Современные реалии таковы, что коммуникации все чаще переходят в виртуальную плоскость. Пандемия дала толчок развитию удаленного взаимодействия сотрудника и работодателя, моментально возник вопрос: как контролировать удаленный персонал? Владельцы компаний обратились к IT-технологиям и не прогадали. Программы для мониторинга удаленных сотрудников решают основные задачи бизнеса, однако до сих пор среди подчиненных бытует неоднозначное мнение относительно организованного мониторинга. Все “за” и “против” взвесим в этой статье.
Почему программы для мониторинга набирают популярность?
По статистике, за рубежом программы для мониторинга рабочего времени используют в 8 компаниях из 10. Такой подход обусловлен жесткими капиталистическими условиями: работодатель не хочет платить за неэффективно потраченные часы, и сотрудники четко понимают, что время = деньги. В России такой подход начали проповедовать сравнительно недавно, вместе с тем онлайн-программы для мониторинга начали набирать популярность. Причин тому несколько, главные из них:
- повышается эффективность управления командой. Руководитель всегда в курсе, чем заняты его подчиненные в каждую минуту времени. Это самая очевидная причина. Например, одна из подобных программ – система контроля рабочего времени персонала CrocoTime – работает параллельно с деятельностью сотрудников, показывая всю занятость в течение рабочего дня: сколько времени человек трудился непосредственно над поставленными задачами, сколько – отвлекался, какие приложения и программы использовал в работе, и насколько они соответствуют профессиональным задачам;
- повышается продуктивность работы каждого сотрудника. Исследование Массачусетского технологического института доказывает: само знание, что деятельность персонала контролируется, уже повышает продуктивность минимум на 7%. Это психология, эффект чувствуют и отечественные компании, которые используют в своей работе мониторинг рабочего времени команды;
- объективность информации о работе персонала. IT-решения лишены человеческого фактора. Даже самый справедливый начальник так или иначе испытывает к сотрудникам определенные чувства: кому-то может симпатизировать, кого-то слегка недолюбливать. Использование программных решений для мониторинга снимает вопрос несправедливого отношения, позволяет руководителю увидеть реальную картину без прикрас, а персоналу дает гарантию беспристрастности.
Все это вкупе оказывает положительное влияние на экономику предприятия, давая возможность оплачивать реальные заслуги, а не просто проставленные в табеле часы.
Каковы основные причины неэффективного использования рабочего времени
Причин неэффективного использования рабочего времени достаточно много, условно их можно разделить на несколько групп:
- технические проблемы – недостаточная или устаревшая IT-инфраструктура для успешного ведения бизнеса;
- неверно выстроенная внутренняя организация бизнес-процессов в компании – дублирующие операции, затянутые согласования, перекладывание задач с одного сотрудника на другого;
- брак на производстве или ошибки в обслуживании клиентов;
- ошибки в принятии управленческих решений – неверное распределение обязанностей в соответствии с компетенциями сотрудников, увольнение ценных кадров;
- личные качества персонала – прокрастинация, безответственное отношение к своим обязанностям и т.п.
По оценке бизнес-тренера Игоря Добротворского, уровень потерь рабочего времени в связи с этими причинами колеблется от 15 до 60%.
Явные и скрытые потери внутри рабочего дня
Фактически отработанное время, которое ставится в табеле, делится на непосредственное время работы и потери.
Результатом непосредственного и эффективного времени работы становится конкретный продукт или выполненная задача. А вот потери принято делить на явные и скрытые.
К скрытым относят:
- неэффективное планирование;
- десинхронизацию работы – замедление темпа, простои между операциями;
- постороннюю работу.
К явным:
- нарушения дисциплины труда;
- организационно-технические простои;
- внешние отвлечения.
Так или иначе, многое сводится к личному планированию времени и количеству отвлечений во время работы.
Статистика подтверждает: персонал отлично знает, на что тратит свое время, и где теряются драгоценные часы в течение рабочего дня:
- 39% персонала отвлекаются на общение с коллегами по вопросам, не относящимся к работе;
- 37% читают новости в Интернете;
- 27% проводят время в социальных сетях.
Результаты опроса удалёнщиков порталом HH.ru показали, что при работе из дома акценты несколько смещаются. Главными “убийцами” рабочего времени и настроя становятся:
- чувство голода и приготовление еды отнимает рабочее время у 29% работников на удаленке;
- забота о детях и других членах семьи – у 22%;
- соцсети – у 19%;
- видеоконтент – у 12%.
Обнаружить и явные, и скрытые потери рабочего времени можно с помощью систем мониторинга занятости сотрудников. Как офисных, так и удаленных.
