Программы контроля персонала становятся всё популярнее. По данным исследования, проведённого в конце 2022 года, 27% работодателей в России используют компьютерные технологии, чтобы понимать, чем занимаются подчинённые на своих рабочих местах в рабочее время. Почему компании уделяют всё больше внимания контролю и кому больше полезен мониторинг – работодателю или сотруднику – будем разбираться.
Независимо от того, в каком формате работает компания – удалённом, гибридном или офисном, мониторинг сотрудников – это эффективный способ повысить производительность труда и получить более полное представление не только о том, когда сотрудники работают, но и о том, как они работают.
Традиционный мониторинг сотрудников исторически ассоциировался с наблюдением и надзором, что может вызывать понятные опасения как у сотрудников, так и у владельцев компаний.
Прогрессивные организации понимают, что мониторинг сотрудников — это просто метод сбора очень важных показателей, которые способствуют росту производительности, эффективности и вовлечённости сотрудников. При правильном и прозрачном использовании мониторинг сотрудников может пролить свет на людей, процессы и технологии.
Способы контроля сотрудников
Начнём с того, что способов контроля очень много. Работодатели должны понимать, какой тип им нужен в соответствии с их бизнес-целями. Например, можно отслеживать присутствие сотрудников на работе, как часто они выходят на улицу, к какой информации они пытаются получить доступ, какие задачи они выполняют, ради чего они сидят в Интернете и т. д.
Какие варианты есть в распоряжении работодателя:
-
Отчёты.
Собственно, отчёты и встречи могут повысить эффективность работы персонала. Специалисты должны сообщить начальнику о результатах работы – что они сделали, какие ошибки допустили, как исправили и т. д. Чтобы что-то сказать, надо что-то сделать. Поэтому сотрудникам придётся хоть немного поработать, хотят они того или нет.
Однако важно не переусердствовать, чтобы работа персонала не превратилась в постоянную отчётность.
-
Видеонаблюдение.
Этот метод используется практически повсеместно. Если компания начала работать не два дня назад, а давно, то она наверняка использует видеонаблюдение. Это позволяет оптимизировать работу персонала, отслеживать перемещения сотрудников, отмечать нарушения и т. д.
Однако у камер видеонаблюдения есть «слепые зоны». Сотрудник может спрятаться за ширму, и вы не поймете, что он там делает. С одинаковым успехом они могут работать или играть в игры – ведь по сути находятся за своим персональным компьютером. Следует отметить, что видеонаблюдение не поможет, когда речь идет об удаленных работниках.
-
Ключевые показатели эффективности.
KPI (ключевой показатель эффективности) демонстрирует результаты сотрудников в цифрах. С его помощью можно ответить на вопросы: какой результат был достигнут? Сколько ресурсов было потрачено? Соответствует ли результат затраченным на него ресурсам или нет? KPI также влияет на бонусы, которые сотрудник будет получать вместе с окладом. У подчинённых появляется возможность влиять на свои доходы.
Считается, что KPI помогает сотрудникам понять, как они могут принести больше пользы компании. Компания описывает все возможные задачи и сумму денег, которую сотрудник может заработать за каждую из них.
KPI хорош, когда речь идёт о влиянии на эффективность как офисного работника, так и удалённого специалиста. Потому что всё зависит от результатов работы.
Недостатком KPI является то, что личный KPI часто зависит от KPI всех сотрудников. Одна ошибка может стоить премии всей команде. Это может повлиять на отношения в коллективе или увеличить количество увольнений. Если человек видит, что не может угнаться за другими, его мотивация может снизиться.
-
Специальное программное обеспечение.
Описанные выше методы часто работают с сотрудниками цеха или производства. Однако есть много людей, которые работают с компьютерами. Следует отметить, что не все видеокамеры могут детально отображать мониторы компьютеров. Для таких случаев разработано специальные программные инструменты. Существует программное обеспечение с разными целями — для учёта рабочего времени, обеспечения безопасности конфиденциальных данных, мониторинга интернет-активности сотрудника, его переписки с коллегами, эффективности его общения с клиентами, использования им ресурсов компании и т. д.
