Непростое решение о сокращении персонала любому руководителю приходится принимать хотя бы однажды. О том, что может служить причинами, как выбрать, кого сократить, и сделать это обоснованно и без ущерба для эффективной работы компании, будем разбираться в этой статье.
Уровень безработицы в России только к середине 2021 года достиг «доковидного» показателя. В 2020 году, в пик пандемии треть российских компаний планировала сократить штат не меньше, чем на 16%. Причем 45% представителей отечественного бизнеса уже распрощались с 20% своих сотрудников. Это были экстремальные условия. Однако и в более спокойные времена компании могут прийти к необходимости сократить количество работников. Причины на то бывают самые разные.
Основные причины сокращения штата
Первое, что приходит на ум при обсуждении необходимости сокращения, – это экономические сложности. Именно так и было в кризисном 2020 году. Приостановка деятельности, снижение объемов производств, уменьшение количества потребителей в сфере услуг, изменения в системе налогообложения – на благосостояние бизнеса влияет много факторов. Уменьшить число сотрудников – порой действительно единственный путь к спасению.
Среди других причин можно выделить:
– технологические. Бизнес прочно встал на путь цифровизации, активно внедряет автоматизацию. Роботизация производств, совершенствование оборудования, применение инноваций так или иначе влияет на количественный и качественный состав штата компании;
– структурные. «Коронакризис» стимулировал воплотиться в жизнь то, что и до этого витало в воздухе: бизнесу пора сменить направление вектора развития – сконцентрироваться на качестве штата, а не на количестве, менять систему управления, оценивать эффективность структурных подразделений и отдельных участников команды.
Какими бы ни были глобальные причины решения сократить персонал, важно сделать правильный выбор – определить, с кем из сотрудников можно расстаться с минимальным ущербом для дела, а без кого обойтись будет трудно. Как правило, при отборе кандидатов на сокращение проводят оценку всего штата, каждого сотрудника.
Оценка опыта персонала
Любой сотрудник проходит 5 этапов «взаимоотношений» с компанией, в которой трудится:
привлечение → найм и адаптация → непосредственное исполнение своих обязанностей → рост и развитие → уход.
Опыт персонала – это результат взаимодействия с компанией на всех этапах. По аналогии с клиентским опытом, сейчас бизнес все больше внимания уделяет опыту персонала, поскольку наступило понимание того, что самый ценный ресурс и залог успеха – это заинтересованные, мотивированные сотрудники.
Опыт персонала складывается из множества факторов. Это и удобный офис, и корпоративные скидки, и атмосфера в коллективе, и вовлеченность в дела компании.
Оценку опыта персонала проводят с помощью специального опросника, который помогает проанализировать опыт персонала. Как правило, вопросы касаются удовлетворенности потребностей сотрудников, в качестве ответа предлагается дать оценку утверждениям от «категорически не согласен» до «абсолютно согласен». Примеры вопросов:
- Ваша организация предлагает гибкие варианты работы (например, возможность работать по собственному графику в офисе или полностью удаленно) и поощряет самостоятельность.
- Вы чувствуете, что вас ценят.
- Если вы хотите узнать что-то новое или продвинуться вперед в вашей организации, вам будут предоставлены ресурсы и возможности для этого. И так далее.
Исходя из ответов, становится ясно, положительный или отрицательный опыт сформировался у сотрудника. Стоит помнить, что свой положительный опыт взаимодействия с компанией персонал транслирует на клиентов. Недовольный своим местом работы, своей компанией сотрудник никогда не будет выкладываться по максимуму и рекомендовать услуги/продукцию потенциальным покупателям. Именно такие специалисты становятся в числе первых кандидатов на сокращение.
Оценка уровня знаний персонала
Профессиональные знания, умения и навыки – основа работы специалиста. В современном подходе их принято делить на hard skills и soft skills.
Hard skills – это непосредственные знания и навыки в профессиональной области.
Soft skills – это так называемые надпрофессиональные навыки. Например, коммуникативные, управленческие, предпринимательские и т.д.
Оценку уровня знаний и компетенций, как правило, проводят в комплексе. Для этого можно использовать следующие методы:
- тестирование. Самый распространенный вариант среза знаний по профессии. Классический пример — ОГЭ, ЕГЭ, TOEFL. Тесты разрабатываются с участием непосредственного руководителя, который определяет ключевые задания;
- «360 градусов». Метод, основанный на оценке взаимодействия сотрудника в рабочей среде. Информация собирается от коллег, клиентов, руководителя в анонимном формате;
- деловые игры. Суть заключается в том, что моделируется ситуация или проблема, испытуемый должен предложить выход. Так выявляются в первую очередь надпрофессиональные навыки специалиста.
