто отлично зарекомендовал себя в плане пунктуальности и надёжности.
На основе данных о работе персонала CrocoTime автоматически составляет табели для расчёта заработной платы. С официальной статистикой не поспоришь – у сотрудников не будет возможности считать, что к ним относятся предвзято, применяя к ним методы сокращения опозданий.
При этом можно открыть доступ самому специалисту, чтобы он видел все свои успехи и недочёты и мог их исправить до того, как это отразится на его гонораре.
CrocoTime – достаточно простой способ отслеживать опоздания с точностью до минуты. Однако в противовес другим инструментам эта система учёта рабочего времени помогает объективно определить причины опозданий, чтобы сделать работу в компании для сотрудников комфортной и максимально привлекательной.