Однако, чтобы всё было сделано по закону, необходимо уведомить сотрудников о том, что их действия отслеживаются программой. Соглашение должно быть лично подписано каждым специалистом в компании.
Благодаря таким программам начальник всегда в курсе активности сотрудников. Они могут отслеживать, сколько времени специалист потратил на свою работу и сколько времени он посвятил собственным заботам.
К этой категории контролирующего софта относятся и простые тайм-трекеры, которые каждый специалист должен запускать самостоятельно, чтобы программа отметила его занятость, и полноценные системы учёта рабочего времени специалиста, которые работают в автоматическом режиме, формируя полную картину трудового дня каждого сотрудника.
Автоматический контроль работы сотрудников
Автоматический контроль работы сотрудников решает, пожалуй, главную проблему большинства способов контроля персонала – экономит время каждого в коллективе (и начальников, и подчинённых), не отвлекает от ключевых профессиональных обязанностей и работает тихо и незаметно, формируя, тем не менее, объективную картину рабочих процессов. Одно из таких решений – система учёта рабочего времени персонала CrocoTime. Как она работает:
-
программу внедряют в компании, оснащают ПК специалистов агентами мониторинга. Конечно, происходить этот процесс должен не инкогнито, а вполне открыто. Дополнительно каждый сотрудник уведомляется и расписывается под тем, что теперь его рабочее время подотчётно;
-
агент программы ежедневно начинает свою работу в момент, когда владелец ПК включает свою рабочую станцию. Это время считается началом рабочего дня;
-
в течение рабочего времени система фиксирует каждую минуту: отмечает простои, если периферийные устройства не подавали сигнала более 5 минут подряд, отвлечения, если специалист использует непрофильные ресурсы в Сети (программа обладает широкими возможностями настройки – достаточно указать для отдела или конкретного работника, какие сайты/программы/приложения будут для него отвлекающими), участие в совещаниях, встречах с клиентами за счёт интеграции с корпоративными календарями, телефонией;
-
всю собранную информацию система анализирует: отмечает, как долго выполнялась та или иная задача конкретным сотрудником, может сравнить успехи коллег с одинаковыми должностными обязанностями, разделяет общее время работы на продуктивное и непродуктивное;
-
аналитические данные предоставляет в наглядном виде – вся информация визуализируется в графики и диаграммы, упрощая восприятие итогов;
-
заканчивает работу, когда сотрудник отключает свой компьютер. Это время считается окончанием рабочего дня, во сколько бы это не произошло – раньше или позже установленного графика.
Таким образом система CrocoTime полностью отражает рабочие процессы всей компании, учитывает занятость каждого специалиста. Делает это непредвзято, поскольку повлиять на автоматический сбор данных не может ни руководитель, ни подчинённые, а внести изменения незаметно постфактум – невозможно.
При этом важно отметить, что CrocoTime существенно отличается от программ-шпионов, пользователи признают ее максимально лояльной. Мониторинг ведётся без скриншотов, видеозаписей экрана, удалённого подключения к компьютерам, аудиозаписей, перехвата почты и сообщений в мессенджерах или фиксации порядка нажатия клавиш. Это дополнительный фактор, который делает внедрение системы в компании спокойным процессом.
Польза от контроля рабочего времени для работодателя
Качественный учёт рабочего времени имеет много преимуществ для работодателя, в том числе:
1. Точная информация для распределения фонда оплаты труда и справедливых расчётов с сотрудниками.
Для тех компаний, которые платят сотрудникам по почасовым ставкам, наличие точных данных по количеству отработанных продуктивно часов имеет основополагающее значение. Это помогает облегчить трудоёмкий процесс расчёта заработной платы.