Знания, умения и навыки, помноженные на позитивный опыт персонала, играют важную, но не всегда решающую роль.
Выбор сотрудников под сокращение
Специалист может знать и уметь, но не применять свои умения. Или искренне любить свою компанию и обладать всеми навыками, но при этом не выдавать положительного итога. Поэтому при выборе сотрудников на сокращение нужно учитывать и конкретные результаты труда.
Контроль выполнения работы сотрудников
Контроль выполнения работы сотрудников – одна из ключевых задач и обязанностей любого работодателя. В части принятия сложного решения о сокращении штата контролирующие меры могут быть своеобразным индикатором и фактическим доказательством соблюдения или несоблюдения принятых в компании правил. Важно, чтобы контроль был независимым и объективным. Для обеспечения этих условий используют средства автоматического контроля – системы мониторинга рабочего времени.
Выполнение работы начинается с банального соблюдения трудового распорядка. Отследить, насколько ответственно относятся сотрудники к установленному графику работы, можно с помощью различных вариантов:
- журнал на входе. С вахтером или без. Сотрудники самостоятельно ставят отметки о приходе на работу или это делает ответственный человек;
- видеонаблюдение. Как правило, становится дополнением к тому же журналу;
- системы контроля доступа – турникеты или биометрические. Фиксируют вход/выход сотрудников на предприятие, отмечая время прикладывания пропуска или сканирования персональных данных.
Эти способы имеют место быть, но все они имеют погрешность. Человеческий фактор никто не отменял – если есть шанс записать время прихода чуть раньше, чем это случилось на самом деле, ради поддержания своего имиджа ответственного работника в глазах руководителя, то всегда найдутся сотрудники, которые этим шансом воспользуются.
Более объективен автоматический и непрерывный контроль работы персонала. Например, программа мониторинга CrocoTime работает параллельно с сотрудниками, учитывает всю активность за компьютером и без него:
- начинает отсчет рабочего времени в минуту включения ПК, финальной точкой отмечает выключение рабочей машины. Так фиксирует границы трудового дня;
- позволяет видеть загруженность сотрудника. Данные, которые собирает система, в итоге складываются в наглядную шкалу занятости, из чего становится понятно, в какое время и чем именно занимался специалист – когда решал непосредственные рабочие задачи, когда отдыхал, более того, когда выполнял работу за коллегу. Если график показывает, что сотрудник трудится в режиме нон-стоп, у руководителя есть возможность не просто сделать выводы о заинтересованности и вовлеченности, но и перераспределить нагрузку;
- учитывает совещания, встречи с клиентами, созвоны – показывает реальную занятость, а не имитацию бурной деятельности.
Контроль выполнения регламента работы
Если контролировать занятость, отслеживать соблюдение дисциплины еще есть варианты без участия специализированного программного обеспечения, то контроль выполнения регламентов организовать в ручном режиме практически невозможно. В этом направлении система CrocoTime работает по следующей схеме: программа собирает сведения о действиях сотрудников и сравнивает их с регламентированными в автоматическом режиме. Что берется под контроль:
- время работы над задачами. Система фиксирует с точностью до минуты, как долго трудился специалист над конкретным заданием. Получив сравнительный анализ, руководитель может получить представление о причинах задержки, сделать выводы о том, как влияет скорость работы одного сотрудника на деятельность всей команды или компании;
- ресурсы и приложения. CrocoTime отмечает, какими сайтами, программами пользуется специалист в течение рабочего времени, насколько они профильные, как влияет использование тех или иных ресурсов на скорость выполнения задач. Например, может обнаружиться, что сотрудник ради повышения собственной эффективности нашел инструмент, который позволяет выполнять работу быстрее и качественнее. Это говорит о заинтересованности и дает возможность руководству принять позитивную практику и масштабировать ее в пределах коллектива.
Сокращение персонала – неприятный во всех отношениях момент в работе любой компании. Чтобы сделать верный выбор, нужно основываться на конкретных данных и безапелляционных доказательствах, иначе к ответственности может привлечь Трудовая инспекция. Мониторинг рабочего времени позволяет обнаружить самые «слабые звенья» в трудовом коллективе и облегчает принятие управленческих решений.