Дедлайны стали неотъемлемой частью жизни. Ставить сроки для выполнения задач в личном планировании или профессиональной деятельности – способ эффективного управления своим временем и снижения рисков упустить важное из вида. Однако как часто оказывается, что «час икс» не за горами, а работа даже еще не начата? Выясняем, в чем причины срывов дедлайнов, и рассказываем, как это можно исправить.
Зачем нужен дедлайн
Дедлайн (англ. deadline) – дословно переводится как «мертвая линия». Так в Америке середины 19 века назывался тюремный периметр, охраняемый вооруженными часовыми на вышках. Сейчас слово используют в рабочей среде для обозначения крайнего срока выполнения задачи или сдачи проекта.
Конечно, сейчас дедлайн не внушает того ужаса, что раньше, но нарушение сроков грозит подпорченной репутацией ответственного за дело сотрудника и компании в целом.
Плюсы и минусы постановки дедлайна
Без обозначенного конечного срока выполнение задачи может либо так и не начаться, либо длиться вечность. Первый закон Паркинсона тому в доказательство: «работа занимает все время, отпущенное на нее». Наверняка, каждый замечал по себе, что если нет дедлайна, то задача постоянно откладывается на потом. Но не стоит обольщаться: у дедлайнов есть как плюсы, так и минусы. К положительным следствиям постановки дедлайна относятся:
- мотивация персонала. Зачастую установленный дедлайн становится единственной причиной, по которой работа идет;
- координация работы специалистов. Как правило, над проектом работают несколько специалистов и выполнение задач одного сотрудника влияет на работу другого. Например, в отделе маркетинга компании стоит задача провести рекламную акцию. Для этого маркетолог должен придумать суть акции – без этого никто не сможет приступить к реализации. Копирайтер – написать текст. Пока он не выполнит свою задачу, дизайнер не сможет приступить к отрисовке баннера и так далее. Установленные дедлайны позволяют эффективно использовать трудовые ресурсы. Ведь пока дизайнер ждет, он может работать над другими задачами;
- контроль. Установленные дедлайны позволяют отслеживать работу над проектом в целом и корректировать недочеты вовремя, а не исправлять все перед самым финалом;
- дисциплина. Четкие сроки не дают расслабиться и заставляют концентрироваться на работе.
Но есть и достаточно весомые минусы:
- стресс. Согласно исследованиям, дедлайны являются одним из главных источников стресса сотрудников. По отношению к дедлайнам персонал можно разделить на две группы: одни готовы разбиться в пух и прах, лишь бы выполнить задачу к установленному сроку, другие – откладывают все на последний момент. И то, и другое одинаково приводит к моральному напряжению и стрессу;
- потеря качества выполнения задач. При постановке дедлайна в фокус становится срок сдачи работы, а не ее качество. Чем ближе день икс, тем чаще сотрудника посещают мысли «сделать лишь бы было сделано», «сдать и забыть».
А если сроки сжатые или изначально установлены без оглядки на сложность работ, то это в разы увеличивает стресс и снижает качество в итоге.
Теории срыва deadline
Причин, которые называют, сорвав дедлайн, великое множество. Но если посмотреть на самые распространенные, то их можно разделить на три условные группы:
- изначально неверная оценка задачи.
Тот случай, когда при постановке дедлайна неправильно оцениваются ресурсы и время. Или берутся идеальные условия, без поправок на возможные риски. Например, завершить проект за месяц реально, если над ним будет работать ежедневно команда из 5 человек. Но здесь не учитывается, что один, а то и несколько сотрудников могут, например, заболеть. Или на этот месяц выпадают дополнительные выходные праздничные дни и так далее. Соблюсти дедлайн, который изначально начинает «дымиться», крайне сложно;
- личностные особенности.
И это тоже имеет место быть. Есть категория людей, которые, даже имея достаточный запас времени, все равно приступают к задаче в последний момент. Для примера – студент, которому нужно подготовиться к экзамену за месяц, выучить требуется 30 билетов. По сути это не так сложно: всего один билет ежедневно. Но молодой человек откладывает подготовку на день, два, три… Так пролетает неделя, вторая, а то и целый месяц. И вот за пару дней до экзамена ему приходится не спать, чтобы выучить все 30 билетов. Банальная прокрастинация, не вовремя начатая задача, отсутствие мотивации – все это личные причины, которые приводят к сорванным дедлайнам;
- отсутствие планирования и контроля.
Это, пожалуй, самая частая причина невыполненных обязательств. Неправильная оценка собственных возможностей, неверное распределение времени и приоритетности задач, перегруженность и работа на износ… Нагрузка сотрудника похожа на снежный ком – новые задачи накладываются на те, что еще не выполнены, не успел догореть один дедлайн, как вспыхивает другой, 24 часа в сутках не хватает. Отсюда стресс, спешка, низкое качество работы.