2. Полная прозрачность.
Точные данные, зафиксированные непредвзято снижают вероятность конфликтов между работодателем и подчинённым. Всегда можно обратиться к статистике, чтобы объяснить то или иное управленческое решение.
3. Готовые отчёты.
Руководителю не нужно тратить время, чтобы самостоятельно проанализировать данные о работе сотрудников. Готовая сводная информация наглядно демонстрирует все успехи и причины неудач в компании. Кроме того, это помогает улучшить перспективное планирование по проектам и грамотно распределять обязанности в коллективе.
4. Повышение дисциплины.
Система автоматического учёта рабочего времени показывает уровень дисциплинарной ответственности каждого сотрудника – любители прийти попозже и уйти пораньше не останутся незамеченными.
5. Рост продуктивности и эффективности.
Само по себе знание, что работу контролируют в постоянном режиме, стимулирует персонал меньше отвлекаться и больше сосредотачиваться на рабочих вопросах, нежели на личных задачах. Итоговые данные становятся дополнительным мотиватором к улучшению работоспособности.
6. Борьба с выгоранием.
Постоянный мониторинг позволяет видеть динамику в работе специалистов: если до какого-то момента сотрудник справлялся со всеми обязанностями, работал с определенным уровнем отдачи, а потом вдруг без видимых на то причин «съехал», руководитель может заподозрить профессиональное выгорание.
7. Своевременное информирование об отклонениях.
CrocoTime обладает функцией уведомлений – если отклонения от регламента в работе сотрудника становится критичным, на почту руководителя автоматически приходит письмо, благодаря которому у руководства есть возможность принять превентивные меры и не доводить ситуацию до срыва, например, проекта.
Польза от контроля для сотрудника
Наряду с преимуществами для работодателей, контроль рабочего времени имеет преимущества и для сотрудников, в том числе:
-
Справедливая оплата труда.
Система точно учитывает переработки, показывает долю участия каждого сотрудника в проектах, формирует табели учёта рабочего времени и передаёт информацию в кадровые системы. Это значит, что ни одна минута, справедливо потраченная на работу, не останется неоплаченной.
-
Полная прозрачность.
Система CrocoTime предоставляет возможность открыть доступ к собственной статистике каждому сотруднику. Так специалист может увидеть, где именно недорабатывает или перерабатывает, выровнять свою рабочую нагрузку, самостоятельно исключить отвлекающие факторы и, соответственно, повлиять на свой статус и уровень заработка.
-
Экономия времени на отчётности.
Автоматизированный учёт рабочего времени не требует участия специалиста. Программа самостоятельно собирает статистику, а сотрудник может, не отвлекаясь, спокойно выполнять свои обязанности, не тратя время на ежедневное/еженедельное/ежемесячное составление отчётов для руководства.
-
Повышения уровня ответственности.
Наличие системы контроля рабочего времени позволяет сотрудникам понять, когда они должны работать. Это может предотвратить такие вещи, как непреднамеренное опоздание, прогулы или затянутые перерывы.
-
Победа над прокрастинацией.
Знание того, в какое время они должны работать, помогает мотивировать сотрудников и позволяет им лучше расставлять приоритеты задач.
-
Стремление к профессиональному росту.
Статистика непременно показывает, как быстро справляется сотрудник с поставленными задачами. Если уровень проектов растёт, а скорость работы специалиста падает, это покажет, что необходимо повышать профессиональные навыки.
-
Напоминания о задачах.
У всякого бывает – задача просто вылетает из головы. Система мониторинга сможет напомнить о незаконченном деле или о том, что дедлайн приближается.
Система контроля сотрудников одинаково полезна и для руководителя, и для подчинённых. Когда процветает бизнес, персонал получает больше бонусов. С другой стороны, от работоспособности, продуктивности коллектива зависит успех компании. CrocoTime – инструмент, который работает на благо, помогая бизнесу расти вместе с персоналом.