Тайм-менеджмент в условиях удаленной работы

Работать на удаленке – это совсем другая история. Сама обстановка не совсем располагает к выполнению рабочих задач. Однако 2020-ый вынудил привыкать к работе из дома более 3,5 миллионов россиян: искать способы самоорганизации и управления временем. Тайм-менеджмент в условиях удаленной работы отличается от офисного. Тем не менее, 2021 уже показал, что удаленка остается трендом. Как не терять в эффективности, выполняя трудовые обязанности в домашней обстановке, и какие инструменты помогут в этом вопросе – расскажем в этой статье.

Оценка эффективности работы

В эффективности удаленной работы изначально сомневаются многие. Не зря к такому формату к началу пандемии были не готовы более половины российских компаний. Первый же опыт доказал справедливость опасений: в мае-июне прошлого года снижение эффективности работы из дома отмечали 82% руководителей; признавались, что home-office негативно сказывается на их результатах, 41% сотрудников. И это, вероятнее всего, самые честные, кто решился откровенно об этом заявить. Не исключено, что процент больше.

Как определить эффективность, когда сотрудники разбросаны по домам – один из главных вопросов организации дистанционного взаимодействия. Однако не стоит делать из удаленки трагедию – подходы к оценке эффективности мало чем отличаются от офисного варианта, поскольку в любом случае исходить нужно из конкретных показателей, а не из времени физического присутствия на рабочем месте.

Анализ производительности труда

Производительность труда – ключевой показатель при оценке эффективности работы, который демонстрирует соотношение готовой продукции или оказанных услуг к количеству затраченных на их производство ресурсов.

Методик расчета производительности много, но мы сконцентрируемся на удаленной работе, где на первый план выходит анализ внутренней организации процессов взаимодействия на дистанционке и ее влияния на общую эффективность компании. Это так называемый факторный анализ, который в первую очередь показывает динамику производительности.

Именно внимание к изменениям динамики в условиях удаленной работы позволяет не терять в эффективности. Например: раньше компания, работая полным штатом в офисе, выдавала вот такие результаты. А с переходом на удаленку – вот такие. Именно изменения покажут, на что нужно обратить внимание для повышения эффективности.

Что положительно влияет на динамику производительности:

материально-техническая база – автоматизация, использование современных технологий для упрощения коммуникаций, своевременное обновление техники и т.п.;
организационные факторы – обустройство рабочих мест, совершенствование системы управления, грамотная постановка задач и распределение обязанностей среди персонала и т.п.;
социально-экономические факторы – положительный микроклимат в коллективе, материальная и личная заинтересованность сотрудников, возможности карьерного роста и профессионального обучения и т.п.;
личные качества сотрудников – мотивация к самосовершенствованию, уровень ответственности и заинтересованности в общем результате, понимание важности личного вклада в развитие компании и т.п.

Для качественной оценки производительности нужно проанализировать степень влияния каждой группы факторов. Например, перераспределение задач напрямую влияет на эффективность отдельных сотрудников, поскольку позволяет разумно использовать рабочее время и силы участников коллектива. А элементарный хронометраж дня показывает, где теряются ценные для компании рабочие часы.

Оптимизация рабочего процесса удаленных сотрудников

Исследование Международной Организации Труда показало, что сотрудники, чей график неупорядочен, работают в средней 54 часа в неделю, а те, кто подчиняется жесткому режиму, – только 37 часов. Разница ощутимая, но положительно на эффективности чаще всего не отражается.

Причинами растянутого рабочего дня, судя по опросу портала Работа.ру, становятся в первую очередь:

попытка совместить работу с домашними делами – 27%;
необходимость уделять время детям и родственникам – 21%;
поглощающие телевизор и интернет – 19%;
постоянно манящий холодильник – 7%.

Кроме логичных бытовых проблем организации работы на удаленке, сотрудники российских компаний отмечали:

замедление темпов выполнения задач – 45%;
неотлаженные коммуникации и несогласованность работы – 48%;
недобросовестное отношение к своим обязанностям, работу “спустя рукава” – 36%;
нулевой результат при вроде бы полной отдаче – 7%.

Исходя из статистики и таких чистосердечных признаний персонала, можно сделать вывод, что оптимизация работы на удаленке сводится к достижению максимальной приближенности рабочего “домашнего” графика к офисному и минимизации отвлечений. Что важно сделать:

Обозначить границы рабочего дня. Во-первых, так руководитель поможет разделить время сотрудника на рабочее и личное. Во-вторых, снизит количество необоснованных переработок. В-третьих, установит время коммуникаций, когда сотрудник обязан быть на связи.
Помочь с организацией рабочего места. Элементарно отдать из офиса технику и даже мебель может каждая компания. В офисе рабочее место сотрудника бесполезно простаивало, а при таком подходе – может стать хорошим подспорьем в вопросе повышения эффективности работы.
Наладить коммуникации. В условиях дистанционки поддержание онлайн-связи с коллективом и внутри него – важнейшая задача. Просто потому что других вариантов нет. Регулярные планерки по видеосвязи помогут поддержать дисциплину, программы и приложения для управления проектами – ставить задачи максимально четко и обозначать дедлайны.
Организовать контроль. Речь не идет о тотальной слежке. Гораздо лучше сказываются на работе инструменты мониторинга рабочего времени команды, которые показывают, как распределяются трудовые часы в рамках дня и на что именно они уходят. Это позволяет поддерживать рабочий настрой, стимулирует добросовестно относиться к своим обязанностям.

