Новость, которая вряд ли понравится любому владельцу бизнеса: сотрудники с большой долей вероятности работают не так много, как предполагается или как хотелось бы руководству. Когда все развлечения и общение находятся практически у под рукой, перед соблазном сделать лишний перерыв на поиграть или попереписываться с друзьями/родственниками трудно устоять.
Пара минут в социальной сети, непринужденная беседа в коридоре с коллегой из бухгалтерии, беглый взгляд на последнюю новость в ленте, а потом – сообщение от друга, ответ вроде бы не займёт много времени… Прежде чем приходит осознание, куда ушло время, рабочие часы заканчиваются.
Более того, сотрудники зачастую тратят время впустую непреднамеренно. По результатам опроса, 38% пользователей соцсетей и мессенджеров признались в настоящей зависимости, когда рука сама тянется проверить, нет ли нового сообщения, свежего поста, актуальных новостей в ленте. Среднестатистический работник офиса открывает соцсети и мессенджеры каждые 6 минут. При этом треть приверженцев активной онлайн-жизни проводят в соцсетях и мессенджерах больше 2 часов в день, от получаса до часа – 21%, час-два – 19%, до 30 минут – 16%. Актуальный вопрос – когда работать?
Казалось бы, даже при самом плохом раскладе от положенных 8 часов рабочего дня остаются 6. Но тут подстерегают другие «пожиратели времени». По результатам другого исследования, 44% сотрудников любят пообщаться с коллегами на отвлечённые темы, подрабатывают на стороне – 11%, учатся в рабочие часы – 7%, отправляются на шопинг онлайн – 5%, ещё столько же смотрят кино или видеоролики, а 2% играют в игры вместо того, чтобы заниматься рабочими задачами.
Сколько компания теряет на отвлечениях сотрудников?
Каждый сотрудник – это как минимум зарплата. Оплачивать впустую потраченные часы, прямо скажем, – спускать ФОТ в никуда. При этом, как показывают объективные подсчёты, час работы сотрудника, который то и дело отвлекается, выходит гораздо дороже, чем час работы специалиста, который сосредоточенно одна за другой выполняет задачи, в среднем на треть. Просто потому что за те же деньги по сути любитель отвлечься работает меньше часов.
Есть и другая сторона «медали». Из-за отвлечений компания по сути теряет прибыль. Более того, если соцсети, кино, игры и так далее начинают отнимать слишком много времени, то это часто приводит к горящим дедлайнам или работе в авральном режиме. Тогда велики риски или не выполнить обязательства перед заказчиками вовремя, или сделать работу недостаточно качественно. И то, и другое наносит и финансовый, и репутационный ущерб бизнесу.
Однако есть и хорошая новость: проблему частых отвлечений изучают не один десяток лет, и даже решение нашлось – разумный контроль и учет рабочего времени способны расставить всё по своим местам.
Устаревшие методы контроля сотрудников
Контроль работы сотрудников появился, как только появились сами трудовые отношения. Конечно, сейчас уже не используют табельные жетоны – это специальные металлические идентификаторы, которые вешались на специальную доску, когда сотрудник приходил на предприятие, и забирались, когда уходил. Но тем не менее некоторые архаичные и, прямо скажем, малоэффективные методы всё ещё живы по сей день:
-
журналы учёта. Метод полностью основанный на доверии: сотрудники по приходе на работу ставят в журнале свою фамилию, отметку времени и подпись. Логично, что расписаться может кто угодно за кого угодно и время поставить нужное;
-
вахтёры. Вроде бы тут меньше шансов подлога данных, но только на первый взгляд. Межличностных отношений никто не отменял, и за небольшой презент или даже просто симпатию вахтёры нередко ставят в документах нужные отметки;
-
электронные таблицы. Вроде бы история уже современная, но вместе со стремительным развитием технологий быстро потеряла актуальность. Во-первых, всё тот же человеческий фактор – работник может внести некорректные данные, удалить файл, внести в него правки постфактум, не сохранив историю изменений. В такой ситуации трудно установить виновного, а созданный прецедент может «заразить» весь коллектив. Кроме того, подводит и отсутствие элементарной автоматизации – задачи по заполнению электронных таблиц дополнительным грузом ложатся на кого-то из сотрудников;
-
автоматические турникеты. Обычные «вертушки» – конечно, уже следующий шаг в эволюции учёта рабочего времени. Пропуск подает сигнал о присутствии сотрудника в компании. Данные о времени прихода/ухода передаются в единую базу, где в электронном виде хранятся журналы событий, и можно довольно точно отследить историю дисциплинарных отклонений. Однако риск, что один специалист приложит пропуск за себя и коллегу, чтобы система записала нужную информацию, остаётся высоким.
