Вопрос повышения эффективности рано или поздно возникает в любой организации. Изначально каждый владелец бизнеса выстраивает работу так, чтобы она приносила максимальную выгоду при минимальных затратах. Но со временем эффективность может падать, негативно сказываясь на прибыли и конкурентоспособности компании. Важно выяснить, почему так происходит. А понимая причины, можно разработать действенный план по повышению эффективности.
Повышение эффективности бизнеса заключается в максимально продуктивном использовании времени и ресурсов. И даже если компания вроде бы работает достаточно гладко, со временем появляется сначала ощущение, что всё могло бы быть лучше. А потом – реальные признаки: проекты зависают, дедлайны горят, встречи, которые когда-то казались продуктивными и полезными, теперь тянутся часами. Дело в том, что отстроенные когда-то бизнес-процессы и регламенты имеют свойство устаревать, а неспособность заметить стагнацию или даже регресс в конечном итоге приводит к снижению прибыли. Один из самых простых способов понять, как можно улучшить бизнес, – это объективно посмотреть на существующие бизнес-процессы, чтобы увидеть, что работает, а что нет. Одним словом, провести аудит внутренних процессов компании.
Аудит внутренних процессов компании
Внутренние бизнес-процессы – это карта для достижения цели. Когда всё проходит гладко, никто не задумывается о структуре и составляющих внутренних процессов, но стоит хотя бы одному из них дать сбой, это сразу становится заметно. Такие сбои могут растягивать рабочий день, портить отношения внутри коллектива, нарушать внешние связи – с партнерами, поставщиками и т.д. Последствий масса. Вот явные признаки, которые показывают, что бизнес-процессы пора спасать:
- проекты часто превышают бюджет или не укладываются в дедлайны;
- причины неудач одни и те же;
- разочарованная и незаинтересованная команда;
- сложные коммуникации или полное их отсутствие.
Если эти «симптомы» в полном или частичном наборе появляются в компании, ей показан аудит – изучение и оценка ключевых показателей, которые оказывают влияние на эффективность бизнеса. Одним словом, цель аудита – найти и устранить: понять, что и в какой степени мешает расти предприятию, где есть точки роста, а затем модернизировать бизнес-процессы.
Аудит workflow и регламентов
Workflow (от англ. «work» – работа и «flow» – поток) – это текущий рабочий процесс. Каждый шаг от стадии планирования проекта до реализации и последующего сопровождения при необходимости является его частью. Для того, чтобы ежедневная работа была эффективной, для каждого рабочего процесса создают регламент – это зафиксированные правила и порядок выполнения задач, список инструментов, которые помогают работать быстрее и качественнее. И если в таком рабочем потоке возникают препятствия, нужно понять, где и в чём причина. Базовая стратегия аудита рабочих процессов выглядит так:
- Создание визуального представления процесса.
На этом этапе нужно максимально точно расписать все шаги рабочего процесса: что делает каждый участник команды для реализации, есть ли этапы согласования, какие каналы связи при этом используются, как коммуницируют сотрудники, отделы между собой и с заказчиками, какие инструменты и техника используются. Это лишь часть вопросов, на которые нужно ответить, анализируя рабочий процесс. Важно учесть всё и представить информацию визуально, чтобы наглядно видеть связи и последовательность шагов.
- Найти «узкие места».
Когда есть визуальное представление рабочего процесса появляется понимание, где происходят сбои или стагнация. Например, обнаруживается конкретный человек, чей процесс утверждения особенно долгий, или каналы связи, которые когда-то были актуальными, но теперь явно устарели – «распечатать отчет по проекту и отнести в офис» в регламенте сегодня, когда есть масса способов дистанционного взаимодействия и появился электронный документооборот, заставляет содрогаться…
- Найти места, требующие обновления.
«Узкие места» замедляют рабочие процессы, потому что они неэффективны. Но это не единственное, на что стоит обратить внимание. Помимо поиска тех мест, где работа замедляется, нужно искать возможности для улучшения. Например, обнаруживается избыточность в процессе утверждения с участием нескольких заинтересованных сторон, и сокращение этого процесса до одного из них может улучшить ситуацию. Возможно, приобретение части программного обеспечения ускорит некоторые части рабочего процесса. В процессе аудита важно обращаться к команде за их мнением. Люди, которые непосредственно и ежедневно участвуют в процессе, могут точнее рассказать о заминках и проблемах, подать нестандартные идеи, о которых руководитель никогда бы и не подумал.
- Реализовать стратегию улучшения.
Когда есть список четких причин и «узких мест», не составит труда найти способы изменить рабочие процессы к лучшему и внести изменения в регламенты. Главная тенденция последнего времени, которая помогает в борьбе за повышение эффективности – цифровизация бизнеса и внедрение автоматизированных инструментов в рабочие процессы.
- Проанализировать результаты аудита.
