Учёт рабочего времени используется не только для отслеживания задач и временных затрат сотрудников в течение рабочего дня. Он также может оказать положительное влияние на продуктивность и мотивацию персонала. Каким образом – читайте в этой статье.
Самый ценный актив для каждого владельца бизнеса – это время. Если сотрудники неправильно распоряжаются своим временем, будут задержки, а проекты начнут превышать бюджеты. Так бизнесу не выжить. Когда дела в компании идут не очень, персонал отчаивается и расслабляется еще больше. Получается замкнутый круг. Чтобы справедливо вознаграждать сотрудников за их участие и успехи, нужно вести учёт того, как они проводят время на работе.
Методы учета рабочего времени
И для больших, и для малых предприятий поиск методов учёта рабочего времени как для сотрудников, так и для менеджеров имеет важное значение для повышения прибыли, точного расчета стоимости проектов и, в конечном итоге, для успеха компании. Существует несколько основных методов хронометража рабочего времени:
-
Карточный. Зачастую этот вариант учёта рабочего времени приходит на ум в первую очередь. Традиционные табельные часы, которые появились ещё в начале прошлого века, использовали перфокарты, на которых проставлялись время и дата в начале рабочей смены, а затем снова проштамповывались в конце дня. Затем карточки учёта рабочего времени отправлялись в платёжную ведомость для обработки каждого платёжного периода. Сегодня табельные часы уступили место системам контроля доступом или даже обычным турникетам, перфокарты сменились на пропуски, а вся информация обычно передаётся в электронном виде, и её можно очень точно отследить. Существуют портативные системы, которые можно брать с собой на разные рабочие площадки, что актуально, например, в строительной отрасли. Существуют и биометрические устройства, которые используют распознавание отпечатков пальцев/лиц/радужки глаза или других личных биометрических данных сотрудника. Этот тип систем обеспечивает дополнительную уверенность в том, что человек, который «приходит», действительно присутствует.
-
Табель учёта рабочего времени. Табели учёта рабочего времени используются для отслеживания посещаемости, времени перерывов, времени проекта и оплачиваемых часов. Это помогает оценить время по работнику, задаче, проекту и клиенту. Табели учёта рабочего времени могут иметь форму электронной таблицы или специального приложения для отслеживания времени, которое является частью бухгалтерского программного обеспечения организации.
-
Учёт рабочего времени на компьютере. Это компьютерные приложения, которые отслеживают время, затраченное специалистом на работу над конкретными проектами или с конкретными клиентами. Есть две категории программного обеспечения. Первый тип позволяет переключаться между задачами. Таким образом, можно отслеживать количество часов на проект, различать оплачиваемые и неоплачиваемые задачи, управлять присутствием/отсутствием, рассчитывать сверхурочные и автоматически печатать отчёты. Второй тип работает в фоновом режиме на ПК сотрудников и записывает именно то, над чем персонал трудится каждую секунду дня. Программное обеспечение постоянно собирает данные и позволяет быстро вспомнить и автоматически проанализировать, над чем работали специалисты и как долго.
Система автоматического учета рабочего времени
Использование систем автоматического учёта рабочего времени – один из лучших способов фиксировать время, затраченное на работу, и в целом формировать понимание текущего положения дел в компании. Одна из таких систем – CrocoTime, полностью отечественная программа, которая способна своим функционалом заменить все существующие методы учёта рабочего времени. Что умеет система:
-
контролировать дисциплину. CrocoTime станет достойной заменой любой пропускной системе. Программа отмечает границы рабочего времени, выявляя тех, кто опаздывает или любит пораньше завершить рабочий день. Отметка проставляется в моменты включения и отключения персонального компьютера сотрудника;
-
фиксировать простои. Однако то, что ПК включен, ещё не значит, что сотрудник выполняет свои обязанности. Институт научной информации в области кофе выяснил, что 67% людей пьют кофе на работе. 56% опрошенных непременно начинают рабочий день с кофе на своём рабочем месте. 63% не прочь сделать «лишний» перерыв, чтобы пообщаться с коллегами за чашкой бодрящего напитка. Система CrocoTime отметит простой, если от клавиатуры или мыши не поступает сигнала в течение 5 минут. Это позволяет наглядно увидеть, как часто и как надолго персонал прерывает свой рабочий процесс;
-
разделять время на продуктивное и непродуктивное. С другой стороны, специалист может всё время быть за компьютером, не отрываясь смотреть в монитор, однако это тоже не гарантирует, что он занимается работой. Как показывает статистика, лидируют именно отвлечения, не отходя от ПК. Новостные ленты, социальные сети, мессенджеры, видеохостинги и онлайн-игры – главные «пожиратели» продуктивного рабочего времени. CrocoTime отмечает все ресурсы и программы, которые использует специалист в течение рабочего дня. Возможности настройки позволяют указать для конкретных сотрудников или отделов списки сайтов, которые будут считаться отвлечениями. Использование этих ресурсов не будет включаться в продуктивное рабочее время;
-
