Персонал работает, не отвлекаясь, работодатель не задумывается о контроле, полностью доверяя подчиненным. Картина, о которой управленцы мечтают, но далекая от реальности. Больше 60% сотрудников российских компаний занимаются на работе посторонними делами – говорится в опросе известного рекрутингового сервиса. Неудивительно, что ТОП-менеджмент все чаще обращается к автоматизированным системам учета рабочего времени, которые помогают держать ситуацию под контролем. Вложения разнятся, но оправданы. Разбираемся, сколько стоит автоматизированная система учета рабочего времени и какой вариант будет самым оптимальным по функционалу и финансам.
Что такое система контроля (мониторинга) работы сотрудников?
Система контроля работы сотрудников – это целый комплекс мер для мониторинга трудового времени. Насколько широким будет этот комплекс, зависит от целей работодателя. С их помощью можно просто контролировать дисциплину персонала, а можно глубоко погружаться в бизнес-процессы компании, анализируя и выявляя недочеты в регламентах, которые приводят к потере производительности.
Для чего внедряют системы учета времени?
Что угодно, только не работать. Персонал в офисах находит массу более важных дел, чем выполнение поставленных руководством задач. В ТОПе отвлечений, по признанию самих сотрудников отечественных компаний:
-
беседы с коллегами на отвлеченные темы – об этом говорят 44% опрошенных;
-
звонки и переписки по личным вопросам – 33%;
-
изучение новостной повестки – 27%;
-
бесцельный серфинг в соцсетях – 17%;
-
частые перекуры – 15%;
-
подработка во время работы – 11%;
-
поиск мест для отпуска или отдыха в выходные – 10%;
-
выполнение заданий по учебе – 7%;
-
онлайн-покупки и просмотр развлекательного видеоконтента – по 5%;
-
компьютерные и онлайн-игры – 4%.
При этом большинство участников опроса тратят на личные вопросы и развлечения не меньше 30 минут, но стараются уложиться за час в общей сложности; есть и те, кто не считает трагедией отвлечься на 3-5 часов; 3% сотрудников и вовсе приходят на работу явно не работать и больше 5 часов от положенных 8 занимаются своими делами.
При таком раскладе системы учета времени – едва ли не единственный шанс руководителя как минимум четко понимать, кто и чем из подчиненных занят на своем рабочем месте. Системы мониторинга в разных их видах дают возможность:
-
поддерживать должный уровень дисциплины в коллективе.
С этой задачей в равной степени успешно справляются системы контроля и управления доступом (СКУД) и программные инструменты, например, автоматизированные системы мониторинга работы персонала. Первые фиксируют появление сотрудника на пороге компании – специалист должен приложить личный идентификатор (карту, электронный ключ, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, система отметит начало рабочего дня и сравнит его с регламентированным. Второй вариант – когда программа учета рабочего времени, установленная на компьютер сотрудника, отмечает начало отсчета рабочего времени. Так работает, например, система CrocoTime;
-
анализировать эффективность работы персонала.
Это под силу только специализированным программам. Системы отмечают все, чем занимается сотрудник в течение рабочего дня – работу за компьютером и вне его, использование интернет-ресурсов, приложений, программ, количество отвлечений. Так формируется картина занятости специалиста. Кроме того, отдельные программные решения, например, CrocoTime, могут сравнить успехи коллег с одинаковым функционалом, чтобы руководитель видел, насколько вовлечен работник в общие процессы;
-
выявить нелояльных сотрудников.
СКУД и системы учета рабочего времени одинаково хорошо обнаруживают заядлых прогульщиков, тех, кто регулярно опаздывает или частенько берет отгулы. По признанию персонала российских компаний, 19% из них готовы обманывать работодателя, чтобы не ходить на работу по собственным причинам. Это может свидетельствовать о нездоровой обстановке в коллективе, которая в итоге может разрушить компанию. Кроме того, мониторинг использования ресурсов точно покажет, кто в рабочее время работает, а кто предпочитает смотреть ролики на видеохостингах, зависать в соцсетях или играть. При этом CrocoTime, программа, которую оценили пользователи за лояльность, позволяет настроить систему под отдельных сотрудников или департаменты, чтобы учитывать специфику профессии. Ведь те же соцсети будут профильными для контент-маркетолога, но отвлечением, например, для бухгалтера;
-
оптимизировать бизнес-процессы компании.