Иногда лучшее – враг хорошего. И внедренные новшества, которые должны были бы повысить скорость работы и эффективность в целом, не срабатывают. Поэтому важно после внесенных изменений оценить, как они сказались на рабочих процессах. И так по кругу.
Повышение эффективности – это непрерывный процесс. Для успешного существования любой компании на рынке нужно постоянно искать возможности улучшения бизнес-процессов.
Аудит работы сотрудников
Бизнес строится на людях. Для современных руководителей эта мысль стала аксиомой. От работоспособности сотрудников эффективность компании зависит не меньше, чем от выстроенных бизнес-процессов. Даже если регламенты отлажены, техника не подводит, инструменты – самые современные, банальное нежелание работать, лень и прокрастинация сведут все позитивные начинания на нет.
По результатам опроса рекрутингового портала, на работе не работают в полную силу 61% сотрудников отечественных компаний. На разговоры, мессенджеры, соцсети, перекуры и даже подработку уходит от получаса до 5 (!!!) часов рабочего времени. И это явный повод для аудита работы сотрудников.
Начать стоит с просмотра кадровой документации каждого сотрудника, чтобы определить, есть ли какие-либо конкретные проблемы, которые могут привести к снижению производительности. Если выявились потенциально вредные привычки, в первую очередь руководителю нужно найти время, чтобы обсудить положение дел с сотрудником.
Более детально оценить эффективность и производительность персонала можно, задействовав внутренние или внешние ресурсы. В первом случае действия сотрудников оценивает менеджмент самой компании, во втором – приглашают стороннего эксперта. При этом используются примерно одинаковые инструменты на выбор аудитора:
- диалог со специалистом. В беседе выясняются детали рабочего дня, собственное мнение сотрудника о его обязанностях и работе;
- метод «360 градусов». Оценку специалисту дают коллеги, подчиненные, если таковые имеются, руководители;
- отчеты. Работник составляет доклад о своей работе.
Однако там, где оценку дают люди, маловероятно избежать влияния личных взаимоотношений или желания предстать или представить специалиста в лучшем свете перед руководством. Гораздо более реалистичные и непредвзятые результаты дает использование технических инструментов аудита – например, систем мониторинга рабочего времени персонала.
Повышение производительности компании
Повышение производительности компании стоит на трех главных тенденциях современного бизнеса: использования лучших и наиболее подходящих под цели технологий, автоматизации и подходе постоянного улучшения. Но и о базовых стратегиях управления бизнесом забывать не стоит: целеполагание, планирование, контроль всегда актуальны.
Планинг и трансляция целей компании персоналу
Понимание глобальных целей компании каждым сотрудником жизненно важно для положительной динамики эффективности компании. Это позволяет персоналу осознавать свою роль, чувствовать себя причастными к успеху, знать, что именно нужно сделать, чтобы предприятие росло, а вместе с ним рос и сам специалист в профессиональном и финансовом плане.
Эффективное планирование – залог выполнения обязательств перед заказчиками и спокойной ежедневной работы без стресса от горящих дедлайнов.
Лучший способ быть в тесной связи с командой – это общение. Ежедневные планёрки дают возможность постоянно держать руку на пульсе, оказываются чрезвычайно полезными для продуктивной работы, но только при условии, что они не перерастают в затяжные собрания. Поэтому они должны быть короткими, лаконичными и по делу: кратко отчитались по задачам, четко поставили новые – всё в рамках одного проекта.
Автоматический контроль исполнения задач
Контроль исполнения задач – важный инструмент в повышении эффективности компании. Руководителю мало распределить роли и раздать задания, важно отследить их реализацию. Ручные способы контроля устарели в первую очередь с моральной точки зрения: подсматривать из-за плеча, чем занят сотрудник – моветон, требовать ежедневных отчетов – значит отнимать время, которое и без того все стремятся сэкономить. Плюс такая слежка добавляет стресса персоналу.
Автоматический контроль позволяет организовать мониторинг задач в непринужденном режиме, при этом дает полную картину происходящего в бизнес-процессах компании. Например, система учета рабочего времени CrocoTime включается в работу вместе с сотрудниками, позволяет видеть соблюдение рабочего графика и создает «фотографию рабочего дня» специалиста, помогая:
- оптимизировать время на выполнение задач. Система показывает временные затраты, сигнализируя о простоях и отвлечениях подчиненных;
- найти «узкие места». Исходя из данных мониторинга, легко определить причины, по которым рабочие процессы теряют в эффективности;
- планировать ресурсы. Сводная аналитическая информация дает возможность руководителю выявлять самые эффективные инструменты для работы, делать выводы о необходимости улучшения ресурсного обеспечения, грамотно распределять человеческие, финансовые, технические и программные активы;
- с точностью определять стоимость работ и проектов.
CrocoTime гарантирует лояльный контроль. Система не шпионит за сотрудниками, напротив, помогает специалистам видеть собственную продуктивность, а руководителю дает объективные данные для принятия взвешенных управленческих решений, оптимизации бизнес-процессов и масштабирования бизнеса.