точно учитывать временные затраты на конкретные проекты/задачи. Система ведёт ежесекундный мониторинг, функция тайм-трекинга позволяет измерить временные затраты на каждую задачу или проект, по результатам мониторинга программа может сравнить долю участия коллег в совместной работе. Кроме того, слишком долгое выполнение порученных обязанностей может стать свидетельством недостаточных компетенций, а это – сигнал к развитию внутренней или внешней корпоративной системы обучения;
-
предоставлять максимально подробную отчётность о работе коллектива. Один из главных принципов качественного управления персоналом – регулярность мониторинга рабочего времени. Если «акции разовые», персонал вряд ли будет воспринимать учёт всерьёз, скорее каждый раз будет чувствовать, что начальство неоправданно «закручивает гайки». Для регулярной оценки успехов сотрудников управленец должен так же регулярно анализировать данные о работе подчинённых, а это отнимает немало ценного времени, которое можно направить на более важные, стратегические задачи. CrocoTime на основе собранных данных о работе персонала самостоятельно формирует отчёты в различных срезах, составляет наглядные диаграммы и графики, изучение которых занимает несколько минут, но при этом даёт исчерпывающее представление о положении дел в компании;
-
отправлять уведомления в критических случаях. Эта опция – настраиваемая. Сотрудники могут установить уведомления, если вдруг их работа перестаёт соответствовать регламентам или просто забыли выполнить ту или иную задачу. Руководители могут получать на электронную почту письма, когда ситуация начинает выходить из-под контроля;
-
автоматически формировать табели учёта рабочего времени. Трудовое законодательство России чётко устанавливает: ведение табелей учёта рабочего времени обязательно для каждой организации. CrocoTime составляет табели автоматически, что экономит время кадровой службы, а отдел бухгалтерии может не сомневаться в подлинности данных, сразу приступая к расчету гонораров.
Важный момент – система полностью работает в автоматическом режиме, не требуя от сотрудников самостоятельно отмечать время прихода/ухода, работы в течение дня. Коме того, вмешаться в работу системы не могут ни подчинённые, ни руководство, что гарантирует объективность данных.
Повышение продуктивности сотрудников
Отслеживание времени означает не только регистрацию часов и создание табелей учёта рабочего времени. Системы мониторинга помогают повысить производительность и мотивировать команду при правильном использовании.
CrocoTime позволяет проводить регулярный анализ рабочих процессов компании и может выявить любые проблемы, будь то излишние отвлечения, прокрастинация персонала, несоответствие задач и компетенций сотрудников, или возможности для повышения операционной эффективности. Например, некоторые аспекты работы, такие как составление ежедневных отчётов, иногда существуют только по историческим причинам, просто потому что так делалось всегда. Автоматический мониторинг загруженности персонала покажет, какую ценность такая отчётность действительно приносит бизнесу и можно ли его изменить, сократить или, возможно, даже полностью исключить.
Совещания также могут быть огромной тратой времени и энергии. Объективное рассмотрение необходимости проведения собрания, его продолжительности и того, кто действительно должен на нем присутствовать, обеспечит его эффективное проведение и освободит время для тех, кто не обязан участвовать.
Одним словом, CrocoTime покажет, где во внутренних бизнес-процессах компании существуют «узкие места», а задачей руководителя станет – принять обоснование решение, каким образом нивелировать недостатки, чтобы повысить продуктивность сотрудников.
Как мотивировать персонал по реальному рабочему времени
Отслеживание времени повышает ответственность среди сотрудников и само по себе уже мотивирует не тратить время впустую. Инструменты отслеживания времени устанавливают ответственность между сотрудниками, поскольку они предоставляют информацию о том, когда работа была действительно завершена, кто её выполнил и сколько времени это заняло. При наличии системы автоматического учёта рабочего времени сотрудники становятся более сосредоточенными на своих задачах. Когда все понимают, что время уходит, они становятся более продуктивными.
Кроме того, учёт рабочего времени становится гарантом справедливой оплаты труда. У автоматической системы нет любимчиков и родственников – это даёт персоналу уверенность, что каждый сотрудник получает надлежащую компенсацию за работу, которую он выполняет, независимо от того, сколько времени он фактически провел на работе. За пределами мониторинга не остаётся и сверхурочная работа, которая часто становится «камнем преткновения» между начальником и подчинённым. «Сверхурочка» становится обузой, если она не оплачивается. Использование учета рабочего времени может повысить эффективность управления сверхурочными за счёт точной регистрации времени работы. При этом отслеживание времени также становится инструментом, который помогает избежать горящих дедлайнов и переработок – ведь если все в рабочее время именно работают, то необходимости задерживаться после окончания трудового дня нет.
CrocoTime – это эффективный способ увидеть, как работает компания и сделать шаги на пути совершенствования бизнеса в целом и сотрудников персонально. Система не вмешивается в личное пространство специалистов, даёт возможность получить доступ к собственной статистике каждому в команде, объективно показывает успехи и точки роста. Оценить преимущества системы можно в бесплатном тестовом режиме.