Кроме того, все эти методы объединяет существенный недостаток – они по сути фиксируют только соблюдение графика работы, не вдаваясь в подробности, чем именно занимаются сотрудники на своих рабочих местах.
Современные методы контроля работы сотрудников
Современные методы контроля в той или иной степени используют автоматизацию, чтобы облегчить процесс мониторинга работы персонала, и предоставить максимум полезной информации, сократив возможность влияния на данные. Это могут быть:
-
биометрические пропускные системы. Такой вид турникетов использует в качестве ключа персональные черты сотрудника – отпечаток пальца, скан радужки глаза, лица и так далее. Таким образом полностью исключается возможность подлога пропуска. Однако в числе полезной информации опять же остаётся только время входа/выхода специалиста;
-
СКУД – системы контроля и управления доступом. Отличается от обычного турникета тем, что контролирует не только периметр компании, но и внутренние передвижения – чтобы войти в то или иное помещение нужно каждый раз прикладывать пропуск. Так собирается информация о пребывании сотрудника в той или иной точке, чем он там занимается – загадка. Возможно спит;
-
тайм-трекеры. Этот метод фокусируется уже на непосредственной занятости специалистов в течение рабочего дня. Тайм-трекеры устанавливаются на компьютеры сотрудников или используются в режиме онлайн. Каждый раз, когда работник начинает трудится над новой задачей, он должен запустить теркер, а когда закончит – отключить. Так фиксируется информация о времени, затраченном на задачи, появляется возможность подсчитать реальное время работы за день, в совокупности определить время на проекты. Из минусов – важно помнить о том, что включить/выключить программу – в интересах самого сотрудника;
-
системы учёта рабочего времени. Это уже метод полноценного, полномасштабного отслеживания рабочего времени. В фокусе – не только отдельные задачи, а каждая минута рабочего дня в компании.
CrocoTime – автоматический учет рабочего времени
Автоматический учёт рабочего времени – самый современный способ отслеживать активность сотрудников в течение трудового дня. Можно сказать, это вершина эволюции в учёте рабочего времени. Одна из систем для автоматического мониторинга – CrocoTime. С одной стороны, она не требует вмешательства человека при эксплуатации, работает полностью самостоятельно. С другой – предоставляет максимально полные и точные данные о занятости каждого специалиста в компании.
CrocoTime отслеживает посещаемость. Система включается в работу в момент, когда сотрудник загружает свой ПК, завершает сеанс – когда компьютер отключают. Так становятся очевидными отклонения от рабочего графика, из-за которых бизнес тоже несёт убытки.
Программа отслеживает действия в Интернете. CrocoTime автоматически записывает все действия, связанные с Интернетом, на компьютерах компании. Система фиксирует, а каких веб-сайтах проводят время специалисты, делит их на продуктивные (необходимые для выполнения рабочих задач) и непродуктивные (не связанные с работой). Настройки позволяют указать, какие именно ресурсы будут считаться отвлекающими, куда можно отнести социальные сети, онлайн-магазины, новостные порталы или игры. Такую дифференциацию можно задать для каждого сотрудника персонально или целого отдела.
CrocoTime помогает повысить производительность труда сотрудников. Благодаря программному обеспечению для интернет-мониторинга производительность сотрудников повысится как минимум на 20%. Зная о мерах отслеживания, сотрудники становятся более мотивированными и дисциплинированными. Они значительно сокращают количество времени, затрачиваемого на личные интересы (включая низкую посещаемость, просмотр, социальные сети и т. д.).
Программное обеспечение для мониторинга CrocoTime показывает реальную картину использования ресурсов компании. Эту информацию можно использовать разными способами. Помимо повышения производительности, сгенерированные отчёты могут быть полезны для:
– создания политик и улучшения трудовой дисциплины,
– вовлечения сотрудников и масштабирования практики использования полезных для работы сайтов,
– выявления причин, негативно влияющих на производительность – демонстрация сотрудникам данных о том, сколько времени они на самом деле тратят впустую (по опыту люди часто не знают о фактическом количестве потерянного времени) приводит к снижению отвлечений среди персонала.
CrocoTime предлагает максимально лояльный мониторинг рабочего времени. Система не вторгается в личное пространство сотрудников, не шпионит через удалённое подключение к рабочим столам, записи экранов, звонков, перехват сообщений на электронную почту и в мессенджеры.
Мониторинг рабочего времени с помощью CrocoTime предоставляет факты и информацию, необходимые для эффективного управления офисным и удалённым персоналом. Сократить количество отвлечений – игр за рабочим ПК, переписок по личным вопросам, бесцельного интернет-сёрфинга – просто с системой автоматического учёта рабочего времени CrocoTime.