Как оптимизировать рабочие процессы?
Вопрос оптимизации рабочих процессов стоит в любой компании вне зависимости от того, работают ли сотрудники в зоне видимости руководства или трудятся в дистанционном формате. Однако для распределенной команды ситуация складывается несколько острее, поскольку чисто психологически организовать правильный настрой на работу, когда сотрудники находятся дома, сложнее. Что можно и нужно использовать для оптимизации рабочих процессов на удаленке:
- постоянную связь с подчиненными. Работа из дома – не повод отменять планерки и летучки. Организовывать их лучше в форме видеосвязи – так у сотрудников больше стимула держать себя в тонусе. Плюс заранее оговоренные выходы на связь дисциплинируют начинать рабочий день вовремя;
- грамотное целеполагание и постановку задач. Чем четче удаленщики понимают, что и к какому времени нужно сделать, тем больше шансов, что работа будет выполнена в срок и так, как нужно;
- применение основных принципов тайм-менеджмента: принцип Парето, метод Помидоро, правило “съесть лягушку” и “делить слона на кусочки” – всегда можно найти то, что подойдет команде;
- контроль успехов команды. Любые предпринимаемые меры и мероприятия нуждаются в контроле. Как минимум ради того, чтобы вовремя менять подходы, если вдруг обнаруживается, что эффективность работы недостаточно высока.
Автоматический учет рабочего времени
Автоматический учет рабочего времени для удаленщиков – один из самых эффективных способов контроля успехов и отклонений от графиков. Главное преимущество состоит в автоматизации – когда сотрудник и так вынужден самостоятельно выстаивать график работы, брать ответственность за своевременное выполнение задач, нагружать его еще и дополнительными детальными отчетами о количестве потраченных часов – не самое лучшее решение. При этом подобные IT-решения берут на себя большую часть сложных вопросов организации удаленной работы. Например, одна из таких автоматических систем – CrocoTime:
- стимулирует дисциплину в распределенной команде – программа автоматически включается вместе с рабочей станцией, отмечая начало рабочего дня, и выключается, когда работа на компьютере закончена;
- показывает время активности за компьютером и отвлечения от своего, пусть и домашнего рабочего места. Если от устройств ввода не поступает отклика в течение 5 минут, программа фиксирует простой;
- отмечает отвлечения во время работы за компьютером. Удаленщик может уверенно стучать по клавишам, но ради общения в мессенджере, или беспрерывно двигать мышью, играя в онлайн-игру. Но CrocoTime не проведешь, симулируя активность. В системе можно настроить разделение используемых ресурсов – сайтов и приложений – на продуктивные и непродуктивные. Реальным временем работы будет считаться использование сайтов исключительно по теме работы.
Фотография рабочего дня
Фотография рабочего дня – эффективный инструмент контроля, причем не только со стороны руководителя, но и для самостоятельного отслеживания своей эффективности. Метод заключается в фиксировании каждой минуты занятости в течение рабочего дня – сколько времени сотрудник непосредственно работал, какие задачи выполнял, в какой момент отвлекался и на что. В целях экономии и непредвзятости фотографию рабочего времени предпочитают делать в автоматическом режиме. Такая функция представлена в системе CrocoTime, где агент программы автоматически собирает все данные о действиях сотрудника. Это позволяет вести учет активности за компьютером и вне его, а в итоге получить детальный анализ, по результатам которого легко:
- понять, насколько продуктивен тот или иной сотрудник;
- увидеть, где и за счет чего происходят потери рабочего времени;
- отметить дисциплинированность и самоотдачу персонала;
- сравнить компетенции и скорость работы сотрудников с одинаковым кругом задач;
- понять, где происходит операционное трение, неэффективные коммуникации, количество рутинных задач зашкаливает.
На первый взгляд, такой подход может напоминать тотальный контроль, именно это ощущение заставляет персонал негативно воспринимать известия об организованном учете рабочего времени. В каких-то системах, возможно, да. Но не в CrocoTime. Здесь мониторинг организован максимально лояльно, что позволяет сотрудникам не беспокоиться за сохранность персональных данных и тайны личной переписки. Программа абсолютно лишена “шпионского” функционала – разработчики заботливо отказались от скриншотов и видеозаписей экранов, кейлоггера. Это сохраняет спокойную психологическую атмосферу в коллективе.
Кроме того, возможность настроить доступ сотрудника к собственной статистике – еще один достойный способ мотивации персонала.
С учетом всего функционала CrocoTime мониторинг рабочего времени становится действенным, но в то же время доброжелательным способом повышения эффективности работы команды, где количество пунктов “против” сведено к минимуму.