Как успевать к дедлайну
Сделать дедлайн инструментом мотивации, а не «дамокловым мечом», помогает грамотное планирование. Элементарные приемы тайм-менеджмента способны нивелировать все причины срыва дедлайнов, даже личностные особенности можно подчинить графику.
Эффективные способы управления выполнением задач
Человек на то и homo sapiens, чтобы, зная о своих огрехах, уметь их исправить. Успевать завершить задачи до того, как дедлайн будет просрочен, помогают различные эффективные способы.
Сильный старт. Планируя работы на какой-то период, стоит выносить самые сложные и трудоемкие задачи на начало, чтобы перед дедлайном, когда порой силы уже на исходе, не заниматься решением тяжелых вопросов. В тайм-менеджменте есть принцип «съесть лягушку». Здесь он тоже работает. Плюс, начиная со сложного, есть шанс выяснить незапланированные «подводные камни» и иметь запас времени, чтобы поработать над их решением.
Эффект срочности. Заключается он в том, что человек берется с большим энтузиазмом за задачу, которую нужно выполнить в короткий срок. Если же дедлайн отсроченный, шансов выполнить задание вовремя становится меньше. В доказательство этой теории в 2018 году Оксфордский журнал обнародовал результаты эксперимента: двум группам участников дали одну и ту же задачу. Сроком выполнения для первой определили неделю, для второй – 14 дней. В результате соблюсти дедлайн удалось группе, для которой срок выполнения был меньше.
Деление на блоки. В тайм-менеджменте этот принцип называют «есть слона по кусочкам». Крупный проект лучше разбивать на небольшие задачи и подзадачи, работать поступательно. Это снижает уровень стресса – объем работы кажется посильным. И дополнительно не дает прокрастинировать.
Неофициальный дедлайн. Еще один вариант выполнения задачи вовремя – назначить свой внутренний дедлайн или даже несколько, если работу разбили на блоки. Например, сделать часть работ к такому то числу, а потом перейти к следующим. Резерв в пару дней до официального дедлайна дисциплинирует, с одной стороны. С другой, нужно обладать достаточной силой воли, чтобы постараться выполнить работу раньше назначенного срока.
Открытые планы. Это скорее психологический прием. Заявить во всеуслышание, что работа будет сделана к определенному дню – значит, не ударить в грязь лицом. Здесь срабатывает профессиональное самолюбие – кто захочет, чтобы ему припоминали пустые обещания?
Отдельного внимания заслуживает контроль использования временных ресурсов. Нередко случается, что вроде бы сев за выполнение задачи, специалист без отрыва смотрит в монитор, а в финале дня оказывается, что дело не сдвинулось с мертвой точки. Всему виной отвлечения и нецелевое использование рабочих часов.
Учет рабочего времени
Учет рабочего времени – это разумный подход к вопросу эффективной траты трудовых часов. Чтобы понимать, куда уходят драгоценные минуты, которые отведены для работы над проектом, используют современные подходы – специализированные программные инструменты, которые позволяют мониторить ход работ. Как пример – система CrocoTime, которая заслужила доверие отечественных компаний с разной численностью персонала благодаря своей лояльности и широкому функционалу.
В возможности программы входит мониторинг нагрузки персонала. Эта информация поможет грамотно и с учетом занятости специалистов сформировать проектную команду.
Использование CrocoTime помогает верно поставить дедлайн. Система фиксирует:
- общее время, затраченное на проект;
- время, которое ушло на выполнение каждой задачи в рамках проекта;
- вклад каждого участника проектной команды.
Это позволит определить, какое количество времени потребуется, чтобы выполнить все задачи в срок.
Кроме того, система мотивирует сотрудников и помогает избавиться от прокрастинации. CrocoTime отмечает время активности и простоев, использование ресурсов в соответствии с заданными параметрами может делить на профильные и непрофильные. То есть время, проведенное на сайтах и в приложениях, которые нужны специалисту для дела, будет отмечаться как потраченное с пользой. А время, прошедшее за играми, просмотром роликов или в бесцельном серфинге по социальным сетям, объективно вычитается из полезного. Это помогает сотрудникам увидеть, на что именно уходят рабочие часы, объясняет, почему вдруг дедлайны начинают гореть, когда за монитором проходит весь день.
Для тех, кто выполняет задачи строго к оговоренному часу, учет рабочего времени – настоящее спасение. Это касается не только штатных сотрудников. Системы мониторинга рабочих часов стали неотъемлемым инструментом эффективной организации работы фрилансеров.
Дедлайны словно созданы, чтобы их нарушать. Но помня о последствиях, ответственные сотрудники используют различные инструменты, которые помогают держать задачи в фокусе и соблюдать сроки выполнения проектов. CrocoTime – один их них.