Контроль удаленных сотрудников

Контроль удаленных сотрудников – на первый взгляд, задача сложная. Но действуя комплексно, наладить его можно. В идеале сочетать известные приемы тайм-менеджмента с современными методами мониторинга.

Внедрение тайм-менеджмента при дистанционной работе

Планирование – залог успеха в любом деле. Об этом говорят известные коучи и успешные бизнесмены. Зная наперед, что и в какие сроки нужно сделать, добиться результата легче. Расставляя приоритеты, соблюдать дедлайны, не выбиваться из графиков и не погружаться в состояние загнанной лошади не составит труда. Среди множества приемов тайм-менеджмента удаленщикам, как правило, идут на пользу следующие:

закон Парето. Это эмпирическое правило в условиях удаленки выглядит так: 80% трудового времени – работе, 20% – перерывам и отдыху;
прием “поедание лягушек”. “Лягушки” – это самые неприятные обязанности или задачи, которые делать не хочется, но нужно. Если выполнить такое дело в первую очередь, то оставшиеся воспринимаются легче, а мысль о неотвратимости выполнения задания, которое вызывает негатив, не будут довлеть в течение дня;
прием “деление слона на бифштексы”. Когда задача кажется необъятной, стоит задуматься, из каких более мелких шагов она состоит. Разделив масштабного “слона” на небольшие “бифштексы”, справиться в крупным делом будет легче;
учет биоритмов. Все люди разные: кто-то активен утром, кто-то – вечером; одни могут переключаться между задачами в 5 минут, другим нужна долгая настройка. Если учитывать свои биологические пики активности, на них можно перенести самые сложные и требующие максимальной концентрации задачи. Так время будет потрачено максимально эффективно.

Автоматизация учета рабочего времени

Автоматизация рабочего времени происходит за счет внедрения современных IT-решений. Сама организация дистанционки предполагает использование различных программ, поэтому руководителю нужно сделать правильный выбор – найти инструмент, который в итоге:

не будет отвлекать удаленщиков своей работой, дополнительно нагружать необходимостью ставить отметки;
поможет увидеть собственную картину дня, укажет на очевидные и скрытые проблемы в самоорганизации;
даст возможность проанализировать собственную работу с максимальными усилиями;
покажет трудозатраты по проектам и отдельным задачам;
не вызовет негатива и беспокойства за сохранность персональной информации.

Всем этим требованиям отвечает система учета рабочего времени CrocoTime, которая еще до массового перехода на удаленку завоевала доверие руководителей и признание персонала. Эта программа:

фиксирует начало и конец рабочего дня, при этом гибкие настройки позволяют устанавливать рабочий график в соответствии с ситуацией и нуждами компании;
работает тихо, не нагружает систему персональной рабочей машины и не отвлекает постоянными всплывающими окнами без лишней надобности;
обладает обширным функционалом, который включает тайм-трекер, возможность делать фотографию рабочего дня сотрудника/отдела, получение уведомлений об отклонениях от заданных значений и итоговых данных о работе персонала;
снабжена широкими аналитическими возможностями, результат применения которых позволяет видеть в разных разрезах все, что происходит в среде сотрудников – кто отвлекается, кто прокрастинирует, кому не хватает умений организовать home-office. И наоборот, кто работает за себя и за коллегу, тонет в задачах, близок к выгоранию;
безопасна с точки зрения защиты персональных данных. Система не делает скриншотов экрана, не следит через веб-камеру, не фиксирует последовательность нажатия клавиш, чтобы посмотреть тексты сообщений;
полезна для самих удаленщиков. CrocoTime – одно из немногих решений, где есть возможность предоставлять доступ к статистике персоналу. Так сотрудники на дистанционке могут сами видеть, где совершают ошибки в планировании своего рабочего времени, и корректировать свою занятость.

Автоматические системы контроля рабочего времени в условиях удаленки становятся не только и не столько инструментом надзора, сколько инструментом тайм-менеджмента, повышения личной эффективности и улучшения самоорганизации удаленных сотрудников. Оценить преимущества всегда можно в бесплатном тестовом режиме, что тоже неоспоримый плюс.