Управленец может быть деятельным и очень собранным, но его труд не показатель работы всей компании. Найдутся сотрудники, которых надо подгонять или, что хуже, заставлять. Куда уходит время персонала? На этот вопрос поможет ответить статистика: 30% на разговоры по телефону и проверку электронной почты, 25% на подготовку к встречам, еще 20% на сами встречи. И только 25% на реальные, полезные дела. Немало времени подчиненные проводят в курилке; специалисты подсчитали: примерно 330 часов, или два месяца, в год. Эти факторы сводят к нулю показатель общей эффективности, но исключить их из профессиональной жизни реально.
Что делать?
- Внедряем культуру тайм-менеджмента. Начните с обычной лекции на тему. Объясните, зачем это надо, для кого и в чем плюсы управления временем. Не можете сами — пригласите специалиста. Им может стать бизнес-тренер.
- Создаем стандарты. Определите, сколько часов вы готовы потратить на совещания, телефонные звонки, деловые обеды. В какой половине дня актуальнее выполнять определенные задачи. Настаивайте на соблюдении режима.
- Ставим четкие задачи и подзадачи. А самое главное — реальные. Указывайте примерные временные рамки, в которые необходимо уложиться. Это поможет сотрудникам ориентироваться в пространстве, а вам держать руку на пульсе.
- Автоматизируем процессы. Не надо бояться технологий, обратите внимание на онлайн планировщики, календари, электронный документооборот, CRM системы, приложения, которые помогут поддерживать связь с персоналом на расстоянии.
- Контролируем. Под этим мы понимаем не слежку за людьми, а лояльный контроль, который основан на построении четкой картины рабочего дня подчиненных. Чтобы была возможность находить системные ошибки, в случае необходимости перераспределять задачи, принимать кадровые решения.
Контроль можно тоже доверить автоматизированным системам, например, CrocoTime. Это программа учета рабочего времени, которая безошибочно повторит структуру организации и проанализирует успеваемость всех штатных единиц.
Управляем временем
Итак, мы выбрали в качестве инструмента управления временем CrocoTime. А теперь разберем возможности этого ПП:
- Система покажет, сколько каждый человек отработал за компьютером и без него.
- Зафиксирует каждый перерыв, отвлечение на просмотр роликов или общение в социальных сетях, перекур, опоздание или прогул.
- Продемонстрирует, как распределялась нагрузка между отделами и персоналом.
- Отследит звенья цепочки процессов и поможет понять, какие непродуктивны.
- Функция тайм-трекинга позволит оценить, как реализуются крупные проекты, кто и какие задачи выполнял, кто не справился или наоборот.
Кроме того, в CrocoTime можно составлять планы для отдела или конкретного человека, следить за ходом работ, корректировать задачи. Отчеты о нарушении регламента генерируются автоматически. Система отправляет их на e-mail руководителя, который может, находясь за сотни километров от офиса, быть в курсе происходящего.
Комплексный подход к управлению временем персонала позволит в короткие сроки повысить эффективность компании, что в целом отвечает современным требованиям экономики, которая не дает права на ошибки и диктует свои условия.