Подробная картина занятости специалистов и использования ресурсов позволяет анализировать бизнес-процессы компании. Если система учета рабочего времени выявляет недочеты, руководитель может понять причины отклонений – возможно, принятый порядок действий потерял актуальность или в рабочих процессах есть «узкие места». И наоборот: высокая продуктивность конкретного сотрудника может стать примером и поводом изменить общие регламенты работы компании, если подходы и инструменты специалиста показывают высокий уровень эффективности.
Методы оценки с помощью СУРВ
Системы учета рабочего времени позволяют проводить независимую оценку работы персонала. В большинстве случаев программные комплексы позволяют полностью уйти от вмешательства человека и предоставляют максимально точную и непредвзятую картину.
С помощью СУРВ можно оценить:
-
выработку часов в соответствии с принятым на предприятии или в компании графиком. Системы учета рабочего времени позволяют отмечать и сравнивать количество отработанных часов с регламентом, автоматически формировать табели учета рабочего времени;
-
затраты на задачи/проекты. Детальный анализ, который предоставляют системы учета рабочего времени, помогает рассчитать временные и трудовые затраты – например, CrocoTime фиксирует время и ресурсы, затраченные специалистом на задачу, позволяет вычислить долю участия в проекте;
-
продуктивность каждого сотрудника. «Фотография рабочего дня» отражает соотношение продуктивного времени и отвлечений, что позволяет оценить продуктивность работы персонала.
Стоимость внедрения системы учета рабочего времени
Стоимость внедрения системы учета рабочего времени зависит от набора инструментов, которые предполагает использовать руководитель для мониторинга работы персонала, и количества сотрудников в штате.
Стоимость внедрения СКУД
Системы контроля и управления доступом могут содержать в себе множество компонентов на выбор руководителя компании. Однако минимальный набор, на который придется потратиться:
-
непосредственно пропускная система – турникет или калитка со считывателями идентификаторов. Количество турникетов зависит от штата компании, чтобы не затруднять проход потока сотрудников, возможно, будет требоваться установка двух и более пропускных систем. Как вариант – установка различного вида электронных замков на входные двери;
-
пропускные карты. Бюджетный вариант по сравнению с биометрической идентификацией, но сумма будет расти пропорционально количеству сотрудников, для которых нужно изготовить пропуски;
-
программа и ее отладка. Чтобы СКУД работала в автоматическом режиме, необходимо специализированное ПО и его настройка. Например, нужно внести биометрические данные персонала. Возможно, потребуется установка дополнительного оборудования специально под СКУД;
-
IT-инфраструктура. Для работы СКУД требуется прокладка кабелей. Здесь цена работ будет зависеть от того, где будут проходить коммуникации и способа укладки;
-
пусконаладка. Без специалистов справиться с проектом по внедрению системы контроля и управления доступом не получится, именно эксперты смогут качественно запустить СКУД.
При этом, в зависимости от целей и задач компании, могут потребоваться одновременно и турникеты, и электронные замки на внутренние двери. Или, если предприятие предъявляет повышенные требования к контролю сохранности имущества, металлодетекторы. Дополнительно можно установить, например, видеонаблюдение.
Итоговая цена зависит не только от набора компонентов, но и их вида: например, турникет может быть самым простым или полноростовым, последний явно дороже.
Стоимость внедрения СУРВ
Системы учета рабочего времени не уступают и даже шире по функционалу, чем СКУД. Однако как минимум экономят средства на монтаже дополнительных сетей кабеля.
Автоматизированные СУРВ легко встраиваются в существующую IT-инфраструктуру любой компании. Достаточно проверить сервера и компьютеры на соответствие минимальным требованиям. Впрочем, они столь невысоки, что дополнительные вложения от современных компаний, как правило, не требуются. Например, система CrocoTime создана так, чтобы не нагружать IT-инфраструктуру предприятия, не тормозить работу ПК. В случае, если собственный сервер организации по разным причинам не может быть использован, есть возможность установить облачную версию.
Внедрение под силу провести силами IT-отдела компании – есть четкие инструкции, созданные разработчиками решения CrocoTime, и отзывчивая служба поддержки в случае, если возникнут сложности.
В конечном счете итоговая цена зависит только от количества сотрудников в штате компании, чью активность планирует отслеживать руководство.
Все, что нужно – выбрать облачную или локальную версию системы учета рабочего времени и вести качественный мониторинг занятости персонала для повышения эффективности и доходов бизнеса.
Начните контролировать штат компании вместе с CrocoTime уже сейчас – 14 дней бесплатного доступа к полному функционалу системы позволят оценить